Chuyên Viên Hành Chính Nhân Sự kiêm văn thư

1.Công tác nhân sự:
Xây dựng data, lưu trữ hồ sơ lý lịch của CBGV&NV, định kỳ rà soát bổ sung. Theo dõi, cập nhật, bổ sung, sắp xếp hồ sơ lao động, văn bản liên quan đến công tác nhân sự đảm bảo đầy đủ đúng quy định, ngăn nắp
Theo dõi quá trình làm việc của CBGV&NV, thực hiện quy trình đánh giá, tái ký, chấm dứt HĐLĐ...
Soạn thảo quyết định thay đổi thông tin liên quan đến chế độ, thời hạn, công việc so với HĐLĐ của CBGV&NV
Thực hiện báo cáo nhân sự định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu.
2. Công tác hành chính:
Trực tiếp soạn thảo văn bản, tài liệu, văn thư báo cáo... theo chỉ thị và gửi đến các bộ phận liên quan;
Theo dõi, sắp xếp lịch phòng họp của toàn hệ thống, đảm bảo phòng họp sử dụng đúng mục đích và có hiệu quả.
Sắp xếp lịch sử dụng xe, thanh toán các chi phí phát sinh liên quan tới xe của trường.
Thực hiện việc chuyển phát nhanh, giao nhận các loại hợp đồng, hóa đơn, chứng từ và chuyển ngay cho các bộ phận liên quan
Dự trù và đề xuất văn phòng phẩm phục vụ nhu cầu hoạt động của bộ phận, tiếp nhận và theo dõi lưu trữ sử dụng.
Thực hiện công tác tiếp đón khách đến làm việc và liên hệ với các bộ phận có liên quan.
Dự trù và chuẩn bị hậu cần tiếp đón khách
3. Công tác văn thư:
Quản lý và sử dụng con dấu đúng quy định: Bảo quản, giao nhận con dấu đúng quy định; Sử dụng con dấu đúng quy cách, đúng thẩm quyền; Trực tiếp đóng dấu, lập sổ theo dõi việc sử dụng con dấu.
Quản lý văn bản hành chính:
+ Tiếp nhận văn bản đến, sắp xếp và chuyển nhanh đến các bộ phận liên quan;
+ Quản lý, sắp xếp, chuyển văn bản đi, đảm bảo đúng thời gian, đúng người nhận. Lưu trữ đầy đủ thông báo hoàn thành gửi hồ sơ, nhất là những bản chính/ bản gốc;
+ Lưu thông tin vào phần mềm / sổ lưu trữ, sử dụng mã phân loại theo nhóm hồ sơ gửi đi / gửi đến / lưu kho ..., hoặc theo từng nhóm nội dung;
+ Đánh dấu các hồ sơ lưu trữ, nhập mã đánh dấu vào phần mềm hoặc sổ lưu trữ... trước khi cất vào kho để thuận lợi tìm kiếm khi cần;
+ Theo dõi, giám sát quy trình lưu thông của những hồ sơ từ các phòng ban (gửi đến / gửi đi), kịp thời hỗ trợ nếu phát sinh sự cố;
+ Trực tiếp in ấn, photo tài liệu gửi đến nhiều phòng ban. Lưu trữ, bảo quản bản gốc.
4. Công tác thư ký:
Sắp xếp lịch, tổ chức các cuộc họp;
Chuẩn bị tài liệu, thu thập thông tin cần thiết theo yêu cầu;
Ghi chép và tổng hợp nội dung các cuộc họp để phục vụ công tác chuyên môn
Sắp xếp lịch trình công tác cho Ban Lãnh đạo
Lập kế hoạch toàn bộ hành trình chuyến đi;
Hỗ trợ và theo dõi các vấn đề hậu cần như vé máy bay, visa, khách sạn, phương tiện đi lại;
Lập báo cáo chi phí cho các chuyến đi và làm thủ tục tất toán với bộ phận kế toán.
Soạn thảo/biên, phiên dịch tài liệu tiếng Anh khi có yêu cầu.
5. Công việc khác:
Phối hợp/ hỗ trợ tổ chức các sự kiện, văn hóa của trường.
Thực hiện các nhiệm vụ khác được phân công