Việc làm nhân viên hành chính nhân sự (3.895 việc)

Xu hướng nghề nghiệp hiện nay của rất nhiều bạn trẻ là thử sức trong vai trò nhân viên hành chính nhân sự. Công việc này không chỉ cho phép bạn bắt đầu sự nghiệp trong các môi trường tích cực mà còn mang lại mức thu nhập cao và nhiều cơ hội phát triển về lâu dài.

MỤC LỤC:
I. Nhân viên hành chính nhân sự khác gì với nhân viên tuyển dụng?
II. Mức lương của nhân viên hành chính nhân sự
III. Kỹ năng cần có của NVHCNS thành công
IV. Tiêu chí của nhà tuyển dụng với ứng viên NVHCNS
V. Chỉ những người trẻ tuổi mới có thể xin việc làm NVHCNS?
VI. Tìm việc làm nhân viên hành chính nhân sự ở đâu?
VII. Những ai phù hợp làm nhân viên hành chính nhân sự?
VIII. Cơ hội việc làm và triển vọng nghề nghiệp của NVHCNS

Tìm việc làm nhân viên hành chính nhân sự cần lưu ý điều gì?

I. Nhân viên hành chính nhân sự khác gì với nhân viên tuyển dụng?

Nhân viên hành chính nhân sự (HR Staff/HR Officer), có thể được viết tắt là NVHCNS, làm việc trong bộ phận hành chính nhân sự của doanh nghiệp hay các tổ chức, chủ yếu tập trung vào giải quyết các nhiệm vụ hành chính văn phòng như xử lý công văn, giấy tờ và quản lý nhân sự. Nhiều người có thể nhầm lẫn vai trò NVHCNS với nhân viên tuyển dụng. Vậy đâu là sự khác biệt giữa 2 công việc này?
Về cơ bản thì sự khác biệt nằm ở trách nhiệm cụ thể của nhân viên hành chính nhân sự và nhân viên tuyển dụng. NVHCNS thực hiện nhiệm vụ hành chính, hỗ trợ tuyển dụng, quản lý nhân viên, đưa ra các thông báo, chấm công, hỗ trợ đào tạo, giải quyết vấn đề phát sinh của nhân viên, v.v. Trong khi đó, nhân viên tuyển dụng thì chuyên về tuyển dụng nhân viên mới nhiều hơn, có hỗ trợ quản lý nhân viên nhưng thường không thực hiện các công việc hành chính.
Công việc của nhân viên hành chính nhân sự gồm có:

• Phụ trách các hoạt động hành chính, nhân sự hàng ngày tại văn phòng.
• Hỗ trợ văn thư và hành chính cho trưởng phòng/giám đốc nhân sự.
• Cập nhật hồ sơ nhân viên (cả bản cứng và bản mềm).
• Lập hồ sơ và chuẩn bị các báo cáo liên quan đến các hoạt động nhân sự (nhân sự, tuyển dụng, đào tạo, đánh giá hiệu suất, v.v.).
• Điều phối các dự án nhân sự (họp, đào tạo, khảo sát, v.v.) và lập biên bản các cuộc họp.
• Giải quyết các thắc mắc, yêu cầu của nhân viên về vấn đề nhân sự, quy tắc và quy định của doanh nghiệp.
• Hỗ trợ chuẩn bị bảng lương bằng cách cung cấp dữ liệu liên quan (vắng mặt, tiền thưởng, nghỉ việc, v.v.).
• Hỗ trợ liên hệ với ứng viên và lên lịch phỏng vấn.
• Tiến hành định hướng ban đầu cho nhân viên mới.
• Chăm sóc đời sống nhân viên.
• Tư vấn cho các quản lý trực tiếp và các nhân viên về luật lao động, các chính sách và thủ tục tuyển dụng.

Đọc thêm: Câu hỏi phỏng vấn Nhân viên hành chính nhân sự

Công việc nhân viên hành chính nhân sự là làm gì?

