Admin Officer

Welcome visitors/ appointments in a professional manner.
Chào đón khách/ tiếp nhận khách hẹn một cách chuyên nghiệp
Handle telephone calls/ take messages/ make appointments using professional and polite phone manner.
Xử lý cuộc gọi/ nhận tin nhắn/ thu xếp cuộc hẹn qua điện thoại một cách chuyên nghiệp và lịch sự.
Manage office machine to ensure all office equipment is in its best condition.
Quản lý máy móc trong văn phòng để đảm bảo tất cả thiết bị đều được vận hành tốt.
Handling front office reception and administration duties, including greeting guests and offering them a beverage, handling company inquiries.
Thực hiện các công việc lễ tân kiêm hành chính văn phòng, bao gồm đón khách và mời nước, xử lý những thắc mắc từ khách về thông tin công ty.
Control and manage the meeting rooms schedule on daily basic, to ensure the meeting rooms are ready for using.
Kiểm soát và quản lý việc sử dụng phòng họp hàng ngày nhằm bảo đảm phòng họp luôn sẵn sàng khi có nhu cầu sử dụng.
Control the switchboard system and channel the calls to appropriate person with a house style greeting message in a timely fashion manner.
Trực điện thoại và chuyển cuộc gọi đến cá nhân có liên quan, trình bày ngắn gọn và hiệu quả.
Manage all in and out correspondences with details record to ensure the document arrive in an appropriate person.
Quản lý thư gửi ra và nhận về với bản lưu thông tin chi tiết nhằm bảo đảm thư được chuyển đến đúng cá nhân.
Gather and update the internal and external channel contact list.
Tổng hợp và cập nhật danh sách thông tin liên lạc nội bộ và bên ngoài.
Coordinate with other employees to ensure the company run smoothly.
Phối hợp với đồng nghiệp để đảm bảo công ty được vận hành trôi chảy.
Assist Line Manager in supply, control and manage stationaries, equipment for the office, booking hotel, air ticket, etc.
Hỗ trợ Quản lý trực tiếp trong việc cung cấp, kiểm soát và quản lý văn phòng phẩm, thiết bị văn phòng, đặt khách sạn, vé may bay và các công việc khác.
Prepare contract/amendment with available template.
Soạn thảo hợp đồng / bản sửa đổi theo mẫu
Prepare paperwork relating contract review request (CRR) and purchase request.
Chuẩn bị các giấy tờ liên quan đến Yêu Cầu Xem Xét Hợp Đồng (CRR) và phiếu yêu cầu mua hàng.
Upload contract on Intellect and download to submit for GD's signature.
Tải hợp đồng lên hệ thống Intellect và tải xuống bản đã được xem xét trình Tổng giám Đốc ký.
Follow up, chasing stakeholders to have the contract executed.
Phối hợp, đốc thúc các bên liên quan để hoàn tất việc ký kết hợp đồng.
Manage filing task of Development and Legal.
Lưu trữ kho hồ sơ các khối hồ sơ Phát triển Dự án và Pháp Lý.
Being the contact point of Development vendors / consultants and others.
Làm đầu mối liên lạc của các nhà cung cấp / tư vấn mãng Phát triển Dự án.
Follow up payments for current vendors (Development), do progress claim certificate.
Theo dõi công tác thanh toán cho các nhà cung cấp hiện tại (Bộ phận Phát triển Dự án), chuẩn bị các chứng chỉ thanh toán.
Support to translating document (official Letter, Contract, etc.)
Hỗ trợ việc dịch thuật (công văn / Hợp đồng, v.v.)
Support HR in completion of procedure of making appointment with Consulates, do notarization and legalization, urgent submission of visa renewal or visa application to Immigration Department.
Hỗ trợ bộ phận Nhân sự hoàn tất các thủ tục liên quan đến: đặt hẹn với lãnh sự, làm công chứng lãnh sự, xin cấp / làm mới thị thực nhập cảnh cho Nhân viên người nước ngoài tại Cục Xuất Nhập Cảnh.
Support Purchasing in receiving stuff (samples, documents, invoices, etc) from vendor and send to them appropreate receiver.
Hỗ trợ bộ phận Thu mua nhận hàng hóa (hàng mẫu, tài liệu, hóa đơn, v.v. ) từ nhà cung cấp và chuyển đến nơi nhận theo yêu cầu.
Perform other jobs related to same functions and duties or assume other responsibilities and functions as assigned by management.
Thực hiện các phân công khác trong trách nhiệm và chức năng hoặc các trách nhiệm và chức năng khác do ban giám đốc chỉ định.