Admin Trainee

I. TÓM TẮT CÔNG VIỆC:
Thực Tập Sinh Hành Chính sẽ hỗ trợ nhóm hành chính trong các công việc văn phòng hàng ngày, bao gồm các nhiệm vụ hành chính, quản lý tài liệu, lập lịch làm việc và hỗ trợ các hoạt động vận hành. Đây là cơ hội để học hỏi và phát triển kỹ năng về tổ chức, giao tiếp và quản lý văn phòng.
II. NHIỆM VỤ CHÍNH:
1. Quản lý tài liệu và dữ liệu:
Hỗ trợ tổ chức và duy trì hệ thống lưu trữ tài liệu, cả giấy tờ và điện tử.
Giúp chuẩn bị, quét và lưu trữ các tài liệu, đảm bảo chúng được sắp xếp chính xác.
Hỗ trợ nhập dữ liệu và cập nhật tài liệu trên các hệ thống nội bộ hoặc bảng tính.
Soạn thảo, định dạng và kiểm tra lại các tài liệu, công văn nội bộ.
2. Lên lịch và điều phối:
Hỗ trợ lập lịch cho các cuộc họp, cuộc gọi hội nghị và các cuộc hẹn.
Giúp điều phối các sự kiện nội bộ, cuộc họp và các hoạt động nhóm.
Hỗ trợ sắp xếp lịch trình cho trưởng phòng.
3. Hỗ trợ công việc văn phòng chung:
Quản lý thư từ đến và đi, bao gồm email và thư tín.
Trả lời điện thoại, ghi chú thông tin và chuyển cuộc gọi cho người phụ trách.
Quản lý vật tư văn phòng, đặt mua và theo dõi việc cung cấp văn phòng phẩm cần thiết.
Hỗ trợ các công việc cúng kiếng trong văn phòng vào các ngày mùng một và mười lăm hàng tháng.
Đón tiếp khách và hướng dẫn họ đến các bộ phận hoặc người phụ trách.
Duy trì môi trường làm việc chuyên nghiệp, tạo ấn tượng tốt với khách và đối tác.
Cung cấp thông tin cơ bản hoặc hỗ trợ cho khách hàng và nhân viên khi cần.
Hỗ trợ các công việc văn phòng khác phát sinh theo yêu cầu.
Hỗ trợ các bộ phận và nhóm khác trong công ty với các nhiệm vụ hành chính phát sinh.
4. Sắp xếp cuộc họp và công tác:
Hỗ trợ đặt chỗ cho các chuyến công tác (vé máy bay, khách sạn, phương tiện di chuyển)
5. Hỗ trợ các dự án hành chính:
Giúp thực hiện các công việc liên quan đến ngân sách, báo cáo chi phí và các thủ tục hành chính khác.
Hỗ trợ các dự án hành chính đang diễn ra và cập nhật thông tin khi cần thiết.
III. YÊU CẦU CÔNG VIỆC:
Trình độ học vấn: Sinh viên trung cấp, cao đẳng năm cuối hoặc mới tốt nghiệp các chuyên ngành Quản trị Văn phòng, Quản trị Kinh doanh, hoặc các ngành liên quan.
Kỹ năng giao tiếp: Kỹ năng giao tiếp tốt bằng cả lời nói và viết.
Kỹ năng tổ chức: Khả năng ưu tiên công việc và quản lý nhiều nhiệm vụ cùng lúc.
Chú ý đến chi tiết: Đảm bảo các công việc hoàn thành chính xác và đúng hạn.
Quản lý thời gian: Khả năng làm việc độc lập và đáp ứng thời hạn công việc.
Kỹ năng máy tính: Thành thạo bộ công cụ Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) và các thiết bị văn phòng cơ bản (máy in, máy quét, v.v.).
Kỹ năng giao tiếp tốt: Thái độ chuyên nghiệp, thân thiện và khả năng giao tiếp hiệu quả với nhiều đối tượng khác nhau.
Kinh nghiệm thực tập ít nhất 3 tháng trong các lĩnh vực Nhân sự, Hành chính, Pháp lý hoặc các lĩnh vực liên quan là một lợi thế.
Thực tập toàn thời gian trong thời gian 6 tháng.
IV. CHÍNH SÁCH NHÂN SỰ:
Phụ cấp: 3,000,000 VND/tháng (gross)
Ứng viên có thể có cơ hội trở thành nhân viên chính thức sau khi hoàn thành thực tập thành công.
Được tham gia tất cả các hoạt động nhân sự theo chính sách của công ty.
Môi trường làm việc năng động, đồng nghiệp trẻ tại công ty Marketing Agency.
Dynamic working environment, young colleagues in Marketing Agency.
Thời gian làm việc: Toàn thời gian (9:00 - 18:00), từ Thứ Hai đến Thứ Sáu.
Địa điểm làm việc: Tầng 12A, Tòa nhà Long Tower 101 - 103 Nguyễn Cửu Vân, Phường 17, Quận Bình Thạnh, TP. Hồ Chí Minh, Việt Nam.
V. THÔNG TIN ỨNG TUYỂN:
Cover letter + CV.
Link Facebook, Instagram, Linkedin hoặc tài khoản xã hội khác (Nếu có).
Portfolio (Nếu có)