Chuyên Viên Hành Chánh Phòng Quản Lý Vận Hành

Assist in the preparation of reports, budget tracking and procurement.
Hỗ trợ chuẩn bị báo cáo, theo dõi ngân sách và mua sắm.
Search for potential vendors; contact and be responsible for supply and inventory management.
Tìm kiếm các đơn vị cung cấp/nhà thầu tiềm năng; liên hệ và chịu trách nhiệm về việc cung cấp và quản lý hàng hóa lưu kho.
Assist in control of the movement of materials within the company.
Hỗ trợ kiểm soát việc luân chuyển vật tư trong công ty.
Assist in supervision of service providers and contractors to ensure that works carried out are satisfactory.
Hỗ trợ giám sát các đơn vị cung cấp dịch vụ và nhà thầu để đảm bảo công việc được thực hiện đạt yêu cầu.
Handle tenants' requests as well as identify, plan and initiate improvement work to enhance the value of the properties.
Giải quyết các yêu cầu của khách thuê cũng như xác định, lập kế hoạch và chủ động thực hiện cải tiến để nâng cao giá trị của tòa nhà.
Guide tenants about the building rules and regulations, registration for signature, person in charge, parking, business extension hours, etc...
Hướng dẫn khách thuê thực hiện nội quy, quy định của tòa nhà, đăng ký chữ ký mẫu, người phụ trách, bãi đậu xe, gia hạn giờ hoạt động kinh doanh, v.v...
Be responsible for the coordination with tenants for back of the house facilities, trash disposal, pest control, safety and security issues. This includes coordinating hygiene requirement for F&B tenants.
Chịu trách nhiệm phối hợp với khách thuê về các vấn đề cơ sở vật chất sau tòa nhà, xử lý rác thải, kiểm soát côn trùng, an ninh - an toàn. Việc này bao gồm điều phối yêu cầu vệ sinh với khách thuê dịch vụ ăn uống.
Prepare reports and presentations with statistical data, as assigned.
Chuẩn bị báo cáo và thuyết trình với dữ liệu thống kê, theo phân công.
Organize a filing system for important and confidential Operation documents. Keep all records and documentation updated daily, accessible, and organized.
Sắp xếp hệ thống lưu trữ các tài liệu bảo mật quan trọng của phòng Vận hành. Đảm bảo tất cả hồ sơ và tài liệu được cập nhật hàng ngày, có thể truy cập và có tổ chức.
Maintain and update Operation databases
Duy trì & cập nhật cơ sở dữ liệu phòng Vận hành
Distribute, store, and track correspondence, documents (e.g. letters, emails, quotations, invoices, RFAs, contracts, tenders packages, incident reports and packages ...)
Phân phối, lưu trữ và theo dõi thư từ, tài liệu (ví dụ: thư từ, email, báo giá, hóa đơn, tờ trình, hợp đồng, hồ sơ thầu, báo cáo sự việc ...)
Perform cash management and bank reconciliation activities in accordance with company policy and procedures.
Thực hiện các hoạt động quản lý tiền mặt và đối chiếu ngân hàng theo chính sách và quy trình thủ tục của công ty.
Create and update records and databases (parking fee, utilities fee, tracking document, budget...) with finance.
Tạo và cập nhật hồ sơ và cơ sở dữ liệu (phí đỗ xe, phí tiện ích, theo dõi hồ sơ, ngân sách...) với phòng tài chính.
Key in the data on SAP: MM, the ad-hoc (utilities, electricity event, work order, signature, parking, LPG, storage...)
Nhập dữ liệu trên phần mềm SAP: MM (quản lý hàng hóa, vật liệu), ad-hoc (tiện ích, điện, đơn hàng, chữ ký mẫu, bãi đậu xe, LPG, kho lưu trữ...)
Assist colleagues whenever necessary
Hỗ trợ đồng nghiệp khi cần thiết
Performs other task as assigned.
Thực hiện các công việc khác theo phân công.