Admin & Office Management

** Job Purpose:

- Đảm bảo vận hành trơn tru các hoạt động hành chính và văn phòng

- Điều phối các hoạt động và hoạt động của văn phòng đồng thời hỗ trợ văn thư và hành chính cho ban quản lý.

- Làm việc như trợ lý/thư ký của Giám đốc



*** Main tasks

Administrative

- Thực hiện lễ tân khi có yêu cầu như đón tiếp khách, hỗ trợ các cuộc họp / sự kiện

- Thực hiện các công văn, văn bản quy trình làm việc với các cơ quan Nhà nước như Ban quản lý KCN, các Ban quản lý

- Thực hiện và duy trì hệ thống / thủ tục hành chính văn phòng

- Thiết lập các cuộc họp đã lên lịch và thêm các phương tiện cần thiết

- Soạn thảo và gửi các thông báo quản trị

- Quản lý chương trình làm việc / sắp xếp du lịch / cuộc hẹn, v.v.: đặt chỗ, hợp đồng và thanh toán, lịch trình, v.v.

- Thiết lập các hoạt động của nhóm như các chuyến đi công ty, xây dựng nhóm, các sự kiện của công ty.

- Làm visa cho nhân viên đi công tác nước ngoài khi có nhu cầu

- Phối hợp và hợp tác với các lãnh sự quán, đại sứ quán và các dịch vụ thị thực



Office controlling

- Làm việc với HSE và HR để quản lý vệ sinh văn phòng, an toàn lao động và môi trường, đại dịch.

- Hỗ trợ đồng nghiệp bất cứ khi nào cần thiết

- Các nhiệm vụ khác có liên quan theo sự phân công



Daily HR's operation task

- Bảo trì và sửa chữa các thiết bị văn phòng như máy lạnh, máy in & photocopy, v.v.

- Làm việc với nhóm bảo trì để giám sát và đảm bảo rằng các thiết bị chung đang chạy ổn định để vận hành các nhà máy

- Hỗ trợ quản lý cơ sở vật chất bằng cách lưu trữ hóa đơn, chứng từ, hợp đồng liên quan đến mua bán, thuê, mượn cơ sở vật chất, trang thiết bị trong công ty



Cooperate Culture

- Kết hợp với HR xây dựng và thực hiện văn hóa doanh nghiệp

- Đào tạo cho một số nhân sự về các kỹ năng mềm có liên quan đến VHDN