Trưởng Phòng hỗ trợ bán hàng

1. Quản lý, kiểm soát các công việc, rà soát công việc hàng ngày
- Kiểm điểm các công việc tồn tại của từng nhân viên, đưa ra giải pháp tháo gỡ các khó khăn vướng mắc trong phối hợp công việc
- Tổng hợp và giao việc cho các chuyên viên các công việc cụ thể, rõ ràng về khối lượng, kết quả và thời hạn hoàn thành.
- Cuối ngày kiểm tra, đọc báo cáo và tổng hợp kết quả công việc của chuyên viên Admin, Thủ tục, CSKH hậu mãi
2. Kiểm tra, kiểm soát tình trạng giỏ hàng, tiến độ thực hiện các giao dịch
- Kiểm tra khối lượng giao dịch/ tình trạng giỏ hàng mà Admin đang quản lý
- Kiểm tra, ký duyệt phiếu tính giá mà Admin lập trên cơ sở tờ trình cơ chế/ chính sách đã được phê duyệt;
- Kiểm tra tình trạng thủ tục của các giao dịch, kiểm soát tình hình nộp tiền và hoàn thiện thủ tục các giao dịch của chuyên viên Thủ tục.
- Kiểm tra và ký nháy kiểm soát các hợp đồng/ văn bản phòng sàn xuất trước khi trình Giám đốc ký duyệt.
- Kiểm soát, đôn đốc các khoản công nợ của khách hàng đến hạn, quá hạn thanh toán, có mức độ rủi ro hàng tuần, hàng tháng;
- Kiểm tra các giao dịch/ trường họp có vướng mắc và đề xuất phương án giải quyết trình BLĐ
3. Kiểm tra, kiểm soát quy trình của Phòng
- Kiểm tra, kiểm soát việc thực hiện đúng/ đủ quy trình của Phòng khi làm việc và phối hợp với các bộ phận khác (Khối kinh doanh, bộ phận backend, khách hàng, đối tác)
4. Hỗ trợ xử lý các thắc mắc về giao dịch, Dự án
- Hỗ trợ các chuyên viên trong phòng trong quá trình tương tác và giải trình với khách hàng/NVKD hình thức, quy trình giao dịch, các nội dung, điều khoản Hợp đồng.
- Đại diện cho bộ phận CSKH để tiếp nhận các ý kiến phản hồi của khách hàng, đồng thời có thể chủ động trao đổi với khách hàng để đưa ra các phương án hỗ trợ xử lý vướng mắc trong phạm vi cho phép mà không làm tổn hại, ảnh hưởng đến uy tín và lợi ích của Công ty. Đồng thời, tổ chức việc phân tích nguyên nhân, hành động khắc phục phòng ngừa và theo dõi quá trình thực hiện xử lý khiếu nại của khách hàng.
5. Kiểm tra, kiểm soát các văn bản sản xuất từ phòng:
- Kiểm tra, ký nháy cho Ưu tiên/ đặt cọc/ Hợp đồng/ văn bản tương đương hợp đồng sản xuất theo mẫu trước khi trình BLĐ duyệt
- Kiểm soát, ký duyệt các văn bản/ phiếu tính giá liên quan đến giá trị giao dịch, giỏ hàng trước khi phát hành hoặc trình BLĐ ký
- Kiểm tra, ký nháy các hồ sơ đối chiếu/ thống kê doanh số với các bộ phận khác trong Công ty /đối tác
- Kiểm tra, ký duyệt trước khi trình BLĐ ký các quy trình, quy định liên quan trực tiếp đến công việc của Phòng
- Kiểm soát, ký duyệt các đề xuất/ chương trình chính sách hậu mãi cho Khách hàng trước khi trình duyệt BLĐ
- Kiểm tra, ký nháy các văn bản khác Phòng sản xuất trước khi phát hành ra bên ngoài hoặc trình BLĐ ký
6. Kiểm tra, kiểm soát quá trình CSKH hậu mãi:
- Kiểm tra quá trình/ lịch sử chăm sóc khách hàng, chất lượng chăm sóc khách hàng qua các kênh tương tác online của Công ty (SMS, Email, Facebook, Fanpage, Zalo, Hotline,...)
- Kiểm soát tỉ lệ chuyển đổi, hồi âm , tái mua của khách hàng trong các chương trình chăm sóc online
- Kiểm tra tỉ lệ hồi âm, tính hiệu quả của các chương trình chăm sóc offline/ hiện vật ( tặng quà sinh nhật hàng tháng, quà Tết Âm, Trung Thu/ Vu Lan)
7. Công tác khác
- Phối hợp và làm việc với các phòng ban trong công ty và khối kinh doanh (Khối kinh doanh MSH, các Đại lý đối tác) khi có phát sinh.
- Tổ chức công tác sắp xếp, lưu trữ hồ sơ, hợp đồng khoa học.
- Tham gia tuyển dụng, đào tạo, huấn luyện nghiệp vụ chuyên môn, giám sát chuyên viên trong phòng.
- Thảo luận, tương tác với các bộ phận khác phối hợp với các chuyên viên trong phòng để xử lý công việc hiệu quả