Mô tả Công việc
1. Lập kế hoạch & Xây dựng Concept Sự kiện
- Tiếp nhận bài toán truyền thông/kinh doanh từ Ban Giám đốc và bộ phận Marketing; nghiên cứu xu hướng thiết kế/
kiến trúc để đề xuất ý tưởng sự kiện độc đáo.
- Xây dựng đề xuất (Proposal), kịch bản chi tiết (Master Script), kịch bản kỹ thuật (Technical Script) và kịch bản MC cho từng chương trình.
- Lập ngân sách dự toán chi tiết, đánh giá rủi ro và phương án dự phòng (Risk Management) cho từng sự kiện.
2. Tổ chức và điều hành sự kiện:
Tổ chức Triển lãm & Hội thảo Chuyên ngành, các chương trình sự kiện hợp tác khác:
- Đảm nhận vai trò đầu mối kết nối với các CLB, các đơn vị đồng tổ chức hoặc Ban quản lý các lễ hội thiết kế (như Lễ hội Thiết kế Sáng tạo).
- Giám sát quá trình thiết kế, thi công không gian trưng bày, Pavilions nghệ thuật vật liệu gỗ công nghiệp đảm bảo truyền tải chuẩn xác tinh thần sản phẩm (như V Số, BST Kén, Gỗ Mộc...).
- Điều phối công tác hậu cần cho diễn giả, chuyên gia, khách mời VIP (đón tiếp, di chuyển, tài liệu hội thảo).
-Trực tiếp tổng đạo diễn/chỉ đạo trường quay/sân khấu trong các ngày diễn ra sự kiện; xử lý nhanh các tình huống phát sinh tại hiện trường.
- Tham gia phối hợp cùng HCNS trong tổ chức sự kiện nội bộ của công ty.
3. Quản lý nhà cung cấp:
- Thiết lập và duy trì hệ thống đối tác phục vụ tổ chức sự kiện; Tìm kiếm nhà cung cấp. (Đánh giá năng lực, Đàm phán, Ký hợp đồng,
- Phối hợp cùng CP để lựa chọn, đàm phán hợp đồng và giám sát nghiệm thu công việc của các đơn vị Vendor/Agency thi công, sản xuất POSM, rental thiết bị.
-
Quản lý kho POSM, vật tư sự kiện của Tập đoàn; điều phối vận chuyển POSM đến các điểm đại lý/showroom/sự kiện đúng tiến độ.
4. Quản lý Đội ngũ và Báo cáo
- Đào tạo, hướng dẫn chuyên môn và nâng cao năng lực cho các thành viên trong phòng.
- Đánh giá hiệu suất công việc (KPIs) của nhân sự trực thuộc.
- Theo dõi số liệu, phân tích chỉ số hiệu quả, đánh giá sau chương trình.
- Phối hợp chặt chẽ với phòng Truyền thông, phòng Nội dung và phòng Thiết kế để thực hiện các công việc theo kế hoạch chung của khối
Yêu Cầu Công Việc
1. Trình độ đào tạo:
- Tốt nghiệp Đại học trở lên các Ngành Marketing, Truyền thông, Quảng cáo, tiếp thị,...
- Trình độ tin học: Sử dụng tốt Microsoft
- Trình độ ngoại ngữ: Ưu tiên sử dụng được Tiếng Anh cơ bản
2. Kinh nghiệm:
- Tối thiểu 5 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực Tổ chức Sự kiện / Event Management.
- Tối thiểu 2 - 3 năm ở vị trí tương đương (Trưởng phòng/Trưởng nhóm Sự kiện) tại các Tập đoàn sản xuất/B2B, Công ty Xây dựng/Vật liệu/Nội thất hoặc các Event Agency lớn.
- Ưu tiên: Đã có kinh nghiệm tổ chức thành công các triển lãm quy mô lớn (Vietbuild, Lễ hội sáng tạo, Pavilion không gian kiến trúc) hoặc các Hội thảo chuyên ngành KTS.
3. Kiến thức:
- Có kiến thức về Thi công Không gian & Vật liệu trưng bày
- Am hiểu về kỹ thuật Sân khấu & Thiết bị Event.
4. Kỹ năng: - Sáng tạo & Thẩm mỹ: Tư duy không gian tốt, nắm bắt nhanh xu hướng kiến trúc - nội thất - nghệ thuật ứng dụng để đưa ra concept tiệm cận với gu thẩm mỹ của giới
Kiến trúc sư.
- Lập kế hoạch & Quản trị ngân sách: Kỹ năng viết Proposal xuất sắc, lập tiến độ Gantt chart, tối ưu hóa ngân sách sự kiện.
- Quản lý rủi ro & Xử lý tình huống: Khả năng giữ bình tĩnh, nhạy bén giải quyết các sự cố kỹ thuật/hậu cần tại sự kiện.
- Kỹ năng đàm phán & Quản lý Vendor: Đàm phán giá cả, hợp đồng, kiểm soát chất lượng thi công của các nhà cung cấp.
- Mạng lưới quan hệ (Networking): Có sẵn mối quan hệ rộng rãi với các Event Agency, đơn vị sản xuất, nhà thầu thi công stage/pavilion, diễn giả/nghệ sĩ là lợi thế lớn.
5. Tố chất:
- Năng động, sáng tạo.
- Chỉn chu, chi tiết
- Yêu thích cái đẹp