Trưởng Phòng Cung Ứng (7-10 năm kinh nghiệm)

1. Hoạch định chiến lược và kế hoạch hoạt động
• Lên kế hoạch hoạt động dài hạn, ngắn hạn cho hoạt động cung ứng toàn công ty.
• Lập kế hoạch ngân sách, kế hoạch hoạt động hàng năm.
• Lên kế hoạch hợp đồng năm với các NCC chiến lược đã được duyệt
• Lên kế hoạch tìm NCC mới, kế hoạch dự trù nguồn hàng, kế hoạch mua hàng, nhập hàng
• Xây dựng mục tiêu theo BSC-KPI, triển khai và đánh giá, đo lường chỉ tiêu đáp ứng mục tiêu chung của phòng ban.
• Tư vấn, tham mưu cho Ban Giám Đốc hoạt động chiến lược thuộc chức năng cung ứng.
2. Quản lý nghiệp vụ chuyên môn và triển khai hoạt động
A - Tìm kiếm nguồn cung (sourcing)
• Tìm kiếm nguồn hàng công ty đang cần, thị trường đang cần
• Phân tích, dự báo nhu cầu về nguồn hàng của Công ty và phân tích thị trường để tìm kiếm các NCC đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
• Kiểm tra chất lượng, hiệu suất và đánh giá độ tin cậy của các NCC để lựa chọn NCC phù hợp.
• Quản lý và duy trì mối quan hệ với NCC.
• Phát triển và mở rộng nhà cung cấp mới.
• Chuẩn bị các giải pháp dự phòng nguồn cung.
• Đánh giá và chọn NCC chiến lược
• Xây dựng mối quan hệ với NCC trong chuỗi cung ứng
• Phân tích dữ liệu XNK, phân tích thị phần/khách hàng của các NCC tại thị trường VN
• Bổ sung, thay thế các NCC không đạt yêu cầu
B- Thực hiện việc mua hàng (purchasing)
• Đàm phán với NCC về giá cả, phương thức thanh toán, tiêu chuẩn hàng hoá và các điều khoản thương mai để ký hợp đồng mua hàng
• Theo dõi, kiểm tra việc thực hiện các nghĩa vụ của NCC theo hợp đồng đã ký kết.
• Đánh giá chất lượng, giải quyết khiếu nại của NCC
• Giám sát việc kí kết hợp đồng năm, đàm phán theo sản lượng với NCC
• Quản lý và duy trì mối quan hệ với NCC. Giám sát kế hoạch chăm sóc và tiếp đón NCC sang thăm tại VN, kế hoạch thăm và làm việc NCC tại nước sở tại
• Đôn đốc việc đàm phán với NCC về giá cả, phương thức thanh toán và các điều khoản để ký hợp đồng mua hàng, các điều khoản có lợi cho công ty. Hỗ trợ cấp dưới đàm phán, thương lượng với NCC
• Khai thác tiếp nhận thông tin từ NCC liên quan đến khách hàng, chuỗi cung ứng. Cung cấp cho phòng Kinh Doanh cùng phối hợp triển khai
• Kiểm tra việc thực hiện phản hồi claim tiến độ khiếu nại của NCC
C- Thực hiện các hoạt động nhập khẩu
• Hoàn thiện các hồ sơ chứng từ nhập khẩu và các thủ tục pháp lý theo quy định của pháp luật
• Tổ chức triển khai các hoạt động thông quan hải quan và các hoạt động nhập khẩu khác liên quan.
• Cập nhật các chính sách thay đổi về thuế khi có sự thay đổi
• Tổ chức triển khai các hoạt động thông quan hàng hoá, đối ứng kiểm tra sau thông quan của cơ quan chức năng
• Rà soát hồ sơ hoàn thuế thanh khoản (nếu có)
• Tư vấn về thuế và các chính sách của nhà nước về các nghiệp vụ liên quan đến XNK cho công ty
D- Quản lý hoạt động Logistic
• Xem xét lựa chọn hãng vận chuyển, phương thức vận chuyển và phương tiện vận chuyển phù hợp và tiến hành ký kết hợp đồng vận chuyển nước ngoài và trong nước.
• Tổ chức thực hiện đấu thầu dịch vụ logistic hàng năm. Đảm bảo công bằng khách quan, tối ưu chi phí cho công ty
• Giám sát chặt chẽ quá trình vận chuyển hàng hoá và tổ chức điều phối hoạt động nhận hàng một cách hợp lý.
• Kiểm tra, giám sát các dịch vụ hậu cần, kho bãi nhằm đảm bảo hoạt động nhận hàng và lưu kho diễn ra thuận lợi.
• Quản lý, đánh giá việc thực hiện thông quan của các đơn vị FWD
• Giải quyết khiếu nại, rủi ro phát sinh trong quá trình vận chuyển
• Quản lý công tác giao nhận, đảm bảo giao hàng hoá được giao đúng số lượng, chất lượng và tiến độ.
• Quản lý và đảm bảo lượng hàng hóa tồn kho theo đúng định mức quy định
• Đánh giá dịch vụ, chất lượng của từng nhà thầu Logictics
• Quản lý chi phí Logistics
E- Triển khai và quản lý các hoạt động chung
• Triển khai thực hiện và đo lường kế hoạch hoạt động của phòng
• Xử lý cùng nhân viên các sự cố phát sinh trong quá trình mua hàng
• Kiểm tra đôn đốc giải quyết các kiến nghị của khách hàng liên quan đến hàng hoá mà do lỗi của NCC
• Cập nhật những thông tin, quy định mới trong nước và quốc tế liên quan đến hoạt động cung ứng để báo cáo Ban Giám đốc có chính sách kinh doanh phù hợp
• Chủ trì xây dựng, sửa đổi bổ sung các văn bản tài liệu quản lý có liên quan đến công việc chuyên môn của phòng. Tham gia ý kiến xây dựng quy trình quy định liên quan đến phòng cung ứng
• Kiểm soát ngân sách hoạt động
3. Phối hợp với các Khối/PB và thực thi các hoạt động liên quan
• Phối hợp với P.Kinh doanh và Khối sản xuất nhằm đảm bảo tiến độ, số lượng nguyên/nhiên vật liệu đầu vào đáp ứng đủ và kịp thời cho khách hàng.
• Phối hợp với các phòng ban thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ của Công ty theo hợp đồng đã ký kết
• Các hoạt động phối hợp với các phòng trong công ty, khách hàng, cơ hội bán hàng liên quan đến chức năng.
4. Đào tạo và phát triển năng lực
• Đào tạo, huấn luyện chuyên môn nội bộ phòng.
• Phát triển năng lực đội ngũ
• Kiểm soát việc tuân thủ các Quy định, Quy trình của CBNV trong Phòng
• Hoạch địch nguồn nhân lực; kế hoạch phát triển năng lực cho nhân viên thông qua công tác đào tạo bồi dưỡng & huấn luyện, kèm cặp nhân viên; tham gia tuyển dụng nhân sự.
• Tham gia xây dựng bản mô tả công việc, lộ trình phát triển cho các nhân viên thuộc phòng.
• Tạo động lực làm việc cho nhân viên.
5. Thực hiện báo cáo cho cấp trên trực tiếp: Giám đốc khối Kinh doanh
• Báo cáo đầy đủ thông tin cho cấp trên về hoạt động thuộc chức năng.
• Các báo cáo thống kê định kỳ hoặc theo yêu cầu phát sinh.
6. Tiếp nhận và thực thi các công việc khác được cấp trên giao
7. Bảo mật thông tin của Công ty.