Trưởng Phòng Vật Tư - Đấu Thầu

1. Trách nhiệm chính:
Chịu trách nhiệm quản lý, điều hành mọi hoạt động của Phòng Vật tư - Đấu thầu: Tham mưu xây dựng và tổ chức triển khai các hệ thống chính sách, quy định, quy trình về công tác vật tư, đấu thầu.
2. Mô tả công việc:
2.1. Công tác xây dựng đội ngũ
- Thiết lập các mục tiêu công việc, phân công, giao việc, hướng dẫn, giám sát việc thực hiện của CBNV trong phạm vi quản lý;
- Điều phối các nguồn lực được giao, thực hiện chức năng nhiệm vụ của Phòng Vật tư - Đấu thầu;
- Tham gia đề xuất các chế độ, chính sách đối với các nhân sự trong Phòng, đề xuất điều chuyển/bổ nhiệm/khen thưởng/kỷ luật;
2.2. Xây dựng Hệ thống - Kế hoạch
- Kiểm soát việc soạn thảo, ban hành các văn bản liên quan hoạt động của Phòng Vật tư - Đấu thầu triển khai toàn hệ thống;
- Cập nhật và xây dựng các quy trình, quy định về công tác đấu thầu, mua sắm;
- Thiết lập/ kiểm tra tính phù hợp của mẫu hợp đồng theo từng gói thầu cụ thể;
- Tổ chức xây dựng, trình phê duyệt, hướng dẫn, phân phối tài liệu quy định, quy trình, hướng dẫn, biểu mẫu về công tác đấu thầu, mua sắm.
2.3. Quản lý và điều hành hoạt động của Phòng Vật tư - Đấu thầu
- Xây dựng kế hoạch và tổ chức, triển khai thực hiện các công tác đấu thầu, mua sắm và xử lý các phát sinh sau đấu thầu trong phạm vi được phân công;
- Tổ chức tiếp nhận, nghiên cứu, phân tích hồ sơ mời thầu: Bản vẽ thiết kế, yêu cầu kỹ thuật, yêu cầu của gói thầu, thiết lập kế hoạch tham gia đấu thầu trình duyệt, phân phối cho các bên liên quan;
- Chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện hồ sơ dự thầu: Làm rõ các vướng mắc, phối hợp các bên liên quan xây dựng hồ sơ: Pháp lý, năng lực, kỹ thuật, khối lượng, dự toán. Đảm bảo công tác đấu thầu thực hiện đúng quy trình, quy định của Công ty;
- Kiểm soát: Nội dung hồ sơ dự thầu trước khi đóng gói, tiến trình nộp thầu, dự thầu, thuyết minh hồ sơ mời thầu;
- Tổ chức và tham mưu, tư vấn cho Ban lãnh đạo đàm phán hợp đồng sau khi hồ sơ dự thầu đã được đánh giá;
- Tiến hành bàn giao thông tin dự án và hợp đồng cho các phòng ban để triển khai công tác sau đấu thầu;
- Chịu trách nhiệm kiểm tra khối lượng hồ sơ thanh toán, kiểm tra hồ sơ phát sinh sau đấu thầu;
- Đề xuất với Ban lãnh đạo về các biện pháp khắc phục, phòng ngừa sự không phù hợp phát sinh trong quá trình thực hiện tác đấu thầu, mua sắm;
- Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Quản lý trực tiếp và Ban lãnh đạo.