* Mô tả công việc tổng thể: 5 nhóm nhiệm vụ
1. Tính lương, chấm công, BHXN, Thuế TNCN.
2. Văn thư lưu trữ: hoàn thiện và quản lý hồ sơ nhân sự. Hồ sơ hệ thống của công ty.
3. Giải quyết quan hệ lao động.
4. Phụ trách hành chính.
5. Thực hiện các công việc khác được giao từ QLTT.
* Mô tả công việc chi tiết
Nhiệm vụ 1: Tính công, lương, BHXN, thuế TNCN và các công việc liên quan.
- Tổ chức tổng hợp ngày công: Theo dõi và ghi nhận kết quả dữ liệu chấm công toàn công ty; theo dõi và quản lý ngày phép.
- Phản ánh và ghi nhận các vi phạm quy định chấm công, nghỉ phép. Bảo đảm thực hiện đúng quy định của công ty.
- Tổ chức đánh giá hiệu suất nhân sự, bảo đảm đánh giá kết quả đúng hạn, đúng quy trình.
- Tính lương, thưởng, phúc lợi đúng hạn, đúng quy định chính sách của công ty.
- Tham gia vào xây dựng chiến lược và quản lý hiệu suất nhân sự của BGĐ.
- Bảo đảm tổng hợp đầy đủ phát sinh thu nhập của NLĐ. Kiểm tra thuế TNCN trước khi kê khai.
- Phân tích ngân sách lương, thưởng. Đề xuất và phản ánh các trường hợp quá hạn mức ngân sách trong kế hoạch.
- Làm việc với cơ quan chức năng, chịu trách nhiệm giải trình các vấn đề liên quan đến Thuế TNCN và BHXH.
- Thủ tục BHXH: Báo tăng giảm, thực hiện giải quyết thanh toán chế độ cho NLĐ.
Nhiệm vụ 2: Văn thư lưu trữ
Quản lý dữ liệu, hồ sơ nhân sự.
- Quản lý hợp đồng lao động (HĐLĐ): Theo dõi thời hạn hợp đồng, ký mới, gia hạn, chấm dứt hợp đồng đúng quy trình và pháp luật.
- Kiểm tra tính khách quan thông tin nhân sự, hoàn thiện và lưu trữ hồ sơ BHXH, hồ sơ nhân sự kịp thời bảo đảm đúng quy định của công ty.
- Quản lý database nhân sự, kiểm soát, thực hiện cập nhật bổ sung sửa đổi khi có phát sinh.
- Soạn thảo, tổ chức ký kết các VB nhân sự, HĐLĐ, Quyết định, lưu trữ hồ sơ nhân sự.
- Cung cấp hồ sơ nhân sự kịp thời khi có yêu cầu của BGĐ hoặc các cơ quan chức năng.
Quản lý hồ sơ hệ thống:
- Ban hành và lưu trữ hồ sơ công ty, quy định, quy trình hệ thống toàn công ty.
- Chịu trách nhiệm lưu trữ toàn bộ dữ liệu mềm, sắp xếp ngăn nắp khoa học theo quy định của công ty sao cho dễ thấy, dễ lấy, dễ tìm, dễ kiểm tra.
- Cập nhật và cung cấp dữ liệu hệ thống quy trình, quy định, biểu mẫu công khai toàn công ty.
Văn thư lưu trữ
- Quản lý con dấu, thực hiện đóng dấu theo quy định và theo dõi đóng dấu đầy đủ vào sổ theo dõi đóng dấu.
- Tiếp nhận và điều phối công văn đến, công văn đi của công ty.
- Quản lý, sắp xếp và lưu trữ quyết định, bổ nhiệm và các hồ sơ của công ty.
Nhiệm vụ 3: Giải quyết quan hệ lao động
- Tham gia vào hoạt động khen thưởng và kỷ luật lao động.
- Tiếp nhận và phản hồi thông tin cho NLĐ liên quan đến công, lương, chính sách BHXN, thuế TNCN.
- Tiếp nhận và hoàn thiện hồ sơ thôi việc, tổ chức bàn giao thôi việc đúng quy định của công ty. Phản ánh kịp thời các trường hợp chưa hoàn thành nghĩa vụ theo quy định.
- Xây dựng mối quan hệ và tạo môi trường tốt theo văn hóa của công ty đề ra.
Nhiệm vụ 4: Phụ trách hành chính
- Quản lý xe và lên lịch làm việc cho lái xe, điều phối xe theo quy định của công ty.
- Thực hiện sắm lễ tòa nhà văn phòng, cung ứng công cụ dụng cụ, VPP và phương tiện làm việc cho nhân sự.
- Tổ chức bữa ăn trưa cho NLĐ, thông báo xuất ăn và phân công thực hiện khoa học, đoàn kết.
- Thực hiện ký kết các hợp đồng dịch vụ, mua sắm trang thiết bị
phục vụ hoạt động kinh doanh của công ty và theo dõi thanh toán, thực hiện các điều khoản trong hợp đồng.
- Theo dõi thực hiện bảo dưỡng, sửa chữa, bảo trì vận hành tòa nhà, đôn đốc các nhà cung cấp thực hiện và báo cáo BGĐ định kỳ.
Thực hiện công việc theo sự phân công của QLTT.