Chuyên viên Kiểm soát và Xây dựng quy trình nội bộ

1. Hỗ trợ rà soát và đánh giá hiện trạng

• Thu thập, hệ thống hóa các quy trình, quy định, hướng dẫn công việc và biểu mẫu hiện hành.
• Phối hợp với Trưởng bộ phận khảo sát hoạt động thực tế; rà soát chức năng, nhiệm vụ và cơ chế phối hợp giữa các phòng ban.
• Xác định quy trình còn thiếu, bất cập, chồng chéo, thiếu kiểm soát hoặc chưa rõ trách nhiệm, thẩm quyền.
• Tổng hợp điểm nghẽn, nguyên nhân và đề xuất thứ tự ưu tiên xử lý.

2. Xây dựng và chuẩn hóa quy trình

• Xây dựng mới hoặc điều chỉnh quy trình phù hợp với thực tế vận hành và định hướng của Công ty.
• Chuẩn hóa luồng xử lý công việc, xác định rõ đầu vào, đầu ra, trách nhiệm thực hiện, bộ phận phối hợp, cấp phê duyệt và thời hạn hoàn thành.
• Xây dựng sơ đồ quy trình, bảng phân công trách nhiệm, biểu mẫu và hướng dẫn thực hiện khi cần thiết.
• Phối hợp với các phòng ban thống nhất nội dung chuyên môn trước khi trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.

3. Hỗ trợ điều phối và triển khai liên phòng ban

• Làm đầu mối phối hợp giữa các phòng ban trong quá trình rà soát, xây dựng và thống nhất quy trình.
• Làm rõ trách nhiệm, đầu mối xử lý và cơ chế phối hợp đối với công việc liên phòng ban.
• Theo dõi tiến độ xây dựng, phê duyệt và triển khai quy trình theo kế hoạch.
• Tổng hợp vấn đề chưa thống nhất hoặc vượt thẩm quyền để báo cáo cấp quản lý/Ban Điều hành xem xét, chỉ đạo.

4. Theo dõi, kiểm soát và cải tiến

• Theo dõi tình hình áp dụng, đánh giá mức độ phù hợp và hiệu quả của quy trình đã ban hành.
• Ghi nhận khó khăn, sai sót và điểm chưa phù hợp; đề xuất phương án khắc phục, cải tiến.
• Quản lý danh mục, phiên bản và tình trạng cập nhật của tài liệu quy trình theo quy định.
• Đề xuất tối ưu hóa, số hóa hoặc tự động hóa các bước công việc khi phù hợp.

5. Báo cáo và tham mưu

• Lập kế hoạch rà soát, xây dựng và cập nhật quy trình theo từng giai đoạn.
• Báo cáo tiến độ, kết quả thực hiện, vấn đề tồn đọng và phương án xử lý.
• Tham mưu giải pháp hoàn thiện cơ chế phối hợp, phân định trách nhiệm và nâng cao hiệu quả vận hành toàn Công ty.