ADMIN PHÒNG QUẢN LÝ DỰ ÁN

** Lưu trữ hồ sơ, cập nhật tài liệu:
* Archive records, update documents:
- Các Hợp đồng dự án, Bảng tiến độ CDT duyệt, Bảng tiến độ sản xuất của nhà máy.
Project contracts, approved schedule of the Investor, Schedule of production of the plant.
- Theo dõi và cập nhật danh sách nhân sự tại dự án: CHT, CHP, Giám sát, thủ kho, thư ký công trình, defect, công nhật, ...và các chế độ chính sách của phòng quản lý dự án.
Monitor and update the list of personnel at the project: Site Manager, Deputy Site Manager, Supervisor, stocker, secretary of the project, defect, worker, ... and the policy regime of the project management department.
- Lập, lưu hồ sơ và theo dõi các Phiếu điều động công tác của nhân viên phòng quản lý dự án.
Prepare, record and follow up the Worksheets of project management staff.
- Phổ biến các thông báo/ Quy định của công ty hay của Bộ phận liên quan đến Ban chỉ huy tại công trình.
Disseminate notices / Regulations of the company or the Division related to the Steering Committee at the construction site.
- Chuyển/nhận các thông tin đến các bộ phận liên quan theo yêu cầu của Trưởng phòng QLDA : thông báo, công văn, email....
Transfer / receive information to the relevant departments at the request of the Project Manager: announcement, dispatch, email ...
- Lưu trữ các hồ sơ, tài liệu của phòng quản lý dự án theo tiêu chuẩn ISO.
Archive project management documents according to ISO standards.
** Theo dõi công việc tại dự án:
* Track the work at the project:
- Đề xuất và quản lý lưu trữ các dụng cụ, công cụ, máy móc, thiết bị, đồng phục,giày, nón bảo hộ để cung cấp ra công trình/ ALCHN.
Proposing and managing the storage of tools, tools, machines, equipment, uniforms, shoes, helmets to provide out work / ALCHN.
- Lập danh sách theo dõi việc cung cấp và phân phát các dụng cụ, công cụ, máy móc, thiết bị, đồng phục,giày, nón bảo hộ xuống công trình.
Keep track of the supply and distribution of tools, tools, machines, equipment, uniforms, shoes, and helmets to the site.
- Tiếp nhận giải quyết các đề xuất từ công trình:
Receiving and handling proposals from the project:
+ Đề xuất các dụng cụ/ thiết bị máy móc cho văn phòng kho tại công trình
Proposing tools / equipment for warehouse office at the construction site,
+ Đề xuất cung cấp dụng cụ , công cụ, đề xuất đồng phục, nón, giày bảo bộ
Proposals to provide tools, tools, uniforms, hats and shoes
+ Đề xuất sửa chửa / thay mới các thiết bị/ máy móc hư hỏng.
Proposing repair / replacement of damaged equipment / machinery.
+ Theo dõi đặt VPP cho Ban chỉ huy tại công trình.
Keep track of stationery for the Command Committee at the project
+ Đề xuất làm kho/ di dời kho vật tư và các đề xuất khác theo yêu cầu của Ban chỉ huy tại công trình.
Proposals for warehouse / relocation of material storage and other proposals at the request of the Steering Committee at the project.
- Thực hiện công tác hành chánh, văn thư cho Ban chỉ huy tại công trình như: đóng dấu, phát hành chuyển giao hồ sơ tài liệu, bản vẽ..v.v
Perform administrative work, records for the Steering Committee at the project such as: stamp, release and transfer of documents and drawings .. etc
- Cung cấp các hồ sơ/ tài liệu cho Ban chỉ huy tại công trình khi triển khai dự án.
Provide documents / documents to the Steering Committee at the construction site when implementing the project.
- Phối hợp với Ban chỉ huy tại công trình để thực hiện các quy trình của bộ phận dự án.
Collaborate with the command committee at the construction site to implement the processes of the project department.
- Cập nhật theo dõi và luân chuyển đến các bộ phận liên quan về các phiếu sản phẩm không phụ hợp của bộ phận dự án.
Follow-up updates and rotation to the relevant departments on the project product unconformity product coupons.
- Đề nghị tạm ứng theo yêu cầu của Ban chỉ huy tại công trình để chi trả các khoản chi tại công trình.
Proposing an advance payment at the request of the Steering Committee at the construction site to pay for the construction expenses.
- Trình duyệt các hồ sơ/ đề nghị thanh toán hoàn ứng cho Ban chỉ huy tại công trình.
Submitting the completed dossiers / requests for payment to the Steering Committee at the construction site.
- Phối hợp với các bộ phận liên quan để thống kê theo dõi tình hình thanh toán cho các thầu phụ và NCC.
Coordinate with relevant departments to track the payment situation for subcontractors and suppliers.
- Bốc KLĐH để PMD làm HĐDA.
Loading typical quantities for PMD to work on project contracts.
- Bốc KLLĐ để làm thanh toán cho thầu phụ.
Unload the production volume to make payment for subcontractors.
- Kiểm tra khối lượng thanh toán theo đợt cho các thầu phụ và trình BGĐ phê duyệt.
Check the payment volume in installments for subcontractors and submit to the Board of Directors for approval.
- Triển khai hồ sơ pháp lý, nhật ký thi công, biện pháp thi công các dự án.
Deploying legal documents, construction diary, construction methods of projects.
- Tiếp nhận Đề nghị thanh toán của ALCHN và trình ký.
Receive ALCHN's Payment Request and sign it.
- Lập file / hồ sơ theo dõi các khoản tạm ứng / khoản chi tại công trình.
Create a file / record of advances / expenses at the construction site.
- Phối hợp với thư ký công trình / kế toán công trình trong việc tập hợp hồ sơ chấm công của nhân sự tại công trình hàng tháng. Coordinate with the building secretary / accountant in gathering the attendance records of personnel at the site monthly.
- Chuẩn bị và phối hợp với thư ký công trình làm các thủ tục / thẻ ra vào công trình.
Preparing and coordinating with the building secretary to carry out procedures / access cards.
- Soạn thảo các văn bản, quy chế, quy trình làm việc theo yêu cầu của trưởng bộ phận.
Drafting documents, regulations, work processes at the request of the head of the department.
- Sọan thảo văn bản, hợp đồng, làm thủ tục thanh toán với NCC/ Đơn vị dựng kho vật tư/ văn phòng hoặc đơn vị bảo vệ kho hàng tại công trình.
Drafting documents, contracts, payment procedures with the supplier / Unit building materials / office or warehouse protection unit at the project.
- Soạn thảo các thông báo công văn (Việt-Anh), gửi các bộ phận liên quan/ cơ quan liên quan.
Compose official dispatch (Vietnamese-English), send to relevant departments / agencies.
- Thư ký và ghi biên bản các cuộc họp trong nội bộ và bên ngoài tại công trình.
Secretary and minutes of internal and external meetings at the site
- Báo cáo cho Ban Giám đốc theo định kỳ hàng tuần, tháng về công việc
Report to the Board of Directors periodically weekly, monthly on the work
- Phối hợp với các bộ phận khác để lập báo cáo hàng tuần.
Coordinate with other departments to prepare weekly reports.
- Thực hiện những công việc khác theo phân công của cấp trên.
Perform other duties as assigned by superiors.
** Tự phát triển cá nhân:
* Personal self-development:
- Đưa ra các sáng kiến /phương pháp để cải tiến đổi mới trong công việc/ quản lý công việc.
Provide ideas / methods to improve innovation in work / work management.
- Tham gia các khóa học nội bộ và bên ngoài nhằm nâng cao năng lực.
Participate in internal and external courses to improve capacity.