Chuyên Viên Hành Chính Thanh Toán - Thuộc Cung Ứng

Mô tả Công việc
Nhiệm vụ 1: Tiếp nhận, kiểm tra, đối chiếu chứng từ mua hàng
- Nhận chứng từ đã nhập hàng: phiếu giao hàng, hóa đơn, hợp đồng,... của nhà cung cấp cho nhà hàng;
- Đối chiếu chứng từ, chốt số liệu mua hàng: số lượng, giá trị hàng hóa thực giao nhận giữa nhà cung cấp, nhà hàng, hệ thống;
- Hỗ trợ liên hệ nhà cung cấp làm rõ thông tin hồ sơ thanh toán.
Nhiệm vụ 2: Thực hiện hồ sơ thanh toán, theo dõi thanh toán, lập báo cáo dự kiến dòng tiền
- Kiểm tra chứng từ đề xuất thanh toán, đảm bảo chứng từ và đề xuất thanh toán đúng Quy trình hiện hành;
- Làm Đề nghị thanh toán cho nhà cung cấp theo quy định nội bộ hiện hành;
- Theo dõi tình trạng của hồ sơ thanh toán;
- Hỗ trợ nhân viên cung ứng lập báo cáo dự kiến dòng tiền định kỳ.
Nhiệm vụ 3: Đặt hàng theo phiếu yêu cầu tự bộ phận vận hàng, phiếu đã được các bộ phận liên quan xét duyệt
- Chịu trách nhiệm trong việc kiểm soát và thực hiện công việc của nhân viên đặt hàng trong phạm vi phụ trách.
- Tổng hợp, phân tích nhu cầu đặt hàng của các bộ phận/ phòng ban, kết hợp với team mua hàng để có thể lên đơn hàng đúng và đủ, chất lượng đúng với tiêu chuẩn được yêu cầu.
Nhiệm vụ 4: Theo dõi đơn hàng
- Theo dõi tiến độ đơn hàng, đốc thúc NCC để kịp thời đáp ứng đơn hàng cho vận hành.
- Xử lý các vấn đề phát sinh (hàng lỗi, đổi trả...).
Nhiệm vụ 5: Đối chiếu và báo cáo thông tin giao hàng giữa hệ thống và thực tế (số lượng, giá....)
- Theo dõi phản hồi từ các Phòng/Bộ phận về chất lượng sản phẩm và phản hồi lại nhà cung cấp.
- Chịu trách nhiệm lưu trữ, bảo mật tất cả thông tin liên quan đến hàng hóa, giá cả, nhà cung cấp, nhà sản xuất;
- Cập nhật thông tin liên quan đến Nhà cung cấp: năng lực, sản phẩm, thời gian giao hàng, dịch vụ hậu mãi, phương thức thanh toán, tiềm năng phát triển ... để mọi thời điểm chọn được Nhà cung cấp phù hợp;
Nhiệm vụ 6: Nhập liệu hệ thống, lưu trữ hồ sơ
- Chịu trách nhiệm nhập liệu vào hệ thống, lưu trữ, bảo mật tất cả thông tin liên quan đến hàng hóa: hợp đồng, giá, nhà cung cấp, nhà sản xuấ[protected info] quy định công ty
- Thực hiện nhiệm vụ hỗ trợ cung ứng, báo cáo liên quan đến thông tin, kết quả mua hàng khi có yêu cầu của Cấp trên
Nhiệm vụ 7: Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công và yêu cầu của Cấp trên