Mô tả Công việc
· Công tác lễ tân: Tiếp nhận, phân loại, lưu chuyển thư tín, công văn, tài liệu; tiếp nhận các cuộc gọi tổng đài và điều phối đón tiếp khách đến văn phòng.
· Công tác hành chính văn phòng:
- Theo dõi và
quản lý văn phòng phẩm, tài sản, trang thiết bị; đảm bảo cơ sở vật chất luôn trong tình trạng hoạt động tốt.
- Chuẩn bị phòng họp, trang thiết bị, trà nước
phục vụ cho các cuộc họp nội bộ và tiếp đối tác theo lịch trình.
- Duy trì không gian làm việc: Giám sát công tác vệ sinh văn phòng; theo dõi, kiểm tra tình trạng trang thiết bị, công cụ dụng cụ và phối hợp xử lý, sửa chữa kịp thời khi có hư hỏng.
- Lập kế hoạch chi phí hàng tháng
- Thanh quyết toán các chi phí hành chính định kỳ (tiền điện thoại, internet, phí dịch vụ tòa nhà, văn phòng phẩm, vé máy bay...) theo thời gian quy định.
- Làm việc với các đơn vị cung cấp dịch vụ (điện, nước, internet, vé máy bay, chuyển phát, vệ sinh, bảo trì...); theo dõi đánh giá và gia hạn hợp đồng theo quy định.
· Quản lý hồ sơ: Lưu trữ, cập nhật và quản lý hồ sơ hành chính, công văn, hợp đồng, tài liệu nội bộ.
· Thực hiện công tác chấm công hàng tháng cho CBNV
· Công việc khác: Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu và sự phân công của Quản l