Trưởng Phòng Mua Hàng (Procurement Manager)

I. MỤC TIÊU CÔNG VIỆC
Chịu trách nhiệm xây dựng, quản lý và tối ưu hóa toàn bộ hoạt động mua sắm của phòng khám, đảm bảo cung ứng đầy đủ, kịp thời các loại thuốc, vật tư y tế, thiết bị y tế, hàng hóa và dịch vụ với chất lượng phù hợp, chi phí tối ưu, tuân thủ quy định pháp luật và tiêu chuẩn vận hành của phòng khám.
II. NHIỆM VỤ VÀ TRÁCH NHIỆM CHÍNH
1. Quản lý hoạt động mua hàng
• Xây dựng và triển khai kế hoạch mua sắm ngắn hạn, trung hạn và dài hạn theo nhu cầu vận hành của phòng khám.
• Kiểm soát toàn bộ quy trình mua hàng từ tiếp nhận yêu cầu, tìm kiếm nhà cung cấp, đàm phán, đặt hàng đến nghiệm thu và thanh toán.
• Đảm bảo hàng hóa, vật tư, thuốc và thiết bị được cung ứng đầy đủ, đúng thời gian và đúng tiêu chuẩn chất lượng.
• Theo dõi tình trạng tồn kho, phối hợp với các bộ phận liên quan để xây dựng kế hoạch mua hàng phù hợp.
2. Quản lý nhà cung cấp
• Tìm kiếm, đánh giá và phát triển hệ thống nhà cung cấp trong và ngoài nước.
• Tổ chức đánh giá định kỳ năng lực, chất lượng dịch vụ và mức độ đáp ứng của nhà cung cấp.
• Đàm phán giá cả, điều khoản thương mại, hợp đồng nhằm tối ưu chi phí và lợi ích cho phòng khám.
• Duy trì mối quan hệ hợp tác hiệu quả với các đối tác chiến lược.
3. Quản lý mua sắm vật tư y tế, thuốc và thiết bị y tế
• Kiểm soát việc mua sắm thuốc, vật tư tiêu hao, hóa chất, sinh phẩm xét nghiệm và thiết bị y tế theo đúng quy định hiện hành.
• Phối hợp với bộ phận Y khoa, Điều dưỡng, Dược và các khoa/phòng để xác định nhu cầu mua sắm.
• Đảm bảo các sản phẩm mua vào có đầy đủ hồ sơ pháp lý, chứng nhận chất lượng và nguồn gốc xuất xứ.
• Theo dõi thị trường để cập nhật sản phẩm mới và các giải pháp tối ưu chi phí.
4. Kiểm soát chi phí và ngân sách
• Lập kế hoạch ngân sách mua hàng hàng năm.
• Theo dõi, phân tích và báo cáo chi phí mua sắm.
• Đề xuất các giải pháp tiết kiệm chi phí nhưng vẫn đảm bảo chất lượng dịch vụ y tế.
• Kiểm soát việc thực hiện ngân sách theo quy định của công ty.
5. Quản lý quy trình và tuân thủ
• Xây dựng, cập nhật và cải tiến các quy trình, chính sách mua hàng.
• Đảm bảo hoạt động mua sắm tuân thủ quy định của pháp luật, quy định của Bộ Y tế và quy trình nội bộ.
• Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu phục vụ công tác kiểm tra, đánh giá và kiểm toán.
• Quản lý rủi ro liên quan đến chuỗi cung ứng và hoạt động mua hàng.
6. Quản lý nhân sự
• Tổ chức, phân công và giám sát công việc của nhân viên trong phòng Mua hàng.
• Đào tạo, hướng dẫn và phát triển năng lực đội ngũ.
• Đánh giá hiệu quả làm việc và xây dựng kế hoạch phát triển nhân sự.