Mô tả Công việc
Quản lý và điều hành nhóm Sales Admin:
Tổ chức, phân công, điều phối công việc cho các thành viên trong nhóm Sales Admin theo từng mảng: hỗ trợ kinh doanh, đấu thầu, hợp đồng, hồ sơ dự án, thanh toán và hậu mãi.
Kiểm soát tiến độ, chất lượng và tính đầy đủ của toàn bộ hồ sơ, tài liệu, báo cáo do nhóm phụ trách trước khi trình Trưởng bộ phận/Ban
Giám đốc hoặc gửi khách hàng/chủ đầu tư.
Thiết lập kế hoạch công việc tuần/tháng/quý cho nhóm; theo dõi, đôn đốc và đánh giá mức độ hoàn thành công việc của từng nhân sự.
Hướng dẫn, đào tạo nghiệp vụ cho nhân sự Sales Admin; chuẩn hóa cách thức triển khai hồ sơ, biểu mẫu, quy trình làm việc và phương pháp lưu trữ dữ liệu.
Đề xuất cải tiến quy trình, biểu mẫu, phương pháp quản lý hồ sơ, phối hợp nội bộ nhằm nâng cao hiệu quả vận hành của phòng Kinh doanh.
Là đầu mối tiếp nhận yêu cầu từ Trưởng bộ phận/BGĐ và phân bổ nguồn lực phù hợp để đáp ứng tiến độ công việc của phòng.
Quản lý công tác hỗ trợ kinh doanh:
Tổ chức và giám sát công tác hỗ trợ kinh doanh của nhóm, bao gồm: soạn thảo báo giá, hồ sơ năng lực, tài liệu giới thiệu sản phẩm/dịch vụ, tài liệu demo và các hồ sơ
phục vụ bán hàng.
Kiểm soát tính chính xác, đầy đủ và thống nhất của báo giá, hồ sơ chào hàng, hồ sơ năng lực trước khi gửi khách hàng.
Phối hợp với bộ phận Kinh doanh, Kỹ thuật, Kế toán, Xuất nhập khẩu, và các đơn vị liên quan để triển khai các bước chuẩn bị dự án, hồ sơ chào hàng và các đầu mục thương mại.
Là đầu mối hỗ trợ làm việc với khách hàng về các nội dung liên quan đến phạm vi công việc, đầu mục hợp đồng, hồ sơ thương mại, thủ tục hành chính và các tài liệu cần thiết trong giai đoạn trước bán hàng.
Theo dõi tiến độ xử lý các yêu cầu hỗ trợ từ bộ phận kinh doanh; đảm bảo phản hồi kịp thời, đầy đủ và đúng ưu tiên.
Quản lý công tác đấu thầu:
Tổ chức nghiên cứu Hồ sơ mời thầu/Hồ sơ yêu cầu, phân tích các đầu việc cần thực hiện và xây dựng kế hoạch triển khai Hồ sơ dự thầu/Hồ sơ đề xuất.
Chủ trì phân công công việc, điều phối các bộ phận liên quan để chuẩn bị Hồ sơ dự thầu/Hồ sơ đề xuất đảm bảo đúng yêu cầu HSMT/HSYC, đúng tiến độ và đạt chất lượng.
Kiểm soát toàn bộ hồ sơ thầu trước khi phát hành/nộp thầu, bao gồm:
Tính pháp lý;
Tính đầy đủ của biểu mẫu;
Sự thống nhất giữa hồ sơ kỹ thuật, thương mại, năng lực, tài chính;
Các điều kiện đáp ứng theo HSMT/HSYC.
Chịu trách nhiệm theo dõi, tổng hợp và cập nhật các giấy tờ pháp lý/pháp nhân phục vụ đấu thầu như: ĐKKD, BCTC, xác nhận không nợ thuế, hợp đồng tương tự, bảo lãnh, ủy quyền và các hồ sơ liên quan khác.
Thiết lập danh mục hồ sơ chuẩn phục vụ đấu thầu, quản lý thời hạn hiệu lực của các tài liệu pháp lý để chủ động chuẩn bị trước.
Tìm kiếm, theo dõi, sàng lọc và cập nhật thông tin các gói thầu trên hệ thống mua sắm công hoặc các nguồn khác; báo cáo cơ hội thầu phù hợp cho Trưởng bộ phận/BGĐ.
