Mô tả Công việc
Admin dự án: chịu trách nhiệm thực hiện các công việc hành chính, lưu trữ tài liệu, quản lý hồ sơ dự án và hỗ trợ công tác kết nối, điều phối thông tin giữa Giám đốc/
Quản lý Dự án với các bên liên quan (khách hàng, nhà thầu, các phòng ban nội bộ), đảm bảo dự án vận hành thuận lợi, đúng tiến độ và đúng quy trình.
A. Quản lý Hồ sơ & Tài liệu Dự án:
Lưu trữ & Phân loại: Quản lý, lưu trữ toàn bộ hồ sơ, hợp đồng, bản vẽ, biên bản họp, tài liệu kỹ thuật, tờ trình... của dự án cả bản cứng và bản mềm (theo chuẩn mực quản lý hồ sơ công ty).
Theo dõi Công văn: Tiếp nhận, phân loại, ghi sổ và chuyển giao các công văn đến/đi, tài liệu, đề xuất từ đối tác, nhà thầu, khách hàng.
Soạn thảo: Soạn thảo các văn bản, thông báo, thư từ trao đổi, tờ trình, hợp đồng (theo mẫu) liên quan đến dự án.
B. Hỗ trợ Điều phối & Vận hành Dự án:
Tổ chức Cuộc họp: Đặt phòng họp, chuẩn bị tài liệu, thiết bị, gửi thư mời họp nội bộ hoặc họp với đối tác/nhà thầu.
Ghi Biên bản họp (MoM): Trực tiếp tham gia các cuộc họp dự án, ghi chép biên bản chi tiết và gửi cho các bên liên quan sau cuộc họp; theo dõi tiến độ thực hiện các công việc đã thống nhất trong biên bản.
Theo dõi Tiến độ: Hỗ trợ Quản lý Dự án cập nhật bảng tiến độ (Gantt chart/Task list), nhắc nhở các thành viên/đội nhóm hoàn thành công việc đúng hạn.
C.
Quản lý Tài chính & Thủ tục Hành chính Dự án
Theo dõi Thanh toán: Tiếp nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ thanh toán, hóa đơn, chứng từ từ nhà thầu/đối tác và làm thủ tục trình ký, chuyển Phòng Kế toán xử lý.
Quản lý Chi phí: Theo dõi các khoản chi phí hành chính, công tác phí, vật tư văn phòng phục vụ riêng cho Phòng Dự án.
-----------------------------------
QUYỀN LỢI:
Cơ hội huấn luyện: Cơ hội phát triển và thăng tiến
Đồng nghiệp: Môi trường trẻ, cởi mở, hòa đồng, thân thiện.
Quà chúc mừng sinh nhật, 8/3, 20/10, trung thu, Tết.
Hỗ trợ cơm trưa
Được hưởng chế độ BHYT, BHXH, BHTN theo quy định.
Cung cấp thiết bị làm việc (PC/Laptop/Email)
Chương trình khám sức khỏe dành cho nhân viên hằng năm.
12 ngày phép/năm và các ngày nghỉ lễ/chế độ theo quy định.
Có xe đưa đón khu vực Biên Hòa, Dĩ An (xe đón tại Bệnh Viện Đồng Nai, ngã 3 Vũng Tàu, bến xe Biên Hòa)
Có ký túc xá cho nhân viên tại công ty (đối với NV ký HĐLĐ chính thức)
Yêu Cầu Công Việc
Làm việc giờ hành chính: 08h00 - 16h30 (Thứ Hai tới Thứ Bảy)
Tốt nghiệp Đại học/Cao đẳng các chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Ngoại ngữ, Hành chính Văn phòng, Quản lý Dự án
Kinh nghiệm: Từ 1 năm kinh nghiệm ở vị trí Thư ký, Admin,
Trợ lý Dự án hoặc Hành chính Văn phòng (Ưu tiên ứng viên từng làm trong ngành liên quan đến lĩnh vực hoạt động của công ty như Xây dựng, CNTT, Chế tạo/Sản xuất...).
Tin học văn phòng: Thành thạo MS Office (Word, Excel, PowerPoint)
Kỹ năng mềm & Tố chất:
Cẩn thận & Tỉ mỉ: Có tinh thần trách nhiệm cao, tỉ mỉ trong việc kiểm tra số liệu, hồ sơ, biên bản, hợp đồng, thanh toán.
Giao tiếp & Tương tác: Khả năng giao tiếp, truyền đạt thông tin rõ ràng, khéo léo với nhiều bên khác nhau.
Sắp xếp công việc: Kỹ năng quản lý thời gian tốt, kỹ năng sắp xếp công việc, đa nhiệm