Administrative Assistant - Trợ Lý Hành Chính

Mô tả Công việc
Main missions:
Assist Director on all administrative aspects of the company. (Human Resources, Accounting, logistic ...)
Administration:
Phone answer and coordination to each department depending on the caller.
Welcoming all visitors and coordination with employees.
Send and receive documents/ samples
Manage office supplies, stationery, pantry orders, takes inventory of supplies, replenish and restock when necessary
Human Resources:
Prepare labor contract following agreement / decision taken by Director
Prepare registration with authorities for new employees
Solving basic internal administrative issues
Together with managers, grasp the situation and arrange employee support issues (eg: company policies, administrative procedures)
Handling expats administration scope such as VISA, WP, etc.
Support foreign Visitors with VISA, hotel, flight tickets, [protected info] for promotion/short business trip purposes.
Accounting:
Invoice saving,
Manage monthly payment for company expenses
Keep accounting data available (contract, invoice, payment slip) to accountants.
Provide data to authorities following law requirements
Handle with local bank (taking bank statement and cash withdrawal)
Petty cash management
Logistic:
Manage fowarders on import - export activities
Preparation of all importation documents
Follow up the custom clearance procedure with suppliers
Provide data to authorities following law requirements
Respond to all other request from the director depending on other job demands.
----------------------------------------------------
Nhiệm Vụ Chính:
Hỗ trợ Giám Đốc tất cả các công việc hành chính của công ty (Nhân Sự, Kế Toán, Logistic...)
Hành chính:
Nhận - trả lời các cuộc gọi và chuyển cho các phòng ban liên quan
Chào đón khách và liên kết với nhân viên.
Nhận và gửi thư/ bưu kiện
Quản lý vật tư văn phòng, văn phòng phẩm, đặt cơm trưa cho nhân viên, kiểm kê vật tư, và bổ sung khi cần thiết
Nhân Sự:
Chuẩn bị hợp đồng lao động theo thỏa thuận / quyết định của Giám Đốc
Đăng ký với phòng lao động cho nhân viên mới
Giải quyết các vấn đề hành chính nội bộ cơ bản
Cùng với các quản lý, nắm bắt tinh hình và sắp xếp các vấn đề hỗ trợ nhân viên (VD: các chế độ, thủ tục hành chính)
Hỗ trợ các vấn đề về thủ tục visa, giấy phép lao động cho người nước ngoài
Hỗ trợ khách nước ngoài trong các vấn đề về, khách sạn, vé máy bay, phương tiện đi lại... trong các chuyến công tác ngắn ngày.
Kế toán:
Lưu trữ hóa đơn
Chuẩn bị hồ sơ thanh toán các khoản chi hàng tháng
Cập nhật thông tin (hợp đồng, hóa đơn, giao dịch ngân hàng) cho kế toán
Cung cấp dữ liệu cho cơ quan theo quy định của pháp luật.
Làm việc với ngân hàng địa phương (lấy sao kê ngân hàng và rút tiền mặt)
Quản lý tiền mặt
Xuất nhập khẩu:
Quản lý nhà vận chuyển thực hiện các hoạt động xuất nhập khẩu
Chuẩn bị chứng từ cho các lô hàng nhập khẩu
Giám sát quy trình khai hải quan với đơn vị cung cấp dịch vụ.
Cung cấp dữ liệu cho cơ quan theo quy định của pháp luật.
Đáp ứng các yêu cầu khác từ cấp quản lý tùy thuộc vào nhu cầu công việc.
Assist Director on all administrative aspects of the company. (Human Resources, Accounting, logistic ...)
Phone answer and coordination to each department depending on the caller.
Welcoming all visitors and coordination with employees.
Send and receive documents/ samples
Manage office supplies, stationery, pantry orders, takes inventory of supplies, replenish and restock when necessary
Prepare labor contract following agreement / decision taken by Director
Prepare registration with authorities for new employees
Solving basic internal administrative issues
Together with managers, grasp the situation and arrange employee support issues (eg: company policies, administrative procedures)
Handling expats administration scope such as VISA, WP, etc.
Support foreign Visitors with VISA, hotel, flight tickets, [protected info] for promotion/short business trip purposes.
Invoice saving,
Manage monthly payment for company expenses
Keep accounting data available (contract, invoice, payment slip) to accountants.
Provide data to authorities following law requirements
Handle with local bank (taking bank statement and cash withdrawal)
Petty cash management
Manage fowarders on import - export activities
Preparation of all importation documents
Follow up the custom clearance procedure with suppliers
Provide data to authorities following law requirements
Respond to all other request from the director depending on other job demands.
Hỗ trợ Giám Đốc tất cả các công việc hành chính của công ty (Nhân Sự, Kế Toán, Logistic...)
Nhận - trả lời các cuộc gọi và chuyển cho các phòng ban liên quan
Chào đón khách và liên kết với nhân viên.
Nhận và gửi thư/ bưu kiện
Quản lý vật tư văn phòng, văn phòng phẩm, đặt cơm trưa cho nhân viên, kiểm kê vật tư, và bổ sung khi cần thiết
Chuẩn bị hợp đồng lao động theo thỏa thuận / quyết định của Giám Đốc
Đăng ký với phòng lao động cho nhân viên mới
Giải quyết các vấn đề hành chính nội bộ cơ bản
Cùng với các quản lý, nắm bắt tinh hình và sắp xếp các vấn đề hỗ trợ nhân viên (VD: các chế độ, thủ tục hành chính)
Hỗ trợ các vấn đề về thủ tục visa, giấy phép lao động cho người nước ngoài
Hỗ trợ khách nước ngoài trong các vấn đề về, khách sạn, vé máy bay, phương tiện đi lại... trong các chuyến công tác ngắn ngày.
Lưu trữ hóa đơn
Chuẩn bị hồ sơ thanh toán các khoản chi hàng tháng
Cập nhật thông tin (hợp đồng, hóa đơn, giao dịch ngân hàng) cho kế toán
Cung cấp dữ liệu cho cơ quan theo quy định của pháp luật.
Làm việc với ngân hàng địa phương (lấy sao kê ngân hàng và rút tiền mặt)
Quản lý tiền mặt
Quản lý nhà vận chuyển thực hiện các hoạt động xuất nhập khẩu
Chuẩn bị chứng từ cho các lô hàng nhập khẩu
Giám sát quy trình khai hải quan với đơn vị cung cấp dịch vụ.
Cung cấp dữ liệu cho cơ quan theo quy định của pháp luật.
Đáp ứng các yêu cầu khác từ cấp quản lý tùy thuộc vào nhu cầu công việc.