Quản lý & Điều hành Phòng Admission
• Đề xuất Xây dựng, cải tiến, đồng thời triển khai và giám sát quy trình xử lý hồ sơ du học theo chuẩn ESP cho Ban giám đốc, đảm bảo:
o Các học viên được quản lý và Follow đúng quy trình, timelines và học thuật.
o Thời gian xử lý đúng hợp đồng dịch vụ (SLA) và timelines đã xác nhận với khách hàng.
o Sự phối hợp nhịp nhàng với bộ phận Marketing & Sales, đóng góp vào sự tăng trưởng cho hoạt động kinh doanh toàn công ty.
o Tổ chức đào tạo và upgrade chất lượng nội dung các buổi mentor.
o Tối ưu và đổi mới tăng trải nghiệm học viên thông qua các hoạt động party, tặng quà khích lệ...
• Phân công công việc hợp lý cho từng nhân sự trong phòng dựa trên năng lực, khối lượng hồ sơ và thời hạn.
• Định kỳ rà soát và cải tiến quy trình để giảm lỗi, tiết kiệm thời gian và tối ưu trải nghiệm học viên.
• Báo cáo hàng tuần, tháng, và quý, báo cáo kịp thời cho BGĐ với các cột mốc phê duyệt chính theo giai đoạn ( 8 cột mốc chính) của hành trình timelines học viên ( Trong mẫu báo cáo)
Cụ thể được mô tả như sau:
1 . Kiểm soát Chất lượng Hồ sơ và quản trị Tiện độ theo chuẩn ESP
• Giám sát lịch trình Mentor hàng tháng và timeline xử lý hồ sơ theo chuẩn hành trình ESP, cổng phê duyệt theo giai đoạn chính ( 8 cột mốc chính) . Đảm bảo tất cả các học viên phòng phụ trách đều được thực thi theo đúng chuẩn chất lượng và tiến độ cam kết với khách hàng theo như hợp đồng và dịch vụ đề ra.
• Trực tiếp tham gia Mentor các buổi quan trọng cùng Student Manager: Định hướng ngành, chọn trường; Chốt timelines; Bài giảng tập trung chữa luận, CV, Thư giới thiệu...các buổi quan trọng học viên cần hỗ trợ
• Đảm bảo 100% hồ sơ đạt yêu cầu trước khi gửi cho trường, LSQ hoặc các cơ quan liên quan.
• Rà soát checklist kiểm soát chất lượng từng hồ sơ của nhân viên phụ trách, phê duyệt hồ sơ theo từng hành trình timelines và đặc biệt 8 giai đoạn cột mốc quan trọng và lưu hồ sơ hồ sơ theo đúng quy định
• Báo cáo tiến độ hng tuần/tháng cho Ban Giám đốc, đồng thời cảnh báo sớm các rủi ro chậm tiến độ.
2. Hỗ trợ & Tư vấn Chuyên môn
• Cố vấn giải pháp cho các hồ sơ phức tạp: học viên có GPA thấp, thiếu chứng chỉ ngoại ngữ, hồ sơ tài chính yếu, gặp vấn đề tâm lý, hoặc ngành học thiếu thông tin, định hướng.
• Cập nhật liên tục yêu cầu tuyển sinh, học bổng và visa từ các nước mục tiêu (Mỹ, Hàn Quốc, Châu Âu, Trung Quốc...).
• Đào tạo ngắn gọn/ chia sẻ nội bộ trong buổi họp hàng tuần cho nhân viên và phòng ban khác về quy trình mới, yêu cầu học bổng, danh sách trường, cập nhật chính sách xét tuyển, tỉ lệ thành công. Với thời gian 30 phút.
3. Quản trị Trải nghiệm Học viên
• Hỗ trợ Trả lời với học viên và phụ huynh ở các mốc quan trọng của hồ sơ, đảm bảo họ nắm rõ tình trạng xử lý . Chia sẻ số điện thoại để PHHS học viên có thể liên hệ khi cần hỗ trợ quan trọng ngoài student manager trực tiếp giải quyết các issues nếu student manager cần sự giúp đỡ hoặc không thể giải quyết được.
• Phối hợp với bộ phận Sale để xử lý phản hồi nhanh chóng và chuyên nghiệp.
• Tạo các điểm chạm cảm xúc (milestone celebration) khi học viên đạt học bổng, đậu visa, hoặc nhận thư mời nhập học thông qua hoạt động party gắn kết, tặng quà...
4.
Quản trị Nhân sự & KPIs
• Phối hợp Tuyển dụng, đào tạo và đánh giá nhân sự trong phòng Admission.
• Theo dõi KPIs
• Đề xuất khen thưởng và xử lý kỷ luật dựa trên kết quả thực hiện.
5.
Quản lý Dữ liệu & Báo cáo
• Quản lý dữ liệu hồ sơ (CRM, One Drive), đảm bảo:
o Lưu trữ đầy đủ, an toàn, bảo mật.
o Dễ dàng truy xuất khi cần.
• Báo cáo định kỳ:
o Tuần: tiến độ cột mốc chính, rủi ro hồ sơ... theo mẫu
o Tháng: tỷ lệ đậu visa, tỷ lệ đạt học bổng, số lượng hồ sơ hoàn tất...Theo mẫu
o Quý: đánh giá hiệu suất phòng và đề xuất cải tiến.
6. Phối hợp Liên phòng
• Với Sales & Marketing: Cập nhật thông tin học bổng, xét tuyển, hỗ trợ chuyên môn
• Với HCNS: theo dõi KPI, đánh giá xét thưởng quý, đề bạt Eduline Shining Star hàng tháng khi có staff cống hiến toả sáng trong các hoạt động tháng, đề bạt leader team nhỏ, đề xuất tuyển dụng, kỷ luật,
. Với Tài chính: Báo cáo chặt với BGĐ và kế toán tiến độ thực thi hợp đồng dịch vụ và phối hợp chặt chẽ để BP Kế toán và sale thu tiến theo tiến độ đang thực thi HĐ ( SLA- Service Levelage Agreement). Đảm bảo không tự ý tiếp tục thực thi khi khách hàng không hoàn tất phí theo giai đoạn và quy định của HĐ
• Tốt nghiệp Đại học trở lên.
• Có tối thiểu 2-3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn du học/tuyển sinh/quản lý đào tạo.
• Có kinh nghiệm quản lý team từ 3-10 nhân sự là lợi thế.
• Kỹ năng tư vấn, giao tiếp và xử lý tình huống tốt.
• Có tư duy quản lý, lập kế hoạch và chịu trách nhiệm KPI.
• Tiếng Anh tốt; biết thêm tiếng Hàn/Trung là lợi thế.
• Chủ động, trách nhiệm và có tinh thần phát triển đội nhóm.
*** QUYỀN LỢI
• Thu nhập cạnh tranh: Lương cứng + KPI + thưởng doanh số.
• Cơ hội thăng tiến lên vị trí
quản lý cấp cao.
• Được đào tạo chuyên sâu về thị trường du học quốc tế.
• Làm việc trong môi trường trẻ, năng động, quốc tế.
• Tham gia các chuyến công tác, hội thảo với đối tác nước ngoài.
• Hưởng đầy đủ chế độ BHXH, thưởng lễ Tết và các chính sách nội bộ.