Tổng hợp bài học kinh nghiệm sau mỗi gói thầu, cập nhật thư viện hồ sơ mẫu và đề xuất cải tiến để nâng cao chất lượng hồ sơ dự thầu.
Quản lý công tác thực hiện hợp đồng và hồ sơ dự án:
Tổ chức và giám sát việc soạn thảo, rà soát các tài liệu trong quá trình thực hiện hợp đồng như:
Biên bản thương thảo hợp đồng;
Hợp đồng/Phụ lục hợp đồng;
Công văn, thông báo, biên bản làm việc;
Các văn bản và hồ sơ liên quan trong quá trình triển khai dự án.
Kiểm soát công tác chuẩn bị hồ sơ bàn giao, nghiệm thu, thanh toán, hồ sơ chất lượng, hồ sơ hoàn công (nếu có) và các biểu mẫu liên quan theo yêu cầu của từng dự án/hợp đồng.
Theo dõi tổng thể tình trạng thực hiện hợp đồng, tiến độ dự án, mốc nghiệm thu - thanh toán - bảo hành - quyết toán; chủ động cảnh báo các đầu việc chậm tiến độ hoặc rủi ro hồ sơ.
Phối hợp với bộ phận Kinh doanh, Kỹ thuật, Kế toán và các đơn vị liên quan để thúc đẩy hoàn thiện hồ sơ, nghiệm thu, thanh toán và thu hồi công nợ khách hàng đúng hạn.
Là đầu mối tiếp nhận, phân loại và điều phối xử lý các yêu cầu sau bán hàng, hồ sơ phát sinh, hồ sơ bảo hành/bảo trì/dịch vụ theo yêu cầu của khách hàng hoặc dự án.
Xây dựng và duy trì hệ thống theo dõi trạng thái hợp đồng/dự án, tình hình hồ sơ, công nợ, thanh toán và các đầu việc phát sinh để phục vụ công tác quản trị của phòng.
Quản lý hồ sơ, dữ liệu và vận hành hành chính của phòng Kinh doanh:
Chịu trách nhiệm tổ chức, kiểm soát việc tập hợp, phân loại, lưu trữ và cập nhật toàn bộ hồ sơ, tài liệu của phòng Kinh doanh theo từng nhóm: hồ sơ khách hàng, hồ sơ chào hàng, hồ sơ thầu, hồ sơ hợp đồng, hồ sơ dự án, hồ sơ thanh toán, hồ sơ hậu mãi.
Đảm bảo dữ liệu bản mềm được cập nhật đầy đủ, có cấu trúc, dễ tra cứu trên thư mục dùng chung/phần mềm nội bộ của Công ty.
Xây dựng quy định đặt tên file, phân quyền lưu trữ, checklist hồ sơ và cơ chế bàn giao tài liệu trong nội bộ nhóm để hạn chế thất lạc hoặc thiếu hồ sơ.
Quản lý, theo dõi việc cập nhật tài liệu đào tạo, tài liệu nội bộ, biểu mẫu chuẩn và các tài liệu nghiệp vụ của phòng lên hệ thống dùng chung/phần mềm nội bộ.
Quản lý việc sử dụng tài sản, máy móc, thiết bị, tài liệu được giao cho nhóm; đảm bảo hiệu quả, tiết kiệm và đúng mục đích.
Thực hiện và giám sát việc tuân thủ nội quy, quy định, quy trình làm việc của Công ty trong phạm vi nhóm Sales Admin.
Báo cáo, kiểm soát và tham mưu quản trị:
Thiết lập và thực hiện chế độ báo cáo định kỳ/đột xuất về tình hình công việc của nhóm Sales Admin cho Trưởng bộ phận/Ban Giám đốc.
Tổng hợp, phân tích và báo cáo các nội dung liên quan đến:
Tiến độ xử lý hồ sơ kinh doanh;
tình trạng hồ sơ thầu;
tình trạng thực hiện hợp đồng/dự án;
tiến độ nghiệm thu, thanh toán, công nợ;
các vướng mắc, rủi ro và đề xuất phương án xử lý.
Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả vận hành của phòng Kinh doanh, giảm rủi ro hồ sơ và tối ưu phối hợp liên phòng ban.
Tham mưu cho Trưởng bộ phận về phân bổ nguồn lực, cải tiến quy trình, xây dựng KPI và tiêu chuẩn chất lượng công việc cho nhóm Sales Admin.