Tuyển Gấp - Quản Lý Vận Hành - Trưởng Ban Quản Lý Tòa Nhà

Trưởng Ban Quản lý Tòa nhà chịu trách nhiệm chung cho toàn họat động vận hành và dịch vụ của Tòa nhà, chỉ đạo và lập kế hoạch mang tính định hướng nhằm duy trì và nâng cao chất lượng dịch vụ của Tòa nhà.



Trách nhiệm:

• Đảm bảo dự án được quản lý và tiến hành với phương cách phù hợp và có tổ chức.

• Tuyển dụng, đào tạo toàn bộ đội ngũ nhân viên BQL.

• Đảm bảo dự án được bảo trì và vệ sinh sạch sẽ thường xuyên.

• Thiết lập/cập nhật/thực hiện các chính sách và các quy trình.

• Đảm bảo toàn bộ các yêu cầu/nhu cầu dịch vụ từ các khách thuê và Ban quản lý có mặt và phản hồi kịp thời.

• Lên kế hoạch, thi hành và thực hiện chương trình quản lý.

• Tiến hành chủ trì các cuộc họp giao ban hàng tuần, thu nhận báo cáo từ các Bộ phận, thực hiện chỉ đạo các việc cần giải quyết ngay, đưa ra định hướng kê hoạch công tác cho từng Bộ phận, lập biên bản cuộc họp giao ban trình BGĐ.

• Xây dựng ngân sách họat động hàng năm trình BGĐ.

• Tiến hành kiểm tra dự án hàng ngày/hàng tuần/ hàng tháng để đảm bảo dự án tuân thủ các quy định pháp luật về an toàn và phòng chống cháy nổ.

• Đại diện cho chủ cầu tư trong mọi vấn đề và làm việc với các cơ quan ban ngành hoặc bất cứ cá nhân nào có liên quan đến quản lý chung.

• Làm việc với các nhà cung cấp và đảm bảo rằng các dịch vụ/các sản phẩm được thực hiện với tác phong chuyên nghiệp và kịp thời.

• Đảm bảo rằng toàn bộ các báo cáo tài chính và quản lý hàng tháng/hàng quý/hàng năm được soạn thảo và đệ trình đúng hạn.

• Đảm bảo toàn bộ các cư dân/các khách thuê tuân thủ và thực hiện các nghĩa vụ của họ; tuân thủ các nội quy và quy định của dự án.

• Đảm bảo giám sát thích hợp các công việc bảo dưỡng toàn bộ khu vực chung bao gồm hệ thống điều hòa, thiết bị phòng cháy chữa cháy, bể bơi, máy phát điện, hệ thống an ninh và toàn bộ các dịch vụ khác liên quan đến dự án.

• Đảm bảo rằng toàn bộ các hệ thống điện, máy bơm và các thiết bị khác (bao gồm toàn bộ thang máy, điều hòa, hệ thống báo cháy và hệ thống các đầu phun tự động) được hoạt động tốt tại mọi thời điểm.

• Đảm bảo rằng tác phong nghiệp vụ của các nhà thầu thuê ngoài phù hợp cho việc bảo trì, lắp đặt thiết bị, dịch vụ và sửa chữa trong khu căn hộ/ văn phòng.

• Ghi chép và phản hồi mọi phàn nàn, thắc mắc của cư dân/khách thuê một cách nhanh chóng và hiệu quả.

• Giải quyết và nâng cao mối quan hệ tốt với các cơ quan ban ngành có thẩm quyền.

• Phối hợp với Bộ phận Tài chính kế toán và các bộ phận liên quan để xử lý công nợ của khách thuê đúng thời hạn.

• Quản lý các hợp đồng thuê của khách thuê, báo cáo định kỳ và đột xuất theo yêu cầu của cấp có thẩm quyền.



Nhiệm vụ:

1. Thiết lập hệ thống quản lý

• Thiết lập Ngân sách hoạt động

• Thiết lập sơ đồ Tổ chức và mô tả công việc của Trưởng ban quản lý Tòa nhà và toàn bộ Nhân viên thuộc BQLTN.

