I. MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Đảm bảo các dự án được triển khai đúng tiến độ - đúng ngân sách - đúng chất lượng thông qua việc lập kