Accountant Cum Purchasing Officer

DUTIES & RESPONSIBILITIES:
1. Accounting (70%):
Receivable:
• 1.1. Reconcile daily revenue between iPOS and Minvoice (Đối chiếu doanh thu hàng ngày giữa phần mềm bán hàng iPOS và phần mềm xuất hóa đơn Minvoice);
• 1.2. Issue invoices and send to customers (VAT Invoice Output Check & Sign & Send) (Kiểm tra hóa đơn đầu ra, xuất hóa đơn và gửi khách hàng);
• 1.3. Record revenue in the accounting system (Nhập hóa đơn doanh thu vào hệ thống kế toán);
• 1.4. Support to solve Daily Sale Report issue when report FALSE (Xử ký các vấn đề liên quan đến báo cáo doanh thu hàng ngày);
• 1.5. Verify the accuracy of Cashier Report, Void/ Discount/[protected info] (Kiểm tra tính chính xác của báo cáo thu ngân, báo cáo hủy/ giảm giá/...);
• 1.6. Check Payoo service Commission (Kiểm tra hoa hồng phí dịch vụ Payoo);
• 1.7. Reconcile intercompany (Đối chiếu các giao dịch nội bộ);
• 1.8. Record receipt in the system (Bank, Cash,...) (Ghi nhận các khoản thu tiền từ ngân hàng và tiền mặt vào hệ thống);
• 1.9. Prepare documentaries of Loan,... to submit SBV (Chuẩn bị tài liệu các khoản vay để nộp Ngân hàng Nhà nước);
• 1.10. Check delivery goods of kitchen and bar, collect good receipts and invoices, key good receipts in the system (Kiểm tra giao nhận hàng của bếp và quầy bar, tập hợp các phiếu giao nhận hàng và hóa đơn, và nhập lên hệ thống);
• 1.11. Do monthly closing (Các công việc đóng sổ hàng tháng);
• 1.12. Record new fixed asset in the system (Ghi nhận tài sản mới vào hệ thống).
Payable:
• 1.1. Book input invoices in the system (Nhập các hóa đơn đầu vào lên hệ thống);
• 1.2. Book payments in bank and cash in the system (Nhập các khoản thanh toán ngân hàng và tiền mặt vào hệ thống);
• 1.3. Reconcile the balance in bank and cash (Đối chiếu số dư ngân hàng và tiền mặt);
• 1.4. Book good issues in the system (Ghi nhận xuất kho lên hệ thống);
• 1.5. Prepare payment lists (Chuẩn bị danh sách công nợ phải trả);
• 1.6. Reconcile payable balances with suppliers (Đối chiếu số dư phải trả với nhà cung cấp);
• 1.7. Accrue expense and cost (Trích trước chi phí);
• 1.8. Collect documents and provide them to outsourcing (Thu thập và cung cấp chứng từ cho bên thứ ba);
• 1.9. Other tasks assigned by higher level (Những công việc khác được giao bởi cấp quản lý).
2. Purchasing (30%): for restaurant, prefer F&B experience
• 2.1. Identify cost-saving opportunities without compromising on quality (Xác định các cơ hội tiết kiệm chi phí mà không ảnh hưởng đến chất lượng);
• 2.2. Monitor market trends and supplier performance to make informed purchasing decisions (Theo dõi xu hướng thị trường và hiệu suất của nhà cung cấp để đưa ra quyết định mua hàng sáng suốt);
• 2.3. Build and maintain strong relationships with suppliers to ensure timely delivery of goods (Xây dựng và duy trì mối quan hệ chặt chẽ với các nhà cung cấp để đảm bảo giao hàng đúng hạn);
• 2.4. Negotiate contracts and terms with suppliers to secure favourable pricing and terms (Đàm phán hợp đồng và các điều khoản với nhà cung cấp để đảm bảo giá cả và các điều khoản thuận lợi);
• 2.5. Conduct regular supplier evaluations to assess performance and address any issues proactively (Thực hiện đánh giá nhà cung cấp thường xuyên để đánh giá hiệu suất và chủ động giải quyết mọi vấn đề);
• 2.6. Monitor inventory levels and forecast demand to prevent stock outs and minimize excess inventory (Theo dõi mức tồn kho và dự báo nhu cầu để ngăn ngừa tình trạng hết hàng và giảm thiểu tồn kho dư thừa);
• 2.7. Coordinate with Heads of Restaurant, Bar, Kitchen to understand inventory needs and preferences (Phối hợp với Trưởng phòng để hiểu nhu cầu và sở thích về hàng tồn kho);
• 2.8. Implement inventory control measures to reduce waste and optimize storage space (Thực hiện các biện pháp kiểm soát hàng tồn kho để giảm thiểu lãng phí và tối ưu hóa không gian lưu trữ);
• 2.9. Ensure that all purchased goods meet the company's quality standards and regulatory requirements (Đảm bảo rằng tất cả hàng hóa mua vào đều đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng và yêu cầu quy định của công ty);
• 2.10. Conduct quality checks on incoming deliveries and handle any discrepancies or issues (Thực hiện kiểm tra chất lượng hàng hóa đầu vào và xử lý mọi sai sót hoặc vấn đề);
• 2.11. Work with suppliers to address quality concerns and implement corrective actions as needed (Làm việc với các nhà cung cấp để giải quyết các mối quan ngại về chất lượng và thực hiện các hành động khắc phục khi cần thiết);
• 2.12. Maintain accurate records of procurement activities, including purchase orders, contracts, and supplier communications (Duy trì hồ sơ chính xác về các hoạt động mua sắm, bao gồm đơn đặt hàng, hợp đồng và thông tin liên lạc với nhà cung cấp);
• 2.13. Other ad-hoc purchasing related duties and responsibilities assigned (Các nhiệm vụ và trách nhiệm khác liên quan đến mua hàng được giao bởi cấp quản lý.)