Chuyên viên Hành chính

1. Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ
- Thực hiện soạn thảo văn bản, quản lý văn bản. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
- Quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khoá bí mật trong công tác văn thư đảm bảo theo pháp luật hiện hành.
2. Quản lý chi phí hành chính
- Xây dựng định mức các chi phí hành chính như: điện, nước, taxi, văn phòng phẩm, vật tư tiêu hao, chi phí tiếp khách, ...
- Phân bổ, kiểm soát văn phòng phẩm, vật tư tiêu hao cho các khối/phòng/bộ phận. Thường xuyên rà soát cảnh báo kịp thời cho các khối/phòng/bộ phận để không vượt quá hạn mức được duyệt
- Tìm kiếm nhà cung cấp, lập đề xuất mua sắm tài sản/CCDC đúng ngân sách
- Lập hợp đồng mua bán, bảo trì, sửa chữa thiết bị, cải tạo văn phòng/ cửa hàng
- Theo dõi thanh toán chi phí định kỳ hoặc phát sinh với nhà cung cấp
3. Quản lý kho và tài sản
- Quản lý kho hành chính, tiếp nhận, kiểm tra và xử lý yêu cầu cấp phát/ bàn giao/ thu hồi/ điều chuyển/ sửa chữa/ thanh lý tài sản, CCDC
- Đối chiếu số liệu tài sản thực tế với hệ thống phần mềm quản lý, xử lý chênh lệch (thừa/thiếu), đề xuất phương án khắc phục trình lãnh đạo phê duyệt
- Dán mã tài sản, cập nhật thông tin người sử dụng, nơi sử dụng vào phần mềm
4. Quan hệ công quyền
- Thực hiện các thủ tục hành chính với cơ quan nhà nước: Chuẩn bị, soạn thảo và nộp hồ sơ, công văn, tờ trình đến các cơ quan quản lý như:
+ UBND, Phòng Kế hoạch Đầu tư, Phòng Tài nguyên Môi trường, Sở Giáo dục, Công an, Cục thuế,...
+ Đảm bảo tuân thủ các thủ tục pháp lý về đăng ký kinh doanh, giấy phép hoạt động, an toàn phòng cháy chữa cháy, vệ sinh an toàn thực phẩm,...
+ Duy trì mối quan hệ phối hợp
+ Thiết lập kênh giao tiếp chính thức với các cơ quan chức năng quản lý địa bàn.
+ Tham dự họp, làm việc, tiếp đoàn kiểm tra theo yêu cầu.
5. Thực hiện các công việc theo phân công của cán bộ quản lý
- Hỗ trợ và phối hợp thực hiện công việc hậu cần cho các sự kiện của công ty.
- Định kỳ báo thực hiện các công việc khác do trưởng phòng Hành chính và Ban Giám đốc phân công.