Chuyên Viên Hành Chính-Văn Thư Lưu Trữ

Mô tả công việc
Mức độ phù hợp và xếp hạng của bạn so với ứng viên khác như thế nào?
MỤC TIÊU VỊ TRÍ
Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ và hành chính văn phòng; bảo đảm hồ sơ, công văn, con dấu, công cụ dụng cụ, trang thiết bị và dịch vụ văn phòng được quản lý đầy đủ, an toàn, đúng quy định.
CÁC CÔNG VIỆC CẦN THỰC HIỆN:
I. Công tác Văn thư lưu trữ:
Quản lý và bảo quản con dấu; thực hiện đóng dấu theo đúng thẩm quyền, quy trình của Công ty; cập nhật sổ đăng ký đóng dấu và lưu hồ sơ liên quan.
Tiếp nhận, phân loại, đăng ký số công văn đến và đi; chuyển công văn đến đúng đơn vị, cá nhân; theo dõi việc phát hành và lưu trữ theo quy định.
Sắp xếp, lưu trữ bản mềm công văn và tài liệu pháp lý của Công ty, dự án trên máy chủ theo hệ thống thư mục thống nhất; bảo đảm khả năng tra cứu và kiểm soát quyền truy cập.
Lập, cập nhật hồ sơ lưu trữ bản cứng và đưa hồ sơ vào kho/tủ lưu trữ.
Quản lý kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu; phối hợp với các Khối/Ban đóng gói, lập danh mục theo dõi việc nhập, xuất và truy xuất hồ sơ; bảo đảm hồ sơ được bảo quản an toàn.
Ban hành công văn, thông báo nội bộ trên Base đến CBNV theo phê duyệt và danh sách phân phối.
Định kỳ rà soát tình trạng hồ sơ, cập nhật danh mục lưu trữ.
II. Công tác Hành chính:
Quản lý công cụ dụng cụ (CCDC), trang thiết bị (TTB) tại Văn phòng và dự án.
Theo dõi chất lượng, khối lượng và thời hạn thực hiện các dịch vụ văn phòng như cây xanh, vệ sinh và các dịch vụ hành chính khác; lập hồ sơ thanh toán theo quy định.
Thực hiện mua sắm và thanh toán nhu yếu phẩm, tạp phẩm, bánh kẹo, hoa trang trí, đồ ăn nhẹ và vật dụng phục vụ hoạt động thường xuyên của Văn phòng, Ban Lãnh đạo.
Tổ chức mua sắm, chuẩn bị lễ vật phục vụ các dịp rằm, mùng Một, lễ tuần tại phòng thờ và các hoạt động lễ của Công ty/dự án trong năm.
Phối hợp tổ chức sự kiện, hoạt động nội bộ của Công ty; thực hiện các công việc hành chính khác theo phân công của Giám đốc Ban Hành chính - Nhân sự và Ban Lãnh đạo.