Trưởng văn phòng

Mô tả Công việc
1. Điều phối thực thi chiến lược và chương trình trọng điểm
• Tiếp nhận, cụ thể hóa và tổ chức theo dõi việc triển khai các định hướng, mục tiêu và quyết định của Tổng Giám đốc/Ban Điều hành.
• Điều phối thực hiện các chương trình, dự án và nhiệm vụ trọng điểm của Công ty.
• Xây dựng và quản lý danh mục chương trình/dự án chiến lược, theo dõi mục tiêu, tiến độ, nguồn lực, kết quả và các vấn đề phát sinh.
• Theo dõi việc thực hiện các chỉ đạo của Tổng Giám đốc tại các phòng ban/đơn vị.
• Đôn đốc các đơn vị thực hiện đúng tiến độ và cam kết.
• Tổng hợp các vấn đề liên phòng ban, xác định điểm nghẽn và đề xuất phương án xử lý.
• Tham gia điều phối các cuộc họp liên phòng ban đối với những vấn đề quan trọng hoặc có tính chất chiến lược.
2. Quản trị hiệu suất và theo dõi KPI
• Phối hợp với các đơn vị xây dựng, cập nhật và theo dõi hệ thống KPI/OKR/chỉ tiêu quản trị theo định hướng của Ban Điều hành.
• Theo dõi mức độ hoàn thành mục tiêu của các phòng ban và chương trình trọng điểm.
• Tổng hợp, phân tích kết quả thực hiện KPI định kỳ.
• Phát hiện các chỉ tiêu có nguy cơ không đạt và cảnh báo sớm cho Tổng Giám đốc.
• Theo dõi nguyên nhân chênh lệch giữa kế hoạch và thực tế.
• Phối hợp với các đơn vị xây dựng kế hoạch hành động khắc phục.
• Đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả thực thi.
3. Hỗ trợ Tổng Giám đốc và Ban Điều hành ra quyết định
• Thu thập, tổng hợp và phân tích thông tin phục vụ công tác điều hành.
• Chuẩn bị báo cáo, dashboard, số liệu và tài liệu phục vụ các cuộc họp của Tổng Giám đốc/Ban Điều hành.
• Phân tích các vấn đề theo yêu cầu và đưa ra các phương án xử lý để Tổng Giám đốc xem xét.
• Theo dõi các quyết định đã được phê duyệt và tình trạng triển khai sau quyết định.
• Kết nối thông tin giữa Tổng Giám đốc với các phòng ban, đơn vị trực thuộc.
• Đảm bảo thông tin quan trọng được truyền đạt đúng người, đúng thời điểm và đúng phạm vi.
4. Quản trị thay đổi
• Tham gia xây dựng và triển khai các chương trình Change Management trong Công ty.
• Theo dõi mức độ sẵn sàng của các đơn vị khi triển khai những thay đổi về tổ chức, quy trình, chính sách, công nghệ hoặc mô hình hoạt động.
• Xác định các rào cản trong quá trình thay đổi và đề xuất phương án xử lý.
• Theo dõi tiến độ và hiệu quả sau khi triển khai thay đổi.
• Phối hợp truyền thông nội bộ nhằm đảm bảo các chủ trương mới được hiểu và thực hiện thống nhất.
5. Quản trị rủi ro và cảnh báo sớm
• Theo dõi các vấn đề có thể ảnh hưởng đến mục tiêu, tiến độ hoặc hiệu quả hoạt động của Công ty.
• Tổng hợp và phân loại các rủi ro từ các phòng ban/đơn vị.
• Thiết lập cơ chế cảnh báo sớm đối với các vấn đề có mức độ ảnh hưởng cao.
• Chủ động báo cáo Tổng Giám đốc các vấn đề nghiêm trọng, có nguy cơ ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
• Phối hợp với các đơn vị xây dựng phương án phòng ngừa và xử lý rủi ro.
• Theo dõi tình trạng xử lý các vấn đề sau khi đã được cảnh báo.
6. Báo cáo quản trị
Xây dựng hệ thống báo cáo định kỳ cho Tổng Giám đốc và Ban Điều hành, bao gồm:
• Báo cáo tuần/tháng/quý.
• Báo cáo tiến độ thực hiện mục tiêu.
• Báo cáo KPI.
• Báo cáo chương trình/dự án trọng điểm.
• Báo cáo rủi ro và vấn đề phát sinh.
• Báo cáo tình hình thực hiện chỉ đạo của Tổng Giám đốc.
• Chuẩn hóa biểu mẫu, dữ liệu và phương pháp báo cáo.
• Phân tích xu hướng và những vấn đề cần Ban Điều hành đưa ra quyết định.
• Đảm bảo báo cáo đúng, đủ, kịp thời và có tính hành động.
7. Quyền yêu cầu thông tin và giải trình
• Theo phân công/ủy quyền của Tổng Giám đốc, có quyền yêu cầu các phòng ban/đơn vị cung cấp thông tin, số liệu phục vụ công tác quản trị.
• Theo dõi và tổng hợp tình trạng thực hiện các nhiệm vụ đã giao.
• Yêu cầu các đơn vị giải trình đối với những vấn đề: không đạt mục tiêu; chậm tiến độ; có dấu hiệu rủi ro; có sai lệch đáng kể so với kế hoạch.
• Tổng hợp nội dung giải trình và báo cáo Tổng Giám đốc.
8. Tổ chức và điều hành hoạt động Văn phòng Tổng Giám đốc
• Xây dựng kế hoạch hoạt động của Văn phòng Tổng Giám đốc.
• Phân công, quản lý và đánh giá hiệu quả công việc của nhân sự thuộc Văn phòng.
• Thiết lập quy trình tiếp nhận, xử lý và theo dõi các chỉ đạo của Tổng Giám đốc.
• Quản lý lịch làm việc, chương trình công tác và các cuộc họp quan trọng của Tổng Giám đốc khi được phân công.
• Chuẩn bị nội dung, tài liệu và điều phối các cuộc họp của Ban Điều hành.
• Theo dõi và quản lý biên bản, kết luận và action items sau cuộc họp.
• Đảm bảo các nhiệm vụ được giao sau cuộc họp có người phụ trách - thời hạn - kết quả đầu ra rõ ràng.
9. Công tác tham mưu và các nhiệm vụ khác
• Tham gia xây dựng các đề án, phương án, kế hoạch theo yêu cầu của Tổng Giám đốc.
• Thực hiện các nghiên cứu, phân tích chuyên đề phục vụ công tác quản trị.
• Đại diện Tổng Giám đốc tham gia một số cuộc họp/làm việc nội bộ khi được ủy quyền.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Tổng Giám đốc.