Chuyên Viên Chăm Sóc Khách Hàng

- Trực điện thoại Hotline trong giờ hành chính, chuyển line/ yêu cầu đến bộ phận dịch vụ/ kỹ thuật & các cá nhân liên quan, hậu cần tiếp khách;
- Phối hợp với đại diện Chủ đầu tư trong việc tiếp nhận và quản lý thông tin của khách hàng, hộ dân nhận bàn giao nhà, cư dân chuyển đến ở...v.v;
- Làm thủ tục cung cấp dịch vụ tại Tòa nhà: Hợp đồng dịch vụ, gửi xe, thẻ cư dân/thẻ ra/vào/thẻ gửi xe và các dịch vụ Công ty cung cấp cho khách hàng, cư dân;
- Tiếp nhận và xử lý các yêu cầu, phàn nàn, khiếu nại của khách hàng/cư dân (đơn kiến nghị, góp ý, các thông tin trên mạng xã hội, thư tín...) theo quy trình và báo cáo Trưởng ban QLTN hoặc Bộ phận có liên quan để kịp thời xử lý đối với các thông tin có tiềm ẩn rủi ro khủng hoảng hoặc các sự cố nghiêm trọng để xử lý;
- Lập đề xuất mua bán trang thiết bị, vật tư, CCDC...v.v trong phạm vi công việc được Trưởng ban giao;
- Lưu trữ, sắp xếp các hồ sơ giấy tờ một cách khoa học: các thủ tục của khách hàng, các văn bản ban hành của Công ty/Ban QLTN;
- Theo dõi, quản lý công tác thực hiện nội quy lao động, giờ giấc làm việc của CBNV trong Ban quản lý Tòa nhà; kiểm soát thời gian làm việc, chấm công và tổng hợp bảng công gửi về Phòng HC-NS để tổ chức làm lương;
- Chuẩn bị hội trường/phòng họp theo lịch họp của BQLTN và tham dự và ghi biên bản cuộc họp nếu được yêu cầu;
- Quản lý văn phòng phẩm, trang thiết bị tài sản phục vụ cho hoạt động văn phòng của BQLTN;
- Soạn thảo, dịch thuật các công văn đến và công văn đi và phân phối các bản ghi nhớ, thông tin và các công văn có tính chất công việc được đề xuất bởi Trưởng ban quản lý tòa nhà;
- Thay mặt Trưởng ban quản lý gửi đi các nhiệm vụ cần thực hiện đến toàn thể nhân viên một cách khoa học và theo dõi để đảm bảo rằng công việc được hoàn thành chính xác;
- Hỗ trợ Trưởng ban thương thảo với các nhà cung cấp/các nhà thầu về những vấn đề cần thiết cho công tác điều hành và các hoạt động của công ty khi được chỉ định;
- Điều phối và lập kế hoạch cho các nhân sự thực hiện công việc trong ngày/ tuần và tháng;
- Giám sát và đánh giá kết quả hoạt động của các nhân viên trong bộ phận. Xử lý những yêu cầu của khách hàng mà cấp dưới không giải quyết được;
- Thường xuyên kiểm tra nhật ký công việc của bộ phận để đảm bảo mọi việc được hoàn thành đầy đủ;
- Lưu lại những phàn nàn khó xử lý và phối hợp các bộ phận liên quan cách giải quyết thích hợp để hướng dẫn nhân viên xử lý khi gặp lại tình huống tương tự;
- Lên kế hoạch và tổ chức triển khai thực hiện các khoá đào tạo, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ cho các nhân viên trong bộ phận. Phân công việc hướng dẫn, đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên mới của bộ phận;
- Tổ chức họp định kỳ, đột xuất bộ phận lễ tân để triển khai công việc, thông báo những quy định - chính sách mới
- Làm các báo cáo theo quy định. Đảm bảo các báo cáo hàng ngày/ hàng tuần/ hàng tháng/ hàng quý/ hàng năm được soạn thảo và nộp đúng thời hạn;
- Thực hiện các công việc khác theo phân công của Trưởng ban.