1. Quản lý con dấu
- Quản lý việc nhận/trả hồ sơ hàng ngày; điều phối lịch khi phát sinh số lượng lớn
- Cấp số công văn đi theo quy định
- Theo dõi, kiểm kê và kiểm soát tình trạng/số lượng con dấu
- Thực hiện hủy dấu cũ và cấp dấu mới theo yêu cầu
2. Quản lý & lưu trữ hồ sơ
- Hợp đồng (mua sắm, thương mại, xây dựng)
- Hồ sơ pháp lý dự án
- Hồ sơ pháp lý công ty
3. Công chứng / Sao y tài liệu
- Tiếp nhận yêu cầu từ các phòng ban
- Kiểm tra hồ sơ và làm việc với đơn vị công chứng
- Bàn giao hồ sơ đã công chứng
- Tổng hợp và thực hiện thanh toán chi phí liên quan
4. Truy xuất & cung cấp hồ sơ
- Tiếp nhận yêu cầu khai thác hồ sơ
- Kiểm tra tình trạng hồ sơ và quyền truy cập
- Cung cấp hồ sơ cho các đơn vị theo đúng quy định
5.
Quản lý kho lưu trữ
- Quản lý hồ sơ tại kho dự án
- Phối hợp quản lý hồ sơ tại kho lưu trữ bên ngoài (Crown)
6. Công việc hành chính & báo cáo
- Cấp số công văn trên hệ thống
- Theo dõi và lưu trữ văn bản đã phát hành
- Lập báo cáo định kỳ về công tác quản lý hồ sơ
- Lập ngân sách, theo dõi chi phí và thực hiện thanh toán
7. Xây dựng hệ thống & quy trình
- Tham gia xây dựng và cải tiến hệ thống quản lý văn bản, lưu trữ
- Đề xuất cải tiến quy trình nhằm nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ
- Tốt nghiệp Đại học các ngành: Hành chính, Quản trị, Luật, Lưu trữ hoặc liên quan
- Có 2-5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Document Control / Quản lý hồ sơ
- Có kinh nghiệm làm việc với hệ thống lưu trữ, số hóa tài liệu
- Cẩn thận, tỉ mỉ, có khả năng quản lý khối lượng hồ sơ lớn
- Kỹ năng phối hợp và làm việc với nhiều phòng ban
- Có khả năng sử dụng tiếng Anh trong công việc (tương đương TOEIC 600+ hoặc tương đương)
- Có thể đọc hiểu tài liệu, quy trình, hợp đồng bằng tiếng Anh; giao tiếp cơ bản trong môi trường làm việc liên quan đến hàng không
- Ưu tiên ứng viên: Có kinh nghiệm làm việc với đơn vị lưu trữ bên ngoài (ví dụ: Crown)