Mô tả Công việc
1. Tuyển dụng: Không áp KPIs tuyển dụng, có thưởng nóng khi tuyển thành công mỗi vị trí
- Đăng tuyển thông tin tuyển dụng trên các kênh truyền thông;
- Sàng lọc hồ sơ ứng viên theo tiêu chí được cung cấp;
- Liên hệ ứng viên - sắp xếp lịch phỏng vấn;
- Tham gia phỏng vấn vòng sơ loại (nếu được phân công);
- Thực hiện thủ tục tiếp nhận nhân sự mới: checklist Onboarding;
- Cập nhật &
quản lý dữ liệu ứng viên.
2. Hành chính:
- Dựa trên nguồn quỹ hành chính để thực hiện công tác quản lý, chi tiêu, mua sắm vào đúng mục đích, hợp lý, tiết kiệm chi phí Công ty;
- Quản lý, theo dõi, thống kê tình hình sử dụng và báo cáo kiểm kê tài sản Công ty;
- Thực hiện làm hồ sơ thanh toán, tổng hợp báo cáo việc chi tiêu, sử dụng chi phí hành chính để tham mưu, đề xuất với BLĐ tối ưu sử dụng quỹ hành chính hiệu quả, tiết kiệm;
- Theo dõi CBNV khối văn phòng thực hiện nội quy văn phòng. Tiến hành nhắc nhở khi có vi phạm kỷ luật, vệ sinh... và báo cáo với BLĐ;
- Hỗ trợ khối Dự án trong công tác hành chính khi có phát sinh.
3. Văn thư lưu trữ:
3.1 Quản lý chuyển phát nhanh:
- Quản lý thư đến: nhận thư, điền thông tin vào sổ lưu trữ, chuyển thư cho CBNV là người nhận và ký nhận, xác nhận thông tin nội dung thư;
- Quản lý thư đi: kiểm tra quy cách đóng gói, thông tin điền trên thư trước khi gửi đi, làm việc với nhà cung cấp dịch vụ chuyển phát để đảm bảo thư gửi đi đúng thời gian, hỗ trợ CBNV kiểm tra quá trình thư giao và các phát sinh khác.
3.2 Đóng dấu tài liệu:
- Bảo quản, cất giữ con dấu Công ty;
- Đóng dấu văn bản, hồ sơ của Công ty; lưu lại thông tin văn bản hồ sơ được đóng dấu.
3.3 Quản lý hồ sơ, tài liệu chung của Công ty;
- Cấp số và thời gian ban hành văn bản;
- Quản lý và hệ thống văn bản, giấy tờ Pháp lý của Công ty khoa học, dễ dàng tìm kiếm; hỗ trợ các phòng ban khi có nhu cầu kiểm tra, sử dụng giấy tờ;
- Kiểm tra, rà soát nhắc nhở và giám sát phòng ban khác trong việc thực hiện lưu trữ hồ sơ, giấy tờ đúng quy cách, đúng hình thức lưu trữ (bản mềm, bản cứng), trách nhiệm lưu trữ các loại văn bản và sắp xếp theo vị trí quy định Công ty ban hành.