Đón tiếp khách đến làm việc tại Hội sở; xác nhận thông tin khách, đơn vị/đầu mối tiếp nhận và hướng dẫn khách đến đúng khu vực theo quy định.
Phối hợp với bảo vệ, văn thư, hành chính,
kỹ thuật tòa nhà và các đơn vị nội bộ để điều phối khách, kiểm soát luồng ra vào, xử lý các yêu cầu phát sinh tại khu vực tầng 7.
Chuẩn bị phòng họp, khu vực tiếp khách và các yêu cầu khánh tiết trước cuộc họp/sự kiện: nước uống, trà/cà phê, biển tên, tài liệu, vị trí ngồi, thiết bị cơ bản và các vật phẩm cần thiết.
Hỗ trợ trong quá trình diễn ra cuộc họp/sự kiện; kịp thời bổ sung nước uống, vật phẩm phục vụ, phối hợp xử lý các sự cố cơ bản về phòng họp, âm thanh, ánh sáng, điều hòa hoặc liên hệ bộ phận kỹ thuật khi cần.
Thu dọn, kiểm tra lại phòng họp và khu vực tiếp khách sau khi kết thúc; bảo đảm bàn ghế, cốc chén, tài liệu, vật phẩm và vệ sinh khu vực được sắp xếp gọn gàng, sẵn sàng cho lịch tiếp theo.
Duy trì hình ảnh khu vực lễ tân tầng 7 luôn sạch sẽ, ngăn nắp, lịch sự; kiểm tra tình trạng bảng tên, hoa, cây xanh, vật phẩm trang trí, khu vực chờ và các hạng mục nhận diện chung.
Tiếp nhận, ghi nhận và chuyển tiếp thông tin ban đầu từ khách, đối tác, đơn vị tư vấn hoặc cán bộ nhân viên đến đúng đầu mối phụ trách; không tự ý cung cấp thông tin nội bộ khi chưa được phép.
Hỗ trợ công tác lễ tân, khánh tiết trong các chương trình tiếp đoàn, hội nghị, sự kiện nội bộ hoặc hoạt động đối ngoại theo phân công của Khối Quản trị Điều hành.
Thực hiện các báo cáo/checklist công việc hằng ngày hoặc định kỳ về tình trạng phòng họp, khu vực lễ tân, phản ánh phát sinh và đề xuất cải thiện chất lượng phục vụ.
Thực hiện các nhiệm vụ khác liên quan đến lễ tân, hành chính, khánh tiết theo phân công của Lãnh đạo Ban Hành chính/Khối Quản trị Điều hành.
Tốt nghiệp từ trung cấp/cao đẳng trở lên; ưu tiên các chuyên ngành hành chính, văn thư, du lịch, khách sạn, dịch vụ, quản trị văn phòng hoặc các ngành phù hợp.
Có kinh nghiệm làm lễ tân, hành chính, khánh tiết,
chăm sóc khách hàng, dịch vụ văn phòng hoặc vị trí tương đương là lợi thế.
Tác phong lịch sự, chuẩn mực, nhanh nhẹn; giao tiếp rõ ràng, lễ phép, biết lắng nghe và có tinh thần hỗ trợ.
Hình thức phù hợp môi trường công sở; trang phục gọn gàng, tuân thủ quy định đồng phục/thẻ tên và chuẩn mực ứng xử tại Hội sở.
Có khả năng sắp xếp công việc, ghi nhớ lịch họp, phối hợp đa đầu mối và xử lý tình huống cơ bản trong phạm vi được phân công.
Cẩn thận, trung thực, đúng giờ, có ý thức bảo mật thông tin; không tự ý trao đổi, cung cấp hoặc phát tán thông tin liên quan đến khách, lịch họp, tài liệu, nhân sự và hoạt động nội bộ.
Sử dụng được các công cụ văn phòng cơ bản; ưu tiên ứng viên có khả năng giao tiếp
tiếng Anh cơ bản trong tình huống đón tiếp khách nước ngoài.
Đón tiếp, hướng dẫn khách đúng quy trình, đúng đầu mối, bảo đảm thái độ lịch sự và thời gian phản hồi kịp thời.
Phòng họp, khu vực tiếp khách và các yêu cầu khánh tiết được chuẩn bị đúng thời gian, đúng checklist, hạn chế tối đa thiếu sót trước và trong cuộc họp.
Khu vực lễ tân tầng 7 luôn được duy trì sạch sẽ, gọn gàng, chuyên nghiệp, phù hợp hình ảnh và văn hóa doanh nghiệp.
Không phát sinh phản ánh nghiêm trọng về thái độ phục vụ, tác phong, bảo mật thông tin hoặc chậm trễ trong xử lý yêu cầu.
Phối hợp hiệu quả với các bộ phận liên quan; các phát sinh được ghi nhận, báo cáo và xử lý theo đúng đầu mối/phạm vi được phân công.
Làm việc theo thời gian làm việc hành chính của Công ty và theo yêu cầu phục vụ các cuộc họp, sự kiện, lịch tiếp khách phát sinh khi được phân công.
Tuân thủ nội quy lao động, quy định về bảo mật thông tin, quy tắc ứng xử, quy định trang phục, thẻ tên và các quy trình vận hành tại Hội sở.
Chịu sự quản lý, phân công, điều phối và đánh giá của Khối Quản trị Điều hành/Ban Hành chính.
Thực hiện bàn giao công việc, báo cáo phát sinh và cập nhật checklist theo mẫu/quy định do đơn vị quản lý ban hành.