A Dynamic Administrative Assistant - Trợ Lý Cho Chủ Môi Giới Năng Động

SGNCRBS-101 Mô tả công việc - Trợ lý cho Chủ môi giới năng động

Vai trò: Trợ Lý Điều Hành (làm 45+ giờ mỗi tuần)



Mức lương:

Nhận trước 2 triệu vnd sau 2 tuần đầu làm việc

Lương tháng từ 10 - 15 triệu tùy trải nghiệm công việc



• Làm việc trong môi trường năng động, chuyên nghiệp với nhiều cơ hội thăng tiến

• Tham gia hoạt động team building, tiệc cuối năm và các hoạt động văn hóa công ty

• Đào tạo thường xuyên, cải thiện trình độ và thăng tiến tài chính trong lĩnh vực bất động sản.



Nhiệm vụ và mục tiêu:

Mục tiêu của Trợ Lý Điều Hành là giúp Chủ môi giới giảm áp lực và tăng hiệu suất ở cả cuộc sống cá nhân và công việc. Bạn phụ trách phần lớn cuộc sống Chủ môi giới.

Nếu công việc không liên quan đến gia tăng lợi nhuận công ty, làm việc với khách hàng, hay phát triển đội nhóm, thì Chủ môi giới không nên tham gia. Hãy lượt bỏ bất kì việc gì nếu có thể.

Điều này giúp Chủ môi giới có nhiều thời gian thực hiện công việc mức độ cao, điều phối công ty phát triển, tăng trưởng, tạo việc làm và cơ hội cho những ai liên quan.

Việc này còn giúp Chủ môi giới sắp xếp thời gian nghỉ ngơi và nạp năng lượng để có thể làm việc 110% khi cần.

Người Trợ lý sẽ tổ chức các buổi hẹn và cuộc họp, lọc và phản hồi về email/sách du lịch/ngày giờ/sự kiện/lộ trình, gửi quà và lời cảm ơn đến mọi người, cũng như quan tâm đến các cá nhân và chủ doanh nghiệp đang hỗ trợ Chủ môi giới.



Quan trọng nhất, người Trợ lý sẽ hệ thống hóa tất cả công việc và có quy trình để tổ chức mọi thứ bằng những công nghệ mới nhất.



Năng lực phù hợp cho vai trò này:

1. Có tổ chức và lên kế hoạch

2. Chính trực, cam kết với công việc

3. Tham việc và nhanh nhẹn

4. Tiêu chuẩn cao

5. Cởi mở, biết lắng nghe và chủ động, tận tâm

6. Phản hồi nhanh, quản lý thời gian tốt

7. Sẵn sàng đón nhận thử thách mới

8. Chú ý đến chi tiết và có khả năng thuyết phục

9. Đáng tin cậy

10. Giao tiếp tiếng Anh tốt

11. Kỹ năng giao tiếp và thương lượng hiệu quả

12. Kỹ năng chỉnh sửa và viết tiếng Anh tốt

13. Khả năng kết nối và xã giao tốt

14. Kỹ năng phân tích và giải quyết vấn đề

15. Tích cực và hướng về kết quả



Bạn cần có những kỹ thuật nào để làm việc vị trí này?

Yêu cầu: Gmail, Google Calendar, Google Drive, Google Docs, Google Sheets, Facebook (tìm kiếm và đăng tin), Instagram (tìm kiếm và đăng tin), các website phổ biến đăng tin bất động sản, hóa đơn điện tử - Zoho, thành thạo MS Office (Word, Excel và Power Point)

Các kỹ năng đi kèm: chụp ảnh, Photoshop cơ bản, Lightroom cơ bản, cầm camera ổn định, làm việc vui vẻ





Văn hóa làm việc phù hợp:

Với văn hóa làm việc nhiều năng lượng, chúng tôi là đội ngũ kinh doanh có kỹ năng hàng đầu cả nước. Chúng tôi di chuyển nhanh, quyết định nhanh và hợp lý. Bạn cần là người có thể nhận việc và làm ngay chứ không xem xét tới lui hay cố tìm lối tắt. Chúng tôi cần người nghiêm túc và nhiệt huyết để thành công trong cuộc sống cá nhân và công việc, hướng tới sự tiến bộ nhanh chóng.