• Thiết lập Sổ tay khách thuê và Hướng dẫn thi công hoàn thiện nội thất.

• Thiết lập các biểu mẫu chuẩn và soạn thảo các báo cáo quản lý, bao gồm báo cáo tình hình lỗ lãi, báo cáo hoạt động, thiết lập các công việc có tính chu kỳ v.v...

• Thiết lập các quy trình hoạt động chuẩn cho việc quản lý nhân viên và các nhà thầu phụ.

• Lựa chọn và giám sát các nhà cung cấp dịch vụ thuê ngoài như Bảo dưỡng thiết bị kỹ thuật, Bảo vệ, Kiểm soát Côn trùng, Làm vườn & Chăm sóc Cảnh quan, Vệ sinh các Khu vực chung và Dịch vụ lau kính bên ngoài.

• Hỗ trợ và Phối hợp trong quá trình bàn giao mặt bằng cho thuê bằng việc thiết lập toàn bộ các tài liệu cần thiết cho quá trình bàn giao này.

2. Vận hành

• Thực hiện toàn bộ các hệ thống và quy trình vận hành theo các Quy trình hoạt động của Công ty.

• Duy trì khu văn phòng, dự án với các tiêu chuẩn cao nhất

• Duy trì toàn bộ các máy móc và thiết bị với các tiêu chuẩn cao nhất

• Đảm bảo toàn bộ các hoạt động và công việc bảo dưỡng được đảm nhận tuân thủ các yêu cầu đảm bảo an toàn và sức khỏe.

• Đảm bảo rằng toàn bộ các hoạt động và công việc bảo dưỡng được đảm nhận tại Khu văn phòng tuân thủ theo bất kỳ yêu cầu pháp lý liên quan áp dụng cho các nhiệm vụ đó

• Đảm bảo rằng toàn bộ các hoạt động và công việc bảo dưỡng được đảm nhận bởi các nhà thầu của Khu văn phòng tuân thủ theo các quy định chi tiết được chấp thuận giữa Chủ ¢ầu tư và các nhà thầu.

• Cập nhật thường xuyên lịch bảo dưỡng vào báo cáo tháng

• Giám sát toàn bộ các cá nhân và nhà thầu thực hiện công tác bảo dưỡng

3. Quản lý Nhân sự

• Đảm bảo toàn bộ nhân viên mới được giới thiệu trong ngày đầu làm việc và có mặt tại văn phòng.

• Nâng cao nghiệp vụ nhân viên hàng năm.

• Đào tạo liên tục và phát triển số lượng thành viên tại từng bộ phận.

• Tiến hành đánh giá nhân viên hàng tháng.

• Đảm bảo các tiêu chuẩn đạo đức cao cho toàn bộ nhân viên và sự tôn trọng Đạo đức nghề nghiệp của Công ty.

• Chỉ bảo nhân viên tuân thủ các chính sách của Công ty.

• Đảm bảo các chính sách nhân sự của Công ty được tôn trọng.

4. Dịch vụ Kế toán và Tài chính

• Thực hiện kiểm soát nghiêm ngặt đối với các khoản chi phí/ngân sách vận hành và nỗ lực tốt nhất để đảm bảo không vượt bội chi so với ngân sách hoạt động đã được phê duyệt.

• Lưu giữ các bản ghi chép và kê khai hợp lý cho toàn bộ các khoản phí thu chi liên quan đến quản lý và duy trì dự án.

5. Hệ thống báo cáo

Báo cáo tài chính:

• Tóm tắt chi tiết các khoản thu chi

• Việc thu phí và nợ xấu

Báo cáo quản lý vận hành:

• Quản lý và hoạt động của dự án hàng tuần/tháng/ quý/năm.

• Báo cáo tiến trình của bất cứ công việc nào đang diễn ra

• Đề xuất góp ý cho việc tân trang, cải thiện v.v... (nếu có)