[Tuyển Gấp] Chuyên Viên Tiếng Nhật Kiêm Thư Ký Văn Phòng Công Ty Tư Vấn Việt Nam - Nhật Bản

* Thông tin chung:
- Trực tiếp phụ trách quản lý công tác hợp tác quốc tế các dự án liên quan đến các đối tác Nhật Bản và hỗ trợ công tác hợp tác quốc tế khác theo sự phân công của Phó Giám đốc / Giám đốc Ban KD-HTQT và Ban lãnh đạo Tập đoàn
- Hỗ trợ kinh doanh chung về các thủ tục kinh doanh và chăm sóc khách hàng cho các mảng kinh doanh KCN, KĐT của Tập đoàn theo phân công của Phó Giám đốc Ban/Giám đốc Ban.
- Theo dõi công nợ và thực hiện các biện pháp thu hồi nợ của dự án được phân công.
- Cấp báo cáo: Phó Giám đốc Ban KD - HTQT; Giám đốc Ban KD - HTQT
* Trách nhiệm:
• Công tác Hợp tác Quốc tế
- Trực tiếp phụ trách quản lý công tác hợp tác quốc tế các dự án liên quan đến các đối tác Nhật Bản và hỗ trợ công tác hợp tác quốc tế khác theo sự phân công của Phó Giám đốc / Giám đốc Ban KD-HTQT và Ban lãnh đạo Tập đoàn.
• Công tác Thủ tục & Chăm Sóc Khách Hàng
- Hỗ trợ kinh doanh chung về các thủ tục kinh doanh và chăm sóc khách hàng cho các mảng kinh doanh KCN, KĐT của Tập đoàn theo phân công của Phó Giám đốc Ban/Giám đốc Ban.
- Rà soát tính hợp lý, hợp pháp của các văn bản đi và đến của Ban KD-HTQT. Với những văn bản giải quyết các vụ việc tranh chấp cụ thể thì kiểm tra đề xuất bổ sung sửa đổi (nếu cần);
- Soạn thảo nội dung các loại mẫu văn bản của Ban KD-HTQT như: Hợp đồng mua bán, Thỏa thuận đặt mua, công văn, thông báo, Hợp đồng đại lý, Hợp đồng nội bộ;
- Hỗ trợ khách hàng rà soát, đảm bảo đầy đủ hồ sơ, thủ tục hợp pháp theo quy định Pháp luật hiện hành để phục vụ các giao dịch, sở hữu BĐS;
- Khi phát sinh tranh chấp hoặc vướng mắc pháp lý giữa Ban KD-HTQT với khách hàng thì chuyên viên pháp lý chủ trì thu thập các chứng lý cần thiết để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của Ban KD-HTQT
- Kiến nghị với lãnh đạo bồ sung sửa đổi những quy định không rõ ràng, có thể mang đến rủi ro pháp lý cho Ban KD-HTQT.
- Cập nhật, báo cáo các chính sách, các điều luật mới ban hành của Nhà nước có liên quan đến hoạt động kinh doanh bất động sản Kiêm nhiệm một số công việc khác theo sự chỉ đạo của Trưởng bộ phận (nếu có)
- Tuyệt đối bảo mật các thông tin, hồ sơ, tài liệu thuộc danh mục tài liệu mật của công ty. Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của lãnh đạo, Trưởng/phó bộ phận và Giám đốc Ban KD-HTQT
- Hỗ trợ khách hàng ký kết và thực hiện các Hợp đồng, Thủ tục sang tên/chuyển nhượng.
- Chủ động báo cáo, trao đổi kịp thời với Trưởng bộ phận về các vấn đề và đảm bảo các vận đề được giải quyết nhanh chóng, triệt để.
- Chủ động phối hợp, đảm bảo sự hài lòng của các phòng/ban liên quan khi có sự tác nghiệp; Có năng lực tổ chức và quản lý công việc, chủ động đưa ra giải pháp để xử lý các vấn đề phát sinh.
• Công tác Thu Hồi Công Nợ
- Tiếp nhận danh mục các công nợ quá hạn dự án theo sự phân công của Phó Giám đốc Ban từ Ban TCKT chuyển sang.
- Theo dõi công nợ và thực hiện các biện pháp thu hồi nợ của dự án được phân công.
- Định kỳ tháng/ quý/ năm lập kế hoạch kết quả thu tiền hàng và công nợ của Ban KD-HTQT và phân tích kết quả thực hiện kế hoạch kỳ trước.
- Định kỳ phối hợp với Bộ phận Triển khai hoạt động bán hàng để đối chiếu số lượng căn hộ bán được trong kỳ của dự án.
- Cập nhật các khoản tiền khách hàng nộp cho Chủ đầu tư và vào số theo dõi chi tiết của toàn bộ dự án, định kỳ đối chiếu khoản tiền về trong ngày của dự án với Chủ đầu tư.
- Kiểm tra quá trình thực hiện và thực tế thanh toán các Hợp đồng hợp tác ba bên (Cam kết ba bên) về các trường hợp khách hàng vay vốn mua căn hộ tại dự án
- Định kỳ tuần/ tháng lập báo cáo chi tiết công nợ bán hàng của Dự án (Số phải thu, đã thu, số phải thu quá hạn, đến hạn, dự kiến thu được, kế hoạch phải thu...). Theo dõi và thu hồi công nợ quá hạn các dự án.
- Các báo cáo khác khi có yêu cầu của Giám đốc Ban KD-HTQT và Phó Giám đốc Ban phụ trách quản lý bán hàng.
- Kiêm nhiệm một số công việc khác theo sự chỉ đạo của Phó Giám đốc Ban (nếu có)
- Tuyệt đối bảo mật các thông tin, hồ sơ, tài liệu thuộc danh mục tài liệu mật của công ty.
- Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Ban lãnh đạo Tập đoàn, Phó Giám đốc / Giám đốc Ban KD-HTQT
Quyền hạn:
- Có quyền kiến nghị, đề xuất với Phó Giám đốc Ban về các vân đề liên quan tới công việc chuyên môn.
Năng lực cần có:
- Chủ động báo cáo, trao đổi kịp thời với Trưởng bộ phận các vấn đề và đảm bảo các vấn đề được giải quyết nhanh chóng, triệt để;
- Chủ động phối hợp, đảm bảo sự hài lòng của các phòng/ban liên quan khi có sự tác nghiệp; Có năng lực tổ chức và quản lý công việc, chủ động đưa ra giải pháp để xử lý các vấn đề phát sinh.