Chuyên Viên Lễ Tân Khánh Tiết

Đón tiếp khách đến làm việc tại Hội sở; xác nhận thông tin khách, đơn vị/đầu mối tiếp nhận và hướng dẫn khách đến đúng khu vực theo quy định.
Phối hợp với bảo vệ, văn thư, hành chính, kỹ thuật tòa nhà và các đơn vị nội bộ để điều phối khách, kiểm soát luồng ra vào, xử lý các yêu cầu phát sinh tại khu vực tầng 7.
Chuẩn bị phòng họp, khu vực tiếp khách và các yêu cầu khánh tiết trước cuộc họp/sự kiện: nước uống, trà/cà phê, biển tên, tài liệu, vị trí ngồi, thiết bị cơ bản và các vật phẩm cần thiết.
Hỗ trợ trong quá trình diễn ra cuộc họp/sự kiện; kịp thời bổ sung nước uống, vật phẩm phục vụ, phối hợp xử lý các sự cố cơ bản về phòng họp, âm thanh, ánh sáng, điều hòa hoặc liên hệ bộ phận kỹ thuật khi cần.
Thu dọn, kiểm tra lại phòng họp và khu vực tiếp khách sau khi kết thúc; bảo đảm bàn ghế, cốc chén, tài liệu, vật phẩm và vệ sinh khu vực được sắp xếp gọn gàng, sẵn sàng cho lịch tiếp theo.
Duy trì hình ảnh khu vực lễ tân tầng 7 luôn sạch sẽ, ngăn nắp, lịch sự; kiểm tra tình trạng bảng tên, hoa, cây xanh, vật phẩm trang trí, khu vực chờ và các hạng mục nhận diện chung.
Tiếp nhận, ghi nhận và chuyển tiếp thông tin ban đầu từ khách, đối tác, đơn vị tư vấn hoặc cán bộ nhân viên đến đúng đầu mối phụ trách; không tự ý cung cấp thông tin nội bộ khi chưa được phép.
Hỗ trợ công tác lễ tân, khánh tiết trong các chương trình tiếp đoàn, hội nghị, sự kiện nội bộ hoặc hoạt động đối ngoại theo phân công của Khối Quản trị Điều hành.
Thực hiện các báo cáo/checklist công việc hằng ngày hoặc định kỳ về tình trạng phòng họp, khu vực lễ tân, phản ánh phát sinh và đề xuất cải thiện chất lượng phục vụ.
Thực hiện các nhiệm vụ khác liên quan đến lễ tân, hành chính, khánh tiết theo phân công của Lãnh đạo Ban Hành chính/Khối Quản trị Điều hành.