Mô tả công việc
1. Công tác văn thư - hành chính
Thực hiện các nghiệp vụ văn thư: tiếp nhận, phân loại, chuyển giao và lưu trữ công văn, giấy tờ, hồ sơ của bộ phận.
Là đầu mối tiếp nhận thông tin, điều phối công văn/giấy tờ đến các tổ/nhóm vận hành kịp thời và chính xác.
Lưu trữ đầy đủ hệ thống công văn, hồ sơ nhập thú, giấy tờ, hợp đồng, tài liệu liên quan theo đúng quy định.
2. Công tác giấy phép - pháp lý
Chủ động liên hệ với các bộ phận/cơ quan liên quan để thực hiện cấp mới, kiểm định, gia hạn, làm mới các loại giấy phép của bộ phận.
Đảm bảo giấy phép, chứng nhận được xử lý đúng tiến độ, đúng quy định của cơ quan quản lý nhà nước.
3. Quản trị tài sản - mua sắm
Tìm kiếm nhà cung cấp, lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị, vật tư, công cụ dụng cụ cho bộ phận.
Theo dõi và quản lý toàn bộ tài sản, thiết bị tại văn phòng; đảm bảo sử dụng đúng mục đích và hiệu quả.
Tổ chức kiểm kê tài sản định kỳ theo quy định của Tập đoàn/Công ty; phối hợp điều chuyển tài sản khi cần.
Kiểm soát việc sử dụng, bảo dưỡng, sửa chữa, thanh lý tài sản đúng quy trình và theo hướng dẫn kỹ thuật.
4. Thanh toán - chi phí vận hành
Thực hiện các thủ tục thanh toán chi phí của bộ phận: công tác phí, tạm ứng, chi phí tiếp khách, mua sắm vật tư...
Đảm bảo hồ sơ thanh toán đúng quy định, đủ chứng từ, gửi đúng thời hạn.
5. Công tác hậu cần - hỗ trợ vận hành
Chuẩn bị hậu cần cho các cuộc họp của bộ phận: phòng họp, tài liệu, nước uống...
Theo dõi, đặt và cấp phát văn phòng phẩm; đảm bảo đầy đủ cho nhu cầu sử dụng.
6. Báo cáo - phối hợp công việc
Báo cáo kịp thời cho Trưởng Bộ phận khi phát sinh vấn đề, sự cố trong quá trình vận hành.
Chủ động báo cáo vượt cấp khi quản lý trực tiếp không thể xử lý hoặc xử lý chưa dứt điểm.
Yêu cầu
Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học các ngành Quản trị văn phòng, Hành chính, Ngoại ngữ hoặc liên quan.
Kỹ năng tổ chức, sắp xếp công việc tốt; cẩn thận, tỉ mỉ.
Sử dụng thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel, PowerPoint).
Giao tiếp tốt, có thể phối hợp với nhiều bộ phận.
Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm
thư ký, hành chính trong khách sạn hoặc các tập đoàn lớn.
Quyền lợi
Môi trường làm việc chuyên nghiệp, đẳng cấp.
Cơ hội được đào tạo & phát triển sự nghiệp trong các Khách sạn/Resort mang dấu ấn tinh hoa Việt Nam.
Đóng đầy đủ các chế độ bảo hiểm: BHXH, BHYT, BHTN
Ưu đãi khi sử dụng các dịch vụ nội bộ của tập đoàn Vingroup. Được vui chơi thỏa thích tại VinWonders, Vinpearl Safari;
Thời gian làm việc: 8h/ngày, 1 tuần nghỉ 1 ngày. Được hỗ trợ toàn bộ trang thiết bị, dụng cụ bảo hộ trong quá trình làm việc
Và rất nhiều ưu đãi khác cho từng vị trí, sẽ được trao đổi cụ thể khi phỏng vấn.
Thông tin khác
Thời gian làm việc
Thứ 2 - Thứ 7 (từ 09:00 đến 17:00)
Thông tin chung
Nơi làm việc
- Nơi làm việc
- Thành Phố Hạ Long - Quảng Ninh