Admin Executive

1. Paperwork 80%
Chuẩn bị, soạn thảo, xử lý các văn bản và giấy tờ, hồ sơ, hợp đồng, thư từ của Khách hàng và Nhà cung cấp theo quy trình, biểu mẫu của công ty.
Đề xuất các biểu mẫu, quy trình văn bản giấy tờ phù hợp với tính chất công việc và theo yêu cầu của dự án/ công ty từng thời điểm.
Trình ký hồ sơ và đóng dấu.
Quản lý Chuyển Phát Nhanh: gửi hồ sơ đến khách hàng/ đối tác & theo dõi đảm bảo hồ sơ được vận chuyển đúng nơi;
Scan Hợp đồng và sắp xếp lưu trữ các bộ hồ sơ hợp lý
Hỗ trợ công việc, theo dõi, xử lý các tình huống phát sinh, báo cáo kịp thời đến bộ phận liên quan;
Đối chiếu và kiểm tra tính chính xác của paperwork: Hợp đồng, Biên bản nghiệm thu, Hóa đơn,...;
Phối hợp chặt chẽ với các bộ phận Account, Kế toán,... để giải quyết các vấn đề liên quan;
Theo dõi, kiểm tra, báo cáo kết quả chứng từ cho các bộ phận liên quan
2. Hành chính 20%
Giám sát chung và bao quát việc tiếp đón khách hàng đến văn phòng;
Làm việc trực tiếp với các bên cung cấp dịch vụ cho văn phòng như chuyển phát nhanh, văn phòng phẩm,...
Mua sắm các trang thiết bị, văn phòng phẩm cho công ty, thực phẩm phục vụ cho nhu cầu của nhân viên;
Kiểm tra máy móc thiết bị văn phòng như: máy in, máy scan, máy cắt giấy để sửa chữa và báo cáo kịp thời;
Quản lý tài sản, cơ sở vật chất, thiết bị văn phòng của Công ty; thực hiện thủ tục bàn giao, thu hồi và kiểm kê tài sản định kỳ