Nhân Viên Hành Chính/HR Admin

1. Mục tiêu vị trí:

• Chịu trách nhiệm quản lý và vận hành các hoạt động hành chính, tài sản, xe công ty, chi phí vận hành và các công việc hỗ trợ nội bộ.
• Đảm bảo hoạt động của công ty được vận hành liên tục, hiệu quả, đúng quy định và đúng ngân sách.
• Chủ động phát hiện rủi ro, bất thường trong quá trình vận hành và đề xuất phương án xử lý phù hợp.

2. Phạm vi công việc:

• 2.1. Hành chính văn phòng
• Quản lý văn phòng phẩm, đồng phục, ô, túi giấy và các vật phẩm phục vụ hoạt động kinh doanh.
• Thực hiện mua sắm, cấp phát, theo dõi tồn kho và đề xuất bổ sung khi cần.
• Quản lý nước uống, chuyển phát nhanh và các dịch vụ hành chính văn phòng khác.
• Duy trì tiêu chuẩn 5S tại văn phòng.
• Làm việc với nhà cung cấp để đảm bảo chất lượng dịch vụ, giá thành và tiến độ cung ứng.
• Theo dõi biến động giá từ nhà cung cấp, chủ động báo cáo và đề xuất phương án tối ưu khi phát sinh thay đổi.
• 2.2. Quản lý chi phí vận hành
• Theo dõi và kiểm soát các chi phí vận hành: điện, nước, internet, thuê văn phòng và các chi phí hành chính khác.
• Theo dõi các biến động chi phí, chủ động cảnh báo các trường hợp tăng giá, phát sinh bất thường hoặc có nguy cơ ảnh hưởng đến ngân sách.
• Đề xuất giải pháp tối ưu chi phí nhưng vẫn đảm bảo chất lượng dịch vụ.
• 2.3. Quản lý tài sản
• Quản lý danh mục tài sản của công ty.
• Thực hiện cấp phát, điều chuyển, thu hồi tài sản theo đúng quy định.
• Lập biên bản bàn giao tài sản và cập nhật đầy đủ trên hệ thống quản lý.
• Theo dõi tình trạng sử dụng, đề xuất sửa chữa hoặc thay thế khi cần.
• Thực hiện kiểm kê định kỳ và đối chiếu số liệu thực tế.
• 2.4. Quản lý xe công ty
• Theo dõi và quản lý hồ sơ xe công ty.
• Quản lý chi phí VETC, gửi xe và các chi phí liên quan.
• Thực hiện các thủ tục phát sinh liên quan đến xe theo yêu cầu của Công ty.
• 2.5. Văn thư - hồ sơ pháp lý
• Quản lý, lưu trữ hồ sơ nhãn hiệu, chứng nhận và các hồ sơ pháp lý liên quan.
• Đảm bảo hồ sơ được lưu trữ khoa học, đầy đủ và dễ dàng tra cứu.
• 2.6. Tổ chức sự kiện nội bộ & hỗ trợ vận hành
• Tham gia tổ chức các sự kiện nội bộ công ty: sinh nhật, team building, lễ kỷ niệm, hoạt động văn hóa...
• Đặt vé máy bay, khách sạn, phương tiện di chuyển cho lãnh đạo và nhân sự.
• Thực hiện các công việc hành chính phát sinh theo yêu cầu.
• Viết và đăng tải các nội dung truyền thông nội bộ theo phân công.
• Phối hợp với các bộ phận để đảm bảo công việc được xử lý đúng tiến độ.