Mô tả công việc
Công tác Văn thư lưu trữ:
1. Quản lý và bảo quản con dấu; thực hiện đóng dấu theo đúng thẩm quyền, quy trình của Công ty; cập nhật sổ đăng ký đóng dấu và lưu hồ sơ liên quan.
2. Tiếp nhận, phân loại, đăng ký số công văn đến và đi; chuyển công văn đến đúng đơn vị, cá nhân; theo dõi việc phát hành và lưu trữ theo quy định.
3. Sắp xếp, lưu trữ bản mềm công văn và tài liệu pháp lý của Công ty, dự án trên máy chủ theo hệ thống thư mục thống nhất; bảo đảm khả năng tra cứu và kiểm soát quyền truy cập.
4. Lập, cập nhật hồ sơ lưu trữ bản cứng và đưa hồ sơ vào kho/tủ lưu trữ.
5.
Quản lý kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu; phối hợp với các Khối/Ban đóng gói, lập danh mục theo dõi việc nhập, xuất và truy xuất hồ sơ; bảo đảm hồ sơ được bảo quản an toàn.
6. Ban hành công văn, thông báo nội bộ trên Base đến CBNV theo phê duyệt và danh sách phân phối.
7. Định kỳ rà soát tình trạng hồ sơ, cập nhật danh mục lưu trữ.
Công tác Hành chính:
1. Quản lý công cụ dụng cụ (CCDC), trang thiết bị (TTB) tại Văn phòng và dự án:
- Thực hiện đề xuất mua sắm, tiếp nhận, cấp phát, thu hồi và theo dõi tình trạng sử dụng CCDC/TTB.
- Cấp mã, dán mã và cập nhật thông tin vào danh mục quản lý.
- Theo dõi nhu cầu sửa chữa, bảo trì, thanh lý và thực hiện hồ sơ liên quan theo quy trình.
2. Theo dõi chất lượng, khối lượng và thời hạn thực hiện các dịch vụ văn phòng như cây xanh, vệ sinh và các dịch vụ hành chính khác; lập hồ sơ thanh toán theo quy định.
3. Thực hiện mua sắm và thanh toán nhu yếu phẩm, tạp phẩm, bánh kẹo, hoa trang trí, đồ ăn nhẹ và vật dụng phục vụ hoạt động thường xuyên của Văn phòng, Ban Lãnh đạo.
4. Tổ chức mua sắm, chuẩn bị lễ vật phục vụ các dịp rằm, mùng Một, lễ tuần tại phòng thờ và các hoạt động lễ của Công ty/dự án trong năm.
5. Phối hợp tổ chức sự kiện, hoạt động nội bộ của Công ty; thực hiện các công việc hành chính khác theo phân công của Giám đốc Ban Hành chính - Nhân sự và Ban Lãnh đạo.
Yêu cầu
Độ tuổi: 25-35
Giới tính: Nữ
Trình độ:
- Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên, ưu tiên các chuyên ngành Hành chính, Quản trị văn phòng, Văn thư - Lưu trữ, Lưu trữ học, Thư viện - Thông tin hoặc ngành liên quan.
- Có tối thiểu 03 năm kinh nghiệm trong công tác hành chính, văn thư - lưu trữ hoặc vị trí tương đương; ưu tiên ứng viên từng làm việc tại doanh nghiệp bất động sản, xây dựng hoặc có quản lý hồ sơ dự án.
- Có kiến thức về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, quản lý văn bản và hồ sơ, quản lý con dấu.
- Có kinh nghiệm quản lý kho hồ sơ, tài sản/CCDC và theo dõi dịch vụ văn phòng.
- Ưu tiên ứng viên có hiểu biết về lễ lạt, nghi lễ tâm linh và kinh nghiệm chuẩn bị, tổ chức các hoạt động này tại doanh nghiệp.
Kỹ năng và kiến thức:
- Sắp xếp, phân loại và tra cứu hồ sơ khoa học; cẩn thận, chính xác và có ý thức bảo mật.
- Sử dụng tốt Microsoft Office, đặc biệt là Word và Excel; sử dụng được hệ thống quản lý văn bản, nền tảng nội bộ như Base là lợi thế.
- Có kỹ năng theo dõi danh mục, lập báo cáo, kiểm kê và quản lý dữ liệu.
- Có khả năng phối hợp với nhiều Khối/Ban, nhà cung cấp và đơn vị dự án.
- Giao tiếp rõ ràng; chủ động xử lý công việc, theo dõi thời hạn và nhắc việc.
- Trung thực, trách nhiệm, gọn gàng, chu đáo; có tinh thần phục vụ và linh hoạt khi hỗ trợ sự kiện hoặc công việc phát sinh.
Yêu cầu, tố chất khác: