Admin Executive (Fluent in Chinese)

- Maintain office systems, including supplies, equipment, and facilities.
Quản lý hệ thống văn phòng, trang thiết bị, cơ sở vật chất
- Maintain accurate records and databases, both digital and physical.
Lưu trữ, cập nhật hồ sơ, cơ sở dữ liệu cả bản cứng và bản mềm
- Organize and archive documents, ensuring proper storage and retrieval.
Quản lý và lưu trữ tài liệu, đảm bảo lưu trữ thích hợp và dễ dàng truy vấn khi cần thiết
- Coordinate with vendors and service providers for office needs.
Làm việc với nhà cung ứng để đảm bảo hoạt động của văn phòng
- Assist in the procurement of goods and services by communicating with vendors to obtain product information, negotiate terms, contract review and address inquiries.
Hỗ trợ mua hàng, dịch vụ cho văn phòng, tìm kiếm và thương lượng với nhà cung ứng để lựa chọn sản phẩm/dịch vụ thích hợp dựa trên thông tin sản phẩm, điều khoản thương lượng, hợp đồng, ...
- Maintain positive relationships with suppliers to facilitate smooth procurement transactions.
Thúc đẩy giao dịch mua hàng thuận lợi thông qua duy trì, phát triển mối quan hệ với nhà cung ứng.
- Provide administrative assistance to various departments as needed.
Hỗ trợ các phòng ban khác công việc hành chính
- Manage correspondence, including emails, calls, and letters.
Quản lý thư tín, cuộc gọi, email,...
- Arrange traffic and accommodation, schedule meetings, and appointments.
Sắp xếp nơi lưu trú, phương tiện vận chuyển khi cần thiết, bố trí hỗ trợ các cuộc họp.