Trưởng phòng Mua Hàng

1) Tiếp nhận nhu cầu & tổ chức hồ sơ mua sắm
- Tiếp nhận yêu cầu mua từ các bộ phận; kiểm tra đủ thông tin: tên hàng, số lượng, thời gian cần, địa điểm giao, ngân sách/đề xuất ngân sách.
- Phối hợp bộ phận đề xuất để hoàn thiện hồ sơ: spec/datasheet, tiêu chí nghiệm thu, yêu cầu bảo hành, lắp đặt/chạy thử (nếu có).
- Lập kế hoạch mua theo mức độ ưu tiên: dự án - dừng máy - thay thế/sửa chữa - vật tư dự phòng.
2) Tìm kiếm nhà cung cấp đề xuất lựa chọn nhà cung cấp
- Tìm kiếm/đề xuất danh sách nhà cung cấp phù hợp theo từng nhóm thiết bị.
- Gửi RFQ, thu thập báo giá và hồ sơ thương mại; đảm bảo báo giá đúng cấu hình, có điều kiện giao hàng và thời gian giao.
- Xây dựng và cập nhật database nhà cung cấp, lập bảng so sánh thương mại
- Trình phê duyệt phương án mua: NCC đề xuất, lý do chọn, rủi ro và phương án dự phòng.
4) Đàm phán & ký kết (PO/Hợp đồng)
- Đàm phán giá và điều khoản: thời gian giao, bảo hành, cam kết hỗ trợ kỹ thuật, phạt chậm tiến độ (nếu áp dụng), thanh toán theo mốc.
- Soạn thảo/kiểm tra PO/Hợp đồng theo mẫu; theo dõi quy trình phê duyệt nội bộ.
- Kiểm soát thay đổi phát sinh
5) Theo dõi đơn hàng & bàn giao chứng từ, Phối hợp Kho nhận hàng để sắp lịch giao, tiếp nhận chứng từ và biên bản giao nhận.
6) Quản lý hồ sơ thanh toán & công nợ nhà cung cấp
- Tổng hợp/kiểm tra hồ sơ thanh toán: PO/Hợp đồng, biên bản giao nhận/ nghiệm thu (nếu có), hóa đơn, chứng từ kèm theo.
- Gửi hồ sơ sang Kế toán đúng hạn; theo dõi công nợ NCC, nhắc thanh toán theo điều khoản hợp đồng.
- Đối chiếu công nợ/đơn giá khi có sai lệch; phối hợp xử lý.
7) Báo cáo & kiểm soát chi phí mua hàng
- Báo cáo định kỳ: trạng thái PO, đơn hàng trễ, công nợ NCC, hồ sơ chờ thanh toán.
- Theo dõi biến động giá, đề xuất tối ưu chi phí
- Đề xuất chuẩn hóa: danh mục NCC theo nhóm hàng, khung giá tham chiếu, checklist hồ sơ mua máy móc.
8) Tuân thủ & nhiệm vụ khác
- Tuân thủ quy trình mua sắm, quy định phê duyệt và lưu trữ hồ sơ.
- Thực hiện nhiệm vụ khác theo phân công của quản lý.