Chuyên Viên Hành Chính Nhân Sự

1. Quản lý, lưu trữ hồ sơ và chứng từ
• Soạn thảo các loại hợp đồng, phụ lục hợp đồng liên quan đến các đơn vị thầu, nhà cung cấp (theo mẫu của Công ty hoặc từ nhà cung cấp). Sau đó, tiến hành trình ký (bản cứng) theo đúng quy trình trình ký chứng từ của cống Công ty để hoàn tất hồ sơ.
• Quản lý, lưu trữ và sắp xếp văn bản, hồ sơ hành chính.
• Quản lý và cập nhật các dữ liệu (bản cứng, bản mềm).
• Phối hợp với cấp trên duy trì và phát triển các hoạt động liên quan đến văn hoá Công ty.
2. Theo dõi và xử lý hồ sơ và chứng từ
• Tiếp nhận và ban hành các thông tin/ thông báo nội bộ: đơn xin nghỉ phép, thai sản, nghỉ việc... Nghỉ lễ, nghỉ tết...
• Thực hiện theo dõi các hồ sơ của nhân viên từ lúc mới vào công ty cho đến khi rời khỏi Công ty.
• Tiếp nhận bàn giao hồ sơ nghỉ việc: quyết định nghỉ việc, tờ rời BHXH, ...
• Các công tác liên quan đến hành chính khác: mua hoa, quà sinh nhật ... tặng nội bộ hoặc khách hàng.
3. Quản lý tài sản và thiết bị doanh nghiệp
• Theo dõi bàn giao thiết bị, máy móc của công ty đến các bộ phận liên quan.
• Quản lý và lưu trữ các chứng từ có liên quan đến việc bàn giao tài sản/ trang thiết bị/ công cụ dụng cụ phục vụ công việc của nhân viên các bộ phận.
• Liên hệ các đối tác, nhà cung cấp để thực hiện việc kiểm tra và đề xuất việc sửa chữa khi phát sinh sự cố.
4. Tuyển dụng nhân sự
• Tiếp nhận các yêu cầu tuyển dụng từ các phòng ban.
• Triển khai tuyển dụng theo kế hoạch từ cấp trên phân bổ.
• Phối hợp công tác phỏng vấn ứng viên cùng với các phòng ban.
• Gửi thông báo, soạn thảo thư mời nhận việc đối với ứng viên đã trúng tuyển.
• Hướng dẫn, giới thiệu cho nhân viên mới về các chính sách, quy định của công ty.
• Giới thiệu nhân sự mới vào nhận việc với các phòng ban.
5. Công việc lương thưởng
• Tổng hợp ngày công, tính lương, thưởng và các đãi ngộ khác cho người lao động và chuyển bộ phận kế toán có ý kiến trước khi trình Ban Giám đốc duyệt theo đúng quy trình và thời gian quy định của Công ty và các Đơn vị trực thuộc.
• Phối hợp các Trưởng Bộ phận/ Phòng ban liên quan đánh giá thử việc để tiến hành ký HĐLĐ chính thức cho NLĐ.
• Soạn thảo HĐLĐ, Phụ lục HĐLĐ, HĐ CTV & trình ký phê duyệt theo đúng quy trình.
• Theo dõi và cập nhật hệ thống những thay đổi về mức lương của người lao động.
• Chấp hành đúng quy định về BHYT, BHXH và các thủ tục liên quan.
• Phối hợp bộ phận Kế toán Công ty thực hiện các thủ tục quyết toán thuế TNCN, báo tăng/ giảm BHXH cho NLĐ kịp thời.
• Đề xuất/ hỗ trợ các phòng ban trong Công ty và các Đơn vị thành viên triển khai những lớp đào tạo nhân viên nhằm phục vụ công việc hoặc theo yêu cầu của Luật Lao động/ Quy định của Cơ quan Ban ngành cho NLĐ: hội nhập, nghiệp vụ, chứng nhận VS ATTP,...
6. Phụ trách công việc của 02 tòa nhà Văn phòng Tri Giao & Green Pax
• Tuyển dụng nhân sự mới/ bổ sung theo yêu cầu của Ban Giám đốc.
• Thực hiện, quản lý, lưu trữ những hồ sơ/ chứng từ liên quan đến công việc hành chính và nhân sự.
• Quản lý các loại Hợp đồng/ Phụ lục Hợp đồng/ Thỏa thuận liên quan đến công việc bao gồm: Đơn vị thuê văn phòng, Đơn vị/ Đối tác cung cấp dịch vụ, ....
• Phối hợp với các Bộ phận/ Phòng ban có liên quan để thực hiện/ hoàn thiện các thủ tục pháp lý hỗ trợ việc vận hành và kinh doanh tòa nhà Văn phòng theo quy định.
• Phối hợp với các Bộ phận/ Phòng ban có liên quan để thực hiện các biên bản vụ việc theo như các điều khoản đã thỏa thuận hoặc phát sinh ngoài Hợp đồng.
• Hỗ trợ Phòng Kinh doanh giám sát việc tuân thủ quy định của Ban Quản lý tòa nhà với Đơn vị thuê văn phòng, Đơn vị/ Đối tác cung cấp dịch vụ.
• Thực hiện các thủ tục thanh toán có liên quan đến công việc hành chính và nhân sự.
7. Công việc khác
• Thực hiện việc đặt, nhận và cấp phát văn phòng phẩm theo yêu cầu từ Ban Giám đốc và các phòng ban.
• Thực hiện các báo cáo định kỳ/ đột xuất về các vấn đề có liên quan đến nhân sự và các vấn đề trong phạm vi công việc phụ trách.
• Tham gia và hoàn thành đúng thời hạn các yêu cầu từ Ban Giám đốc.
• Phổ biến các quy định và giải đáp thắc mắc liên quan tới người lao động.
• Thực hiện các thủ tục thanh toán có liên quan đến công việc hành chính và nhân sự.
• Luôn giữ cam kết bảo mật cho công ty.
• Những công việc khác do Ban Giám đốc phân công.