Trưởng Nhóm Hỗ Trợ Vận Hành

Quản lý Tiếp nhận, Kiểm tra Chứng từ, Đối chiếu Hóa đơn...
• Kiểm tra thông tin trên hóa đơn, đảm bảo tính chính xác, kịp thời và được nhập đầy đủ vào hệ thống.
• Đối chiếu hóa đơn với đơn đặt hàng (PO) để tiến hành quy trình thanh toán cho nhà cung cấp.
• Sắp xếp và lưu trữ hóa đơn ngăn nắp, truy xuất hóa đơn theo yêu cầu từ Trụ sở chính (HQ).
• Xuất hóa đơn cho nhà cung cấp đối với các trường hợp Trả hàng (Goods Return) hoặc Hóa đơn điều chuyển (Transfer Invoice).
• Đối chiếu hóa đơn GTGT giữa hệ thống Hóa đơn điện tử (E-Invoice) và hệ thống Lợi nhuận (Profit system). Lập bảng kê thuế GTGT đầu vào hàng ngày, nộp về Trụ sở chính kịp thời và chính xác.
• Lập các biên bản hủy và biên bản điều chỉnh hóa đơn.
• Tính toán chi phí phiếu nhập kho (GRN cost) để khấu trừ/thu phí nhà cung cấp.
• Kiểm tra và chuyển đổi đơn đặt hàng (PO) sang hệ thống quản lý kho (WMS).
• Xuất phiếu nhặt hàng (Picking list) trên hệ thống WMS.
Kế hoạch Quy tắc & Quy định, Quản lý Nhân sự, Kiểm soát Vận hành, Lịch làm việc
• Tuân thủ tất cả các quy trình làm việc, chính sách, quy tắc và quy định của công ty.
• Kiểm tra, giám sát, nhắc nhở và hướng dẫn tất cả cấp dưới tuân thủ các quy tắc và quy định.
• Tối ưu hóa năng suất nhân sự thông qua việc lập kế hoạch và điều phối nhân lực nhằm đạt mục tiêu và năng suất tối đa.
• Đảm bảo năng lực lãnh đạo hiệu quả để dẫn dắt bộ phận/ngành hàng đi đúng chiến lược kinh doanh của công ty.
• Giám sát việc chuyên cần và diện mạo (đồng phục) của cấp dưới.
• Phê duyệt bảng phân công công việc và lịch ca do cấp dưới đề xuất.
• Chịu trách nhiệm về hiệu suất làm việc của cấp dưới.
• Tham gia vào các hoạt động tuyển dụng và chọn lọc nhân sự cho bộ phận.
• Thúc đẩy, đào tạo và phát triển đội ngũ để khuyến khích sự phát triển nghề nghiệp của nhân viên.
• Xác định nhân viên tiềm năng cho mục đích quy hoạch đội ngũ kế thừa.
• Xây dựng và thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm.
• Kiểm soát, tính toán, tổng hợp và báo cáo Chi phí Vận hành (Cost of Operation).
Phát hiện, Giải quyết và Đưa ra giải pháp cho các vấn đề. Nghiên cứu cải tiến vận hành và công suất
• Kiểm soát và điều chỉnh các đơn hàng PO bị sai giá trên hệ thống, đảm bảo không làm chậm trễ tiến độ thanh toán do lỗi sai giá.
• Tạo giao dịch MRS (Yêu cầu luân chuyển vật tư) đối với hàng hủy, hàng hư hỏng tại Kho phân phối khu vực (RDC).
• Quản lý các khiếu nại, biên bản sự cố về thất thoát, hư hỏng hoặc các vấn đề phát sinh...
• Thường xuyên hỗ trợ nhân viên về các vấn đề mới và tìm ra giải pháp xử lý.
Quản lý KPI, MBO của Đội ngũ
• Thiết lập và kiểm soát chỉ số đánh giá hiệu suất (KPI) cho các hoạt động của bộ phận.
• Thiết lập và quản lý mục tiêu công việc (MBO) của nhân viên.
• Thực hiện các báo cáo và nhiệm vụ khác theo sự phân công của cấp trên.
Triển khai 5S và An toàn lao động
• Chịu trách nhiệm về an toàn lao động và tiêu chuẩn 5S của toàn bộ nhân sự làm việc tại văn phòng & kho hàng.
Các nhiệm vụ khác
• Thực hiện các báo cáo và số liệu thống kê định kỳ hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng.
• Hỗ trợ các bộ phận khác khi cần thiết.
• Các nhiệm vụ hoặc trách nhiệm khác theo sự phân công của Quản lý Kho RDC, Quản lý cấp cao hoặc Giám đốc điều hành cấp cao.