II. Mức lương của nhân viên hành chính nhân sự

Tùy thuộc vào quy mô công ty và cơ cấu nhân sự, khối lượng công việc của NVHCNS có thể nhiều hay ít và mức lương cũng rất đa dạng. Theo ghi nhận thì lương thấp nhất của một NVHCNS là từ 3 triệu/tháng (rất hiếm). Trung bình thì NVHCNS sẽ nhận từ 6,5 đến 8 triệu/tháng, những người có kinh nghiệm có thể nhận khoảng 9 - 12 triệu/tháng (từ 2 năm kinh nghiệm trở lên). Lương cao nhất của một NVHCNS là 25 triệu/tháng.
So với các nghề nghiệp khác trong khối hành chính nhân sự thì NVHCNS có mức lương khá cao và đặc biệt là cơ hội phát triển về lâu dài. Trong nghề này, khi kinh nghiệm tăng lên và bạn học hỏi được nhiều kỹ năng thì bạn sẽ rất dễ thăng tiến và nhận mức lương cao hơn.

III. Kỹ năng cần có của NVHCNS thành công

1. Xây dựng mối quan hệ với nhân viên

Kỹ năng quan trọng nhất mà một nhân viên hành chính nhân sự cần rèn luyện đó là làm sao để biết cách xây dựng và duy trì mối quan hệ tích cực với nhân viên. Công việc chính của NVHCNS là làm việc trong văn phòng, giữ cho quan hệ giữa các nhân viên trong công ty với quản lý và giữa nhân viên với nhau đều hữu hảo, hợp tác hiệu quả để tạo ra hiệu suất tốt nhất.
Để làm được như vậy thì trước hết, bản thân NVHCNS cần có sự khéo léo và có được sự tin tưởng của nhân viên, quan tâm đến nhu cầu, nguyện vọng, những băn khoăn của họ và hỗ trợ kịp thời.

2. Kỹ năng giao tiếp và tương tác tốt

Có thể nói, kỹ năng giao tiếp cần thiết cho tất cả các ngành nghề, cho dù máy móc có hiện đại bao nhiêu thì vẫn cần có sự tương tác giữa người với người và kỹ năng này đặc biệt cần thiết với NVHCNS. Bạn cần giỏi giao tiếp cả bằng lời nói và văn bản để trao đổi với sếp, truyền tải thông tin hiệu quả đến nhân viên, ứng viên.
Môi trường làm việc tại văn phòng, sự hài lòng của nhân viên với văn hóa công ty và các chế độ khác phụ thuộc rất nhiều vào quan điểm, định hướng của phòng nhân sự và cách NVHCNS thông báo, triển khai.

Đọc thêm: Cách nâng cao kỹ năng giao tiếp ứng xử và tạo lập quan hệ

3. Kỹ năng lập kế hoạch và sắp xếp công việc

Trong số các nhiệm vụ của NVHCNS thì chủ đạo nhất vẫn là quản lý các công việc hành chính văn phòng, giấy tờ hồ sơ và quản lý nhân sự, hỗ trợ truyền thông nội bộ, xây dựng văn hóa công ty tích cực. Mới nghe thì có vẻ như tất cả những công việc đó không quá vất vả nhưng thực chất lại bao gồm rất nhiều tác vụ khác nhau, đòi hỏi NVHCNS phải luôn nắm quyền kiểm soát và theo dõi toàn bộ quá trình thực hiện.
Nếu không có kỹ năng lập kế hoạch và sắp xếp công việc thì nhân viên hành chính nhân sự có thể bị rối và tốn quá nhiều thời gian vào nhiệm vụ này, trong khi bỏ sót nhiệm vụ khác. Những sai sót của bạn sẽ không chỉ ảnh hưởng đến phòng nhân sự mà còn tác động đến chất lượng công việc của những nhân viên khác ở mọi phòng ban. Quản lý lịch trình, công việc hàng ngày, các cuộc họp, báo cáo, v.v. một cách khoa học là yêu cầu bắt buộc đối với NVHCNS.