Phong cách của Saigon Cribs

1. Chân thành và chính trực luôn thắng

2. Nhanh làm sai thì sẽ tiếp tục làm sai và thường xuyên làm sai

3. Làm việc chăm chỉ và liên tục cải thiện

4. Mỗi người đều có trách nhiệm tạo điều kiện thay đổi và cải thiện

5. Tiêu chuẩn là phải đứng đầu.



Tài năng tự nhiên:

Khả năng lên kế hoạch, thực thi và có tổ chức



Trình độ chuyên môn:

- Ưu tiên có kinh nghiệm lên kế hoạch tổ chức sự kiện hoặc quản lý dự án

- Từng làm việc từ xa

- Đủ tín nhiệm để làm việc mà không cần giám sát



Kết quả làm việc/ Trách nhiệm:

Tháng đầu tiên:

1. Đảm nhiệm 75% công việc hỗ trợ được giao từ Chủ môi giới

2. Hoàn toàn đảm nhiệm email chăm sóc khách hàng liên quan đến hóa đơn và yêu cầu sửa chữa

3. Giải quyết những việc đang tồn đọng





Kết quả làm sau một quý

1. Chủ môi giới dành ít hơn 5 giờ mỗi tuần cho các công việc có thể bổ nhiệm

2. Thực hiện các yêu cầu và sắp xếp sửa chữa trong vòng 12 giờ

3. Đăng 5 bài bất động sản mới trên mạng xã hội, 6 ngày mỗi tuần



Thăng tiến:

1. Quản lý cơ quan toàn thời gian, quản lý và hỗ trợ đội ngũ tại văn phòng

2. Tăng lương



KPI's dựa trên:

1. Khoảng thời gian chủ môi giới dành cho các công việc mà thay vào đó người khác có thể làm với giá dưới 200$/ giờ

2. LER - Labor Efficiency Rate (mức hiệu quả lao động)

3. EPS - Employee Promoter Score (mức độ đề xuất từ nhân viên)



Các công việc ví dụ:

- Chuẩn bị các hóa đơn, kiểm tra các báo cáo trên tài khoản tiện ích online và soạn một biên bản hoàn chỉnh gửi cho khách thuê, dùng phần mềm hóa đơn điện tử cloud invoice.

- Thay mặt Chủ môi giới đặt lịch hẹn bằng Google Calendar, sắp xếp phương tiện nếu cần, hẹn gặp khách hàng, tổ chức thu âm, quay video căn hộ.

- Gửi quà, thiệp cảm ơn, mừng lễ, sinh nhật và những ngày đặc biệt, tạo mối quan hệ với cả những khách hàng, đối tác mới và hiện tại.

- Tổ chức sự kiện công ty, đi chơi, ăn tối, lễ trao thưởng.

- Thanh toán hóa đơn và thương lượng cắt giảm chi tiêu.

- Trả lời các yêu cầu về dịch vụ và sửa chữa, sắp xếp thợ sửa phù hợp với mức giá hợp lí.



Để đăng ký hãy gửi CV đến cùng với thư xin việc (cover letter) cho thấy lý do bạn là ứng viên phù hợp với cơ hội này.



SGNCRBS-101 Job Scorecard - Executive Assistant to Dynamic Broker



Role:

Executive Assistant (45+ hours per week)



Salary Range:

2 million vnd salary advance after working first 2 weeks

Monthly salary range of 10-15 million vnd depending on experience



• Working in a dynamic, professional environment with many opportunities for advancement

• Participating in Team Building activities, year-end parties, cultural activities of the company

• Regular training, professional improvement and financial advancement in the real estate industry





Mission and Purpose:

The purpose of the Executive Assistant role is to make the Broker less stressed and more productive in both his personal and professional life. You're in charge of running his life.



If it doesn't have to do with generating revenue for the company, working with clients, or developing the team, the Broker shouldn't be doing it. Any tasks that can be taken off of his plate, should be.



This free ups the Broker's time to work on high leverage activities that drive the company forward, creating growth, jobs and opportunity for everyone involved.



This also allows the Broker to schedule times to "turn off" during personal time and recharge so that he can give 110% while working on the business.



This person will coordinate appointments and meetings, filter and respond to email, book travel/dates/events/itinerary, send gifts and thank you's to people, and take care of all other personal and business admin support for the Broker.



Most importantly, this person will systematize all tasks and create procedures to keep things organized using the latest technology systems.



Role Competencies:

1. Organizing and planning

2. Integrity with commitments

3. Aggressiveness & hustle

4. High standards

5. Open mind, listening, proactive and dedicated

6. Fast response times, excellent in time management

7. Willingness to take new challenges

8. Attention to detail and persuasive

9. Trustworthiness

10. Good in English communication

11. Effective communication and negotiation skills

12. Excellent editing and writing in English

13. Have a strong interpersonal skills and socialization skills

14. Good analytical and problem-solving skills

15. Self-motivated with a results-driven approach



What technical knowledge do you need to perform in your role?

Required: Gmail, Google Calendar, Google Drive, Google Docs, Google Sheets, Facebook (search and posting), Instagram (general search and posting), popular websites for property listings, cloud invoicing - Zoho invoice, proficient in MS Office (Word, Excel & PowerPoint)



Bonus Skills: photography, basic Photoshop, basic Lightroom, holding a camera steady, having fun



Culture Fit:

Our work culture is very dynamic, we are the top skilled sales team in the country. We move very quickly, make quick decisions and slow to change them. You need to be someone who can take orders and follow through right away without second guessing the bosses or trying to find shortcuts. We need someone who will be serious and passionate about being successful in their personal and professional life and looking to make quick advancements.



The Saigon Cribs Way

1. Honesty & Integrity Always Win

2. Fail Fast, Fail Forward, Fail Often

3. Hard Work & Continuous Improvement

4. Everyone is Responsible for Facilitating Change and Improvements

5. Best Is The Standard



Native Genius:

• Planning, Executing and Organizing



Qualifications:

• Past event planner and project manager experience preferred

• Experienced working virtually

• Trustworthy enough to work without supervision



Outcomes / Responsibilities:



1st Month

1. Take over 75% of assistant tasks from Broker

2. Fully take over customer service emails related to billing and repairs requests

3. Take over and purge the current tasks backlog



Measurables for QTR:



1. Broker spends less than 5 hours per week on tasks that could be delegated

2. Service requests are processed and repair tech scheduled within 12 hours of requests

3. 5 new property listings posted on social media, 6 days a week



Grow Into:



1. Full time office manager, managing the front desk and supporting the team in the office

2. Increased salary roles



KPI's:



1. Broker's amount of time spent on tasks that can be done for under $200/hr

2. LER - Labor Efficiency Rate

3. EPS - Employee Promoter Score



Example Tasks:



• Preparing bill statements, checking utility account statements online and compiling a complete rental statement report and sent to the tenant customer, using cloud invoicing software

• Book appointments on behalf of the broker, using google calendar, arrange transportation where needed, client meetings, podcasts, property visits with camera crew

• Sending gifts, thank you cards, holidays, birthdays and special dates, establishing relationships with new and existing clients and partners

• Organizing company team events, outings, dinners, award ceremonies,

• Paying bills and negotiating expense cuts

• Respond to repair and service requests, schedule the appropriate repair technician at best cost



To apply send your CV to with cover letter explaining why you feel you are the best candidate for this opportunity.

___