Mô tả Công việc
MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Vị trí:
Nhân viên Hành chính kiêm Tuyển dụng (Admin cum Recruitment)
1. Công tác hành chính
Hỗ trợ Trưởng phòng trong các công việc hành chính và vận hành văn phòng hằng ngày.
Tiếp nhận và xử lý điện thoại, email, thư từ; đón tiếp khách và chuẩn bị phòng họp phục vụ các cuộc họp nội bộ hoặc tiếp khách.
Quản lý văn phòng phẩm và vật dụng văn phòng; theo dõi tồn kho, thực hiện đặt hàng, làm việc với nhà cung cấp và theo dõi tiến độ
giao hàng.
Quản lý việc đăng ký gửi xe cho nhân viên; làm thẻ nhân viên ra vào.
Thu thập, lưu trữ và cập nhật hồ sơ, thông tin nhân viên bản gốc và trên hệ thống; cập nhật danh sách nhân viên, biểu đồ công ty.
Thực hiện các công việc văn thư như soạn thảo, in ấn, scan, sắp xếp và lưu trữ tài liệu, hồ sơ.
Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ, biểu mẫu và thực hiện các thủ tục hành chính khi tiếp nhận nhân viên mới, bao gồm hướng dẫn điền biểu mẫu, giới thiệu nội quy công ty và đăng ký dấu vân tay.
Thực hiện các công việc hành chính khác theo sự phân công của cấp trên.
Quản lý và bảo mật hồ sơ, thông tin nhân viên theo quy định của công ty.
2. Công tác tuyển dụng
Tiếp nhận nhu cầu tuyển dụng từ các bộ phận, đăng tin tuyển dụng và tìm kiếm ứng viên qua các kênh phù hợp.
Tiếp nhận, sàng lọc hồ sơ ứng viên và liên hệ ứng viên để trao đổi thông tin ban đầu.
Sắp xếp lịch phỏng vấn, phối hợp với quản lý tuyển dụng và các bộ phận liên quan trong quá trình phỏng vấn.
Theo dõi tiến độ tuyển dụng, cập nhật kết quả và liên hệ ứng viên để thông báo kết quả theo quy trình của công ty.
Phối hợp thực hiện các thủ tục tiếp nhận và hội nhập nhân viên mới, đảm bảo nhân viên được chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và điều kiện làm việc trong ngày đầu nhận việc.
Phụ trách quy trình tuyển dụng end to end
3. Tổ chức hoạt động nội bộ
Phối hợp lên kế hoạch và tổ chức các hoạt động nội bộ như sinh nhật nhân viên, sự kiện công ty và các dịp lễ, Tết.
Liên hệ nhà cung cấp để lấy báo giá, đặt mua quà tặng và chuẩn bị quà cho nhân viên vào các dịp như Tết Nguyên đán, Quốc tế Phụ nữ 8/3, Tết Trung thu và các sự kiện khác.
Phụ trách chuẩn bị, trang trí và sắp xếp không gian tổ chức sự kiện; đảm bảo các vật dụng, quà tặng và công tác hậu cần được chuẩn bị đầy đủ.
Hỗ trợ tổ chức các hoạt động gắn kết nhân viên và các chương trình nội bộ khác theo kế hoạch được phê duyệt.
JOB DESCRIPTION
Position: Admin cum Recruitment Executive
1. Administrative Tasks
Assist the Department Manager with daily administrative tasks and office operations.
Handle incoming phone calls, emails, and correspondence; welcome visitors and prepare meeting rooms for internal meetings and business visits.
Manage office supplies and equipment, including monitoring inventory, placing orders, coordinating with suppliers, and tracking deliveries.
Manage employee parking registration and arrange employee ID cards with access control functions.
Collect, maintain, and update original employee records and personnel information in the HR system; maintain the employee list and organizational chart.
Perform general clerical duties, including document preparation, printing, scanning, filing, and record keeping.
Prepare documents and forms and assist with administrative procedures for new employees, including guiding them through form completion, introducing company rules and regulations, and arranging fingerprint registration.
Perform other administrative duties as assigned by the supervisor.
Maintain the confidentiality and security of employee records and personnel information in accordance with company policies.
2. Recruitment
Receive recruitment requests from departments, post job advertisements, and source candidates through appropriate recruitment channels.
Receive and screen applications and contact candidates to obtain preliminary information.
Arrange interview schedules and coordinate with hiring managers and relevant departments throughout the interview process.
Monitor recruitment progress, update hiring status, and communicate recruitment results to candidates in accordance with company procedures.
Coordinate new employee onboarding procedures to ensure that all required documents and workplace arrangements are prepared before the employee's first working day.
Manage end to end recruitment process
3. Internal Events & Employee Engagement
Coordinate the planning and organization of internal activities, including employee birthday celebrations, company events, and holiday celebrations.
Contact suppliers to obtain quotations, arrange gift purchases, and prepare employee gifts for occasions such as Lunar New Year, International Women's Day (March 8), Mid-Autumn Festival, and other special events.
Prepare, decorate, and arrange event spaces, ensuring that all necessary materials, gifts, and logistical arrangements are in place.
Support employee engagement initiatives and other internal activities in accordance with approved plans.