Những kỹ năng nhân viên hành chính nhân sự cần có

4. Kỹ năng xử lý tình huống

Trong môi trường tập thể, luôn tồn tại nguy cơ xảy ra hiểu lầm, tranh chấp hay xung đột - có thể là giữa nhân viên với đồng nghiệp hay giữa nhân viên với người quản lý. Lúc đó, bộ phận nhân sự nói chung và nhân viên hành chính nhân sự nói riêng sẽ là người giải quyết vấn đề. Tinh tế, khéo léo khi trao đổi và hòa giải, quyết đoán khi xử lý sai phạm, v.v. đều sẽ giúp ích cho công việc của bạn.
Bên cạnh đó, kỹ năng xử lý tình huống còn cần thiết khi làm việc với ứng viên và nhân viên mới hoặc khi gặp các vấn đề liên quan đến nhiệm vụ hành chính như cập nhật và lưu trữ giấy tờ, hồ sơ hay gửi thông tin giữa các phòng ban. Một lưu ý quan trọng mà nhân viên hành chính nhân sự nào cũng cần thuộc nằm lòng là giải quyết vấn đề, đưa ra giải pháp dựa trên nền tảng là chính sách nội bộ của công ty và tuân thủ luật pháp.

5. Kỹ năng hành chính

Một phần lớn công việc của nhân viên hành chính nhân sự là các công việc hành chính tại văn phòng, liên quan đến hồ sơ, giấy tờ, văn thư, v.v. Do đó, để hoàn thành các nhiệm vụ và thành công hơn trong vài trò này thì NVHCNS không thể thiếu kỹ năng hành chính.
Kỹ năng này bao gồm từ việc soạn thảo giấy tờ theo các form sẵn có đến việc nhận, gửi chúng, chuẩn bị báo cáo, nhận và lưu trữ hồ sơ nhân viên, in ấn hay photo khi cần, v.v. Trong các doanh nghiệp có lễ tân văn phòng thì nhiệm vụ hành chính của NVHCNS có được san sẻ bớt còn nếu không thì bạn sẽ phải làm tất cả công việc liên quan.

6. Kỹ năng công nghệ

Trong thời đại mà rất nhiều các tác vụ đều được xử lý bằng máy tính và các công cụ, phần mềm hỗ trợ thì kỹ năng công nghệ trở nên vô cùng quan trọng với hầu hết các vai trò, NVHCNS cũng không ngoại lệ. Ngoài các công cụ cơ bản như Word, Excel thì bạn cũng nên thành thạo các phần mềm HRIS để quản lý nhân viên từ chấm công đến tính lương, đánh giá hiệu suất và lưu hồ sơ trực tuyến.

IV. Tiêu chí của nhà tuyển dụng với ứng viên NVHCNS

Vạch ra các tiêu chí rõ ràng là cách để nhà tuyển dụng tìm kiếm và đánh giá chính xác hơn về các ứng viên, từ đó chọn ra những người không chỉ giỏi mà còn phù hợp với môi trường làm việc của công ty. Trong khi đó, ứng viên cũng có thể căn cứ vào các tiêu chí chung để tự cân nhắc xem bản thân có phù hợp không hoặc có thể thích nghi hay không. Một số tiêu chí của nhà tuyển dụng với ứng viên vị trí nhân viên hành chính nhân sự là:

• Về mặt ngoại hình, tính cách: Một NVHCNS tiềm năng có thể không cần xinh đẹp, ngoại hình ấn tượng nhưng cần có tác phong gọn gàng, chuyên nghiệp, tính cách cởi mở, hướng ngoại.
• Nhiều ý tưởng: NVHCNS cũng nên là một người có tư duy sáng tạo, có thể hiểu và nắm bắt tâm lý những người xung quanh, có khả năng xây dựng môi trường làm việc tích cực, văn hóa doanh nghiệp lành mạnh và phục vụ phát triển bền vững, v.v.
• Có khả năng "chống lại sự nhàm chán": Một số nhiệm vụ của NVHCNS thường có tính chất lặp đi lặp lại (quản lý giấy tờ, hồ sơ) và nếu không kiên nhẫn, không yêu thích thì người thực hiện các công việc đó có thể thấy nhàm chán và thậm chí là không tiếp tục theo đuổi nghề nghiệp này nữa.
• Cầu tiến, không ngừng học hỏi: Muốn phát triển sự nghiệp trong lĩnh vực hành chính nhân sự, NVHCNS không thể chỉ "dậm chân tại chỗ", sử dụng những kiến thức và kỹ năng có sẵn mà nên tự có định hướng và quyết tâm, học thêm các kỹ năng quản lý nhân sự, tuyển dụng, tìm hiểu về Luật Lao động, bảo hiểm, thậm chí có thể học thêm về ngoại ngữ hay nghiệp vụ kế toán cũng sẽ rất hữu ích.

Nhà tuyển dụng đánh giá cao ứng viên có những yếu tố nào?

V. Chỉ những người trẻ tuổi mới có thể xin việc làm NVHCNS?

Không giống như nhiều ngành nghề có sự phân biệt tuổi tác, nhân viên hành chính nhân sự không nhất thiết phải là người trẻ. Thậm chí, những người ngoài 30 hay trên 40 thậm chí còn được chào đón hơn - dĩ nhiên là trong trường hợp đã có kinh nghiệm làm việc lâu năm và có mạng kết nối rộng, uy tín. NVHCNS là công việc mà mức lương hay cơ hội nghề nghiệp đều trở nên lý tưởng hơn theo thời gian.

VI. Tìm việc làm nhân viên hành chính nhân sự ở đâu?

Có nhiều kênh tuyển dụng khác nhau nhưng lựa chọn kênh uy tín có thể giúp bạn tránh được các vấn đề như lừa đảo, nộp CV xin việc hành chính nhân sự vào công ty có tình hình kinh doanh hoặc chính sách không tốt. Những địa chỉ tìm việc làm nhân viên hành chính nhân sự tốt nhất gồm có:

• LinkedIn (hầu hết các chuyên gia, quản lý nhân sự đều có tài khoản LinkedIn).
• Các website tuyển dụng chuyên nghiệp: Nói đến website tuyển dụng chuyên nghiệp thì khó có thể bỏ qua JOBOKO.com. Được biết đến là website tuyển dụng uy tín, kết nối việc làm cho ứng viên và nhà tuyển dụng hiệu quả hàng đầu, JOBOKO có danh sách việc làm mới nhất, đa dạng ngành nghề. Ngoài ra, tính năng hỗ trợ tạo CV độc đáo miễn phí mà JOBOKO mang lại sẽ giúp ứng viên thuận tiện cho việc ứng tuyển của mình.
• Website chính thức của các công ty, tập đoàn (chỉ hữu ích khi bạn xác định được từ trước mình muốn làm việc trong môi trường cụ thể nào).
• Hội, nhóm, trang tuyển dụng trên Facebook.

VII. Những ai phù hợp làm nhân viên hành chính nhân sự?

1. Học gì ra làm NVHCNS?

Hầu hết những người muốn thử sức trong vai trò nhân viên hành chính nhân sự đều quan tâm đến việc học gì thì phù hợp để bắt đầu sự nghiệp của mình? Học trái ngành có được hay không? Trình độ nào thì được chấp nhận?
Trên thực tế, với vị trí nhân viên hành chính nhân sự thì tốt nhất là những người học chuyên ngành Quản trị nhân lực, Hành chính học, Luật. Những ngành này cung cấp kiến thức nền tảng vững chắc và cho phép bạn rèn luyện kỹ năng cần thiết trong quá trình học. Tuy nhiên, những người học ngành khác cũng có thể làm NVHCNS, chẳng hạn như các chuyên ngành Ngoại ngữ, Sư phạm, Tâm lý học, Khoa học quản lý, Xã hội học, v.v.
Điều quan trọng là nếu trái ngành thì bạn nên tự học hỏi và tích lũy từ khi còn trên ghế nhà trường, chẳng hạn như hoạt động năng nổ trong các câu lạc bộ. Sau khi ra trường có thể chấp nhận thực tập vài tháng (dù có lương hay không) để hiểu được quy trình làm việc và tích lũy thêm kiến thức. Với vị trí NVHCNS thì trình độ đại học trở lên sẽ được ưu tiên nhưng bằng tốt nghiệp cao đẳng cũng vẫn có cơ hội.

Đọc thêm: Nhân viên hành chính Nhân sự học trường gì? thi khối gì?

2. Tính cách và định hướng của NVHCNS

Tính cách của NVHCNS quyết định người đó có phù hợp với nghề nghiệp hay không, đồng thời định hướng rõ ràng sẽ quyết định bạn có thể tiến xa bao nhiêu trong ngành này. Một NVHCNS nên là người thích giao tiếp và giỏi giao tiếp, EQ cao, chăm chỉ, thích môi trường văn phòng và mong muốn làm việc lâu dài, có mục tiêu thăng tiến rõ ràng (lên trưởng phòng, giám đốc, v.v.).

3. Công việc NVHCNS phù hợp với nữ giới hơn nam giới?

Đa số nhân viên hành chính nhân sự là nữ giới và điều này tạo ra sự mất cân bằng giới tính ngành nghề, không chỉ ở Việt Nam mà còn tại hầu hết các quốc gia khác trên thế giới. Nguyên nhân có thể là vì tính chất công việc phù hợp với nữ giới hơn nam giới, đặc biệt là trong việc cư xử khéo léo, sắp xếp các nhiệm vụ tại văn phòng. Tuy nhiên, nam giới cũng có thể làm nhân viên hành chính nhân sự nếu như yêu thích và có đam mê.

Việc làm nhân viên hành chính nhân sự phù hợp với những ai?

VIII. Cơ hội việc làm và triển vọng nghề nghiệp của NVHCNS

Công ty nào cũng cần nhân viên hành chính nhân sự để quản lý nguồn nhân lực và phụ trách các công việc tại văn phòng, do đó thị trường lao động luôn có nhu cầu tuyển dụng vị trí này. Điều bạn cần quan tâm là mình có đủ trình độ, năng lực và kinh nghiệm để trúng tuyển nhân viên hành chính nhân sự hay không mà thôi.
NVHCNS cũng được coi là công việc rất có tương lai. Bạn có thể thăng chức lên các vị trí cao hơn như trưởng phòng hành chính nhân sự hoặc chuyển sang chuyên làm về tuyển dụng - tuyển dụng nội bộ hoặc các công ty headhunt, làm chuyên gia đào tạo, v.v. Tất cả phụ thuộc vào định hướng, mục tiêu và sự nỗ lực của bản thân bạn.
Nếu như trở thành một nhân viên hành chính nhân sự xuất sắc là ước mơ của bạn thì đừng ngần ngại, bạn có thể chuẩn bị bắt đầu sự nghiệp của mình ngay từ hôm nay. Từ việc theo học các chuyên ngành liên quan đến từng bước tích lũy kinh nghiệm trong thực tế sẽ giúp bạn sẵn sàng và đạt được những thành công. Hành chính nhân sự là một nghề nghiệp thú vị và cho phép bạn học hỏi được rất điều bổ ích, không chỉ ứng dụng trong công việc mà còn cả trong cuộc sống.