Chuyên Viên Hỗ Trợ - Admin

1. Quản lý công việc hành chánh nhân sự.
Quản lý và chấm công nhân sự làm việc tại công ty
Tuyển dụng nhân sự theo nhu cầu của các phòng ban/ của công ty
Thực hiện công tác triển khai ký và quản lý hợp đồng lao động, bao gồm: soan thảo và gửi thư mời nhận việc, soạn thảo và trình ký hợp đồng lao động, đăng ký bảo hiểm, ...
Quản lý và mua văn phòng phẩm, đồ bảo hộ, đồng phục, khác.
Lưu trữ và bảo quản các hợp đồng, hồ sơ, văn bản, ... (tất cả bản chính).
Mở sổ theo dõi số văn thư, số hợp đồng, văn bản của công ty phát hành.
2. Kế toán:
Cập nhật số liệu kế toán lên phần mềm, thống kê, cập nhật doanh thu, theo dõi công nợ và chi phí, tình hình xuất hóa đơn đầu vào và đầu ra theo từng dự án phát sinh và kiểm soát số liệu kế toán tại Chi nhánh/VPDD.
Doanh thu: lập file theo dõi doanh thu từng dự án phát sinh
Công nợ phải thu khách hàng: lập file theo dõi công nợ phải thu khách hàng và tham gia công tác thu hồi công nợ: soạn thảo và trình ký đề nghị thanh toán, soạn thảo thư nhắc nợ
Chi phí: lập file theo dõi chi phí phát sinh từng dự án phát sinh và chi phí văn phòng (chi phí chung)
Công nợ phải trả: lập file công nợ phải trả nhà cung cấp/ nhà thầu phụ, kiểm tra hồ sơ yêu cầu thanh toán tiền của nhà cung cấp/nhà thầu phụ hợp lệ trước khi trình lên cấp trên để có kế hoạch thanh toán
Theo dõi tình hình xuất hóa đơn đầu vào: căn cứ vào chi phí phát sinh theo dõi và yêu cầu các nhà cung cấp/ thầu phụ xuất hóa đơn. Trường hợp các khoản thiếu hóa đơn phải báo cáo lên cấp trên để kịp thời xử lý; cuối mỗi quý tập hợp hóa đơn và bảng kê chi phí đính kèm gửi cho công ty dịch vụ kế toán.
Kiểm soát số liệu kế toán tại các chi nhánh/VPDD: hỗ trợ và cùng với Cố vấn kế toán công ty hướng dẫn nhân sự kế toán/phụ trách kế toán tại các chi nhanh/VPDD và kiểm soát về mặt số liệu kế toán..
3. Tìm kiếm nhà cung cấp và mua hàng.
Tìm kiếm các nhà cung cấp và thương thảo về hàng hóa, giá mua.
Lập danh sách nhà cung cấp/nhà thầu
Đặt hàng và thực hiện các công việc liên quan đến mua hàng, bao gồm: xem mẫu, đi khảo sát thực tế sản phẩm của nhà cung cấp, lập phiếu đặt hàng, giao nhận hàng, kiểm tra hàng hóa (các hàng hóa giao tại công trình thì phối hợp với bộ phận công trình/dự án để kiểm tra hàng hóa), đổi trả hàng (nếu hàng hóa không đạt), làm đề xuất đặt cọc, thanh toán, ...
4. Soạn thảo văn bản
Soạn thảo văn bản liên quan đến hoạt động hành chánh nhân sự và các văn bản khác của công ty;
Soạn thảo hợp đồng cho từng nhà cung cấp/ khách hang theo mẫu có sẵn
Soạn thảo các đề nghị thanh toán hoặc hồ sơ thanh toán theo từng điều kiện hợp đồng
Soạn thảo các văn bản khác.
5. Báo cáo
Báo cáo các công việc theo tuần/ tháng
Báo cáo phát sinh