Chuyên viên hành chánh

I. Mô tả công việc chính

• Quản lý & thanh toán chi phí vận hành 11 cơ sở
  • Thanh toán định kỳ các chi phí tại 11 địa điểm: SR Q7, SR Q2, SR Sala, VP Hà Nội (2 tầng), Kho Nhà Bè, Kho SEC, Taka, Royal HN, Kho PHL, thuê nhà Ban Giám đốc
  • Chi phí bao gồm: tiền mặt bằng, điện, nước, gửi xe, internet, cước điện thoại cố định & di động...
  • Theo dõi, đối chiếu & thanh toán công nợ hàng tháng với nhà cung cấp: chuyển phát nhanh EMS/247, Grab, Xanh SM, phí bảo vệ, tạp vụ, bảo trì thang máy, vé máy bay, nước uống...
  • Lưu trữ hóa đơn, chứng từ đầy đủ; đối chiếu & chuyển cho bộ phận Kế toán đúng hạn
• Mua sắm & cấp phát vật tư, trang thiết bị
  • Khảo sát giá, đặt hàng & mua sắm đồ dùng cho toàn hệ thống
    • Văn phòng phẩm, in ấn, namcard, ấn phẩm
    • Đồng phục, bảo hộ lao động
    • Nội thất: bàn ghế, tủ lạnh, máy lạnh...
    • Vật tư phát sinh: mâm cúng, trà sữa, nước uống, dụng cụ PCCC, thay bình chữa cháy, thay lõi lọc nước, vệ sinh máy lạnh định kỳ...
  • Tiếp nhận, kiểm tra chất lượng, cấp phát & theo dõi tình trạng sử dụng tại các cơ sở
• Hỗ trợ công việc phát sinh & ngoài giờ
  • Đặt vé máy bay, phòng khách sạn, đặt hoa, hỗ trợ hoạt động CLB Golf & các sự kiện của Ban Giám đốc
  • Nhận phiếu đề xuất sử dụng xe, sắp xếp & theo dõi lịch làm việc tài xế
  • Quản lý lịch trực, kiểm tra công việc của đội bảo vệ, nhân viên tạp vụ tại các văn phòng/kho
  • Thực hiện các công vụ, giao nhận tài liệu, chuyển vật tư giữa các cơ sở theo yêu cầu
• Di chuyển & hỗ trợ hoạt động giữa các văn phòng
  • Linh động di chuyển giữa Văn phòng Q7 ↔ Văn phòng Q2 để chuyển tài liệu, vật tư, hỗ trợ công việc
  • Chuẩn bị phòng họp, tiếp đón khách hàng, đối tác; đảm bảo vệ sinh, cơ sở vật chất luôn sẵn sàng
  • Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Giám đốc phân công