Chuyên viên Hành chính Nhân sự

1. Công tác chuẩn bị

• Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác cho BGĐ.
• Chuẩn bị tài liệu, thu thập thông tin cần thiết theo yêu cầu của Ban Giám đốc.
• Tổ chức ghi chép, tổng hợp nội dung các cuộc họp để phục vụ việc quản lý điều hành.
• Đôn đốc, thu thập báo cáo và theo dõi việc triển khai các nội dung cuộc họp.

2. Tiếp nhận và xử lí thông tin

• Tiếp nhận, phân loại sắp xếp và xử lý thông tin văn bản, tài liệu từ các phòng ban và tổng hợp báo cáo lên BGĐ.
• Kết nối với các phòng ban/bộ phận để cập nhật thông tin và theo dõi việc thực hiện các công việc được Ban giám đốc giao.

3. Công tác đối ngoại

• Giúp việc cho CT và Ban Giám đốc trong các quan hệ đối nội và đối ngoại khi cần thiết.
• Tiếp khách và giải quyết một số công việc theo chỉ đạo của CT và BGĐ.

4. Công tác hành chính

• Thực hiện các công tác hành chính khác tại VPSG.
• Chuẩn bị hậu cần cho các buổi hội họp, liên hoan của công ty.
• Thực hiện các công tác văn thư của công ty tại VPSG: Giao nhận chứng từ; CPN; Tổng hợp, lưu trữ và theo dõi công văn đến, công văn đi và các loại hợp đồng, Quản lý và thực hiện công tác mộc dấu của công ty; Scan, in ấn và dịch thuật tài liệu...
• Đặt vé máy bay, book khách sạn, nhà hàng; Điều động và theo dõi chi phí xe ô tô; Mua sắm, cấp phát và theo dõi trang thiết bị, đồ dùng văn phòng, VPP...
• Soạn thảo, kiểm tra và soát xét tính pháp lý của các hợp đồng, giao dịch, thỏa thuận kinh doanh và các văn bản liên quan.

5. Công tác nhân sự

• Tuyển dụng nhân sự theo yêu cầu của công ty.
• Thu thập hồ sơ, theo dõi tình hình tăng giảm lao động và khai báo đến cơ quan BHXH.
• Tổng hợp, theo dõi ngày công và tính lương của người lao động.

6. Sắp xếp các chuyến đi công tác cho cấp trên

• Phác thảo, soạn lịch trình cho chuyến đi: Mục đích của chuyến đi, các nơi đến, thời gian đi, thời gian đến, các điểm dừng,...
• Lập bản chương trình hẹn gặp: Ngày, giờ, gặp ai, thuộc tổ chức nào, ở đâu, cần hồ sơ gì (tập hồ sơ số mấy),...
• Gửi yêu cầu về nhu cầu phương tiện lưu thông chuyến công tác của CT và BGĐ cho tài xế hoặc bộ phận hành chính triển khai theo quy định của công ty.
• Gửi yêu cầu về nhu cầu chỗ ở chuyến công tác của CT và BGĐ bộ phận hành chính triển khai theo quy định của công ty.
• Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu chuyến đi.
• Tạm ứng và quyết toán chi phí.
• Thực hiện một số công việc khác theo yêu cầu của cấp trên.