Chuyên Viên Hành Chính Phòng Kỹ Thuật

Chịu trách nhiệm về các hoạt động hành chính của phòng Kỹ thuật. Phối hợp với các Phòng/Ban khác trong việc xử lý các công việc liên quan đến giấy tờ, thủ tục hành chính.
Thực hiện đầy đủ thủ tục trình ký các văn bản cần duyệt với Phòng/Ban theo quy định của Công ty.
Tổng hợp, phân loại các giấy tờ, công văn đến/đi, email công việc kỹ thuật của khách hàng và gửi cho Kỹ sư trưởng, Kỹ sư Phó để xử lý. Thực hiện soạn thảo các công văn, tờ trình, đề xuất liên quan đến kỹ thuật theo yêu cầu của Kỹ sư trưởng, hoặc Giám đốc Ban QLVH.
Cập nhật chỉ số điện, nước, phiếu báo hỏng, các biên bản sự cố v.v...để làm báo cáo tuần, tháng, quý đồng thời gửi mail cho cấp trên và các bộ phận liên quan.
Cập nhật, lưu trữ hồ sơ giấy tờ, tài liệu kỹ thuật của phòng kỹ thuật theo tiêu chuẩn để có thể tra cứu dễ dàng.
Sắp xếp lịch trực hàng tháng, lịch training hệ thống tòa nhà, bảo dưỡng điều hòa cho phòng kỹ thuật. Thực hiện công tác chấm công, theo dõi các ngày nghỉ... của CBNV trong bộ phận.
Quản lý và làm thủ tục thanh toán quỹ chi tiêu cho hạng mục sửa chữa nhỏ, lớn của phòng kỹ thuật.
Quản lý về giấy tờ xuất/ nhập vật tư của kho vật tư kỹ thuật, phối hợp giám sát để order vật tư và bộ phận kế toán kiểm kê, làm báo cáo xuất, nhập, tồn kho hàng tháng nếu cần.
Thực hiện tổng hợp, Phiên dịch Anh/Việt các email đến/đi của khách hàng trong tòa nhà cho Kỹ sư trưởng và Kỹ sư phó xử lý.
Nhận các yêu cầu công việc khác từ Kỹ sư trưởng và Kỹ sư Phó, đảm bảo các yêu cầu này được thực hiện.
Nhận và trả lời điện thoại của các nhà thầu, bộ phận, khách hàng. Phối hợp với các bộ phận để trả lời với các bộ phận và khách hàng về các kết quả thực hiện các phiếu yêu cầu dịch vụ kỹ thuật.
Tổng hợp thông tin yêu cầu dịch vụ kỹ thuật của các bộ phận và khách hàng, tổng hợp các phiếu yêu cầu dịch vụ (nếu có), để báo cáo Kỹ sư trưởng và bàn giao công việc cho các ca trưởng, nhân viên kỹ thuật trong Ban QLVH.
Tổng hợp báo cáo kỹ thuật, báo cáo công việc định kỳ cho Kỹ sư Trưởng, Sắp xếp lịch training hệ thống tòa nhà, bảo dưỡng các hệ thống cho phòng kỹ thuật....
Theo dõi chấm công của nhân viên kỹ thuật gửi cho bộ phân Nhân sự.