Trưởng phòng Tổng hợp (mảng Cảnh quan-Cây xanh) - KV Phú Quốc

1. Quản lý và điều hành hoạt động Phòng Tổng hợp:
Xây dựng kế hoạch hoạt động, phân công nhiệm vụ và tổ chức triển khai công việc cho các bộ phận/nhân sự thuộc Phòng Tổng hợp.
Quản lý, giám sát và đánh giá hiệu quả thực hiện công việc của đội ngũ nhân sự phụ trách các mảng Hành chính, Mua hàng, Kỹ thuật Cây xanh và Thanh quyết toán.
Xây dựng, rà soát và hoàn thiện các quy trình, quy định, biểu mẫu phục vụ công tác quản lý và vận hành của đơn vị.
Tham mưu cho Ban Lãnh đạo đơn vị về các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý, kiểm soát chi phí và tối ưu nguồn lực vận hành.
2. Quản lý công tác Hành chính:
Tổ chức và kiểm soát công tác hành chính, hậu cần, quản lý tài sản, trang thiết bị, cơ sở vật chất và các điều kiện làm việc phục vụ hoạt động của đơn vị.
Giám sát công tác chấm công, tổng hợp công lương đối với lao động công nhật, tổ đội và các thủ tục hành chính nhân sự thuộc phạm vi phụ trách.
Kiểm soát công tác quản lý hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động, đánh giá thử việc, tái ký hợp đồng và các thủ tục liên quan theo phân công.
Điều phối công tác hậu cần, phương tiện, văn phòng phẩm, trang thiết bị và các nhu cầu hành chính tại các khu vực hoạt động của đơn vị.
Đảm bảo công tác hành chính được thực hiện thống nhất, kịp thời và tuân thủ quy định của Công ty.
3. Quản lý công tác Mua hàng:
Tổ chức và kiểm soát hoạt động mua sắm hàng hóa, vật tư, công cụ dụng cụ, máy móc thiết bị và dịch vụ phục vụ hoạt động của đơn vị.
Kiểm soát nhu cầu mua sắm, kế hoạch cung ứng và ngân sách mua hàng theo định mức, kế hoạch hoạt động được phê duyệt.
Chỉ đạo công tác tìm kiếm, đánh giá, lựa chọn và phát triển hệ thống nhà cung cấp; kiểm soát chất lượng, giá cả và tiến độ cung ứng.
Kiểm soát hồ sơ đề xuất mua hàng, báo giá, so sánh giá, đặt hàng, nghiệm thu và thanh toán theo quy trình.
Phối hợp với Ban Cung ứng và các phòng ban liên quan nhằm đảm bảo hoạt động mua hàng hiệu quả, minh bạch và tối ưu chi phí.
4. Quản lý công tác Kỹ thuật Cây xanh:
Tổ chức kiểm soát các tiêu chuẩn, quy trình và yêu cầu kỹ thuật trong công tác thi công, trồng mới, chăm sóc, duy trì và cải tạo cảnh quan cây xanh.
Kiểm tra, giám sát việc áp dụng các biện pháp kỹ thuật, quy trình chăm sóc và tiêu chuẩn chất lượng cây xanh tại các khu vực, dự án.
Phối hợp với các bộ phận chuyên môn trong việc xây dựng định mức vật tư, nhân công, máy móc thiết bị và các giải pháp kỹ thuật phục vụ hoạt động thi công, vận hành.
Kiểm soát hồ sơ kỹ thuật, khối lượng thực hiện và chất lượng công việc làm cơ sở nghiệm thu, thanh quyết toán.
Nghiên cứu, đề xuất các giải pháp kỹ thuật, công nghệ và phương án cải tiến nhằm nâng cao chất lượng cảnh quan, hiệu quả chăm sóc và tối ưu chi phí vận hành.
5. Quản lý công tác Thanh quyết toán:
Tổ chức kiểm soát công tác lập, tổng hợp và hoàn thiện hồ sơ thanh quyết toán đối với các hạng mục, công trình và dịch vụ thuộc phạm vi hoạt động của đơn vị.
Kiểm tra tính đầy đủ, chính xác và hợp lý của hồ sơ khối lượng, đơn giá, định mức, biên bản nghiệm thu và các tài liệu liên quan.
Phối hợp với các bộ phận thi công, kỹ thuật, kế toán và các đơn vị liên quan trong việc xác nhận khối lượng, giá trị thực hiện và hoàn thiện hồ sơ thanh quyết toán.
Theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ, công nợ và các khoản thanh toán với khách hàng, đối tác, nhà cung cấp theo phạm vi được phân công.
Kiểm soát các phát sinh về khối lượng, chi phí và giá trị thực hiện; kịp thời báo cáo, đề xuất phương án xử lý các vướng mắc trong quá trình thanh quyết toán.
6. Công tác phối hợp và báo cáo:
Là đầu mối phối hợp với các phòng ban chức năng, đối tác và các đơn vị liên quan trong quá trình triển khai hoạt động của đơn vị.
Tổng hợp, phân tích và báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch, chi phí, tiến độ cung ứng, chất lượng kỹ thuật và công tác thanh quyết toán.
Nhận diện các rủi ro trong hoạt động quản lý, vận hành; đề xuất giải pháp khắc phục và phòng ngừa.
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Ban Lãnh đạo đơn vị.