Chuyên Viên Chuỗi Cung Ứng (Supply Chain Executive)

1. Phụ trách đặt chỗ vận chuyển và điều phối hàng cho sản xuất hàng loạt
· Tiếp nhận, kiểm tra và xử lý các yêu cầu đặt chỗ từ bộ phận Mua hàng.
· Tìm kiếm, mở rộng mạng lưới nhà vận chuyển và tối ưu hóa chi phí cước vận tải.
· Kiểm tra giá cước với các đơn vị vận chuyển, lập bảng báo giá so sánh và trình cấp trên phê duyệt kế hoạch lấy hàng.
· Quản lý, duy trì các tài khoản hoạt động ổn định, đảm bảo lịch thanh toán
· Theo dõi tình trạng chứng từ, lịch trình vận chuyển (ETA/ETD/ETW)
· Thông báo kịp thời và chuyển giao đầy đủ thông tin cho bộ phận xuất nhập khẩu tiến hành khai báo hải quan.
· Cập nhật tình trạng vận chuyển, tiến độ giao hàng cho bộ phận Mua hàng.
2. Phụ trách Mua hàng mẫu
· Quản lý, liên hệ và theo dõi tiến độ nhập hàng mẫu với các nhà cung cấp trong và ngoài nước.
· Kiểm tra đặc tính sản phẩm, tiêu chuẩn kỹ thuật hàng hóa và tính hợp lệ của các chứng từ liên quan.
· Điều phối và chủ động làm việc với các đơn vị vận chuyển để tiến hành lấy hàng mẫu.
· Bàn giao đầy đủ chứng từ hàng mẫu cho bộ phận xuất nhập khẩu để thực hiện khai báo hải quan.
· Theo dõi và cập nhật kịp thời tình trạng hàng mẫu cho bộ phận liên quan.
3. Quản lý tồn kho và thực hiện đơn hàng
· Theo dõi tồn kho, kế hoạch nhập hàng và các đơn đặt hàng đang mở.
· Phối hợp với Kho, Kinh doanh và Chăm sóc khách hàng để đảm bảo giao hàng đúng tiến độ.
· Chủ động xử lý các vấn đề thiếu hàng, chậm giao hoặc gián đoạn nguồn cung.
4. Báo cáo và Cải tiến
· Lập báo cáo định kỳ về mua hàng, vận chuyển, hàng hóa và tồn kho.
· Theo dõi hiệu quả nhà cung cấp và các chỉ số chuỗi cung ứng.
· Đề xuất giải pháp cải tiến nhằm nâng cao hiệu quả vận hành và tối ưu chi phí
· Hỗ trợ lưu trữ hồ sơ nhà cung cấp và kiểm toán.
[English below]
1. Mass Production Shipment Booking and Logistics Coordination
• Receive, review, and process shipment booking requests from the Purchasing team.
• Identify, develop, and maintain relationships with freight forwarders and logistics service providers to optimize transportation costs.
• Obtain freight quotations, prepare cost comparison reports, and submit transportation proposals for management approval.
• Maintain carrier accounts and ensure timely payment in accordance with agreed terms.
• Monitor shipping documents and shipment schedules, including ETA, ETD, and ETW.
• Provide complete shipping documentation and shipment information to the Logistics team for customs clearance.
• Update the Purchasing team on shipment status and delivery progress in a timely manner.
2. Sample Procurement Coordination
• Manage and coordinate sample procurement activities with domestic and overseas suppliers.
• Verify product specifications, technical requirements, and the accuracy of related documentation.
• Coordinate with freight forwarders and logistics partners to arrange sample collection and transportation.
• Prepare and hand over complete shipping documents to the Logistics team for customs clearance.
• Monitor shipment status and provide timely updates on sample deliveries to relevant departments.
3. Inventory Management and Order Fulfillment
• Monitor inventory levels, replenishment plans, and open Purchase Orders.
• Coordinate with Warehouse, Sales, and Customer Service teams to ensure timely order fulfillment.
• Proactively resolve supply shortages, shipment delays, and supply chain disruptions to minimize business impact.
4. Reporting and Continuous Improvement
• Prepare periodic reports on procurement, logistics, and inventory performance.
• Monitor supplier performance and key Supply Chain KPIs.
• Recommend process improvement initiatives to enhance operational efficiency and optimize costs.
• Support supplier documentation management and maintain records for internal and external audits.