Trưởng Phòng Mua Hàng (Purchasing Manager)

1. Mục tiêu công việc
Tổ chức, điều phối và kiểm soát toàn bộ hoạt động mua sắm, đấu thầu, cung ứng vật tư - trang thiết bị - dịch vụ cho toàn Trường; đảm bảo quá trình mua hàng minh bạch, hiệu quả, đúng quy định của pháp luật, quy chế tài chính - mua sắm của Trường Đại học Đại Nam; đồng thời tối ưu hóa chi phí, tiến độ và chất lượng hàng hóa/dịch vụ phục vụ hoạt động đào tạo, nghiên cứu, vận hành và phát triển cơ sở vật chất của Nhà trường.
2. Nhiệm vụ chính
2.1. Công tác quản lý, điều hành
• Xây dựng kế hoạch mua sắm hằng năm trên cơ sở kế hoạch tài chính, kế hoạch đầu tư, và nhu cầu thực tế của các đơn vị.
• Tổ chức, phân công, giám sát công việc của nhân sự trong phòng; đảm bảo tiến độ, chất lượng và tính tuân thủ trong toàn bộ quy trình mua sắm.
• Thiết lập, cập nhật và chuẩn hóa các quy trình, biểu mẫu, định mức mua sắm, đấu thầu, nghiệm thu và thanh quyết toán.
• Phối hợp với các đơn vị liên quan (Phòng Tài chính - Kế toán, Phòng Hành chính - Quản trị, các Khoa/Viện, Trung tâm, v.v.) để đảm bảo chuỗi cung ứng vật tư - thiết bị - dịch vụ diễn ra đồng bộ, đúng tiến độ.
2.2. Công tác đấu thầu - mua sắm
• Tổ chức, triển khai các gói đấu thầu, chào giá cạnh tranh, mua sắm trực tiếp, thuê dịch vụ theo đúng quy định của pháp luật và quy chế nội bộ của Trường.
• Xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu nhà cung cấp: đánh giá, xếp hạng, kiểm soát năng lực và uy tín của các nhà cung ứng.
• Thực hiện so sánh, phân tích giá, đánh giá chất lượng hàng hóa/dịch vụ, đảm bảo lựa chọn phương án tối ưu về chi phí, tiến độ và chất lượng.
• Chủ trì việc soạn thảo, đàm phán và ký kết hợp đồng mua sắm (theo ủy quyền); phối hợp giám sát việc thực hiện, nghiệm thu và thanh lý hợp đồng.
• Đảm bảo công tác báo cáo, lưu trữ hồ sơ mua sắm, đấu thầu, hợp đồng theo quy định, phục vụ công tác thanh tra, kiểm toán nội bộ và bên ngoài.
2.3. Quản lý vật tư, trang thiết bị
• Phối hợp với các đơn vị liên quan trong việc lập kế hoạch nhu cầu, quản lý tồn kho và kiểm soát vòng đời thiết bị.
• Theo dõi, đánh giá tình trạng hàng hóa, vật tư, đảm bảo đáp ứng đầy đủ, kịp thời và tiết kiệm.
• Tổ chức kiểm kê, đánh giá hao mòn và đề xuất thanh lý, thay thế, sửa chữa thiết bị, tài sản theo định kỳ.
2.4. Công tác kiểm soát, tuân thủ và tối ưu hóa
• Đảm bảo tất cả hoạt động mua sắm, đấu thầu, ký kết hợp đồng tuân thủ pháp luật, quy chế nội bộ và các chuẩn mực về minh bạch - liêm chính - hiệu quả.
• Định kỳ rà soát và đề xuất các giải pháp tối ưu hóa chi phí mua hàng, chuẩn hóa danh mục hàng hóa và nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản.
• Tham mưu cho Ban Giám hiệu về chiến lược phát triển chuỗi cung ứng, đầu tư thiết bị, và các chính sách mua sắm bền vững, thân thiện môi trường.
2.5. Công tác báo cáo - tham mưu
• Lập báo cáo định kỳ/thường xuyên về tình hình mua sắm, đấu thầu, chi phí, tồn kho, tiến độ thực hiện các hợp đồng.
• Tham mưu cho Hội đồng trường, Ban Giám hiệu trong việc xây dựng chiến lược, kế hoạch và cơ chế quản lý công tác mua sắm - đấu thầu của Nhà trường.
• Đại diện Phòng Mua hàng làm việc với các cơ quan chức năng, đơn vị kiểm toán, thanh tra khi có yêu cầu.
2.6. Các công việc khác
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Nhà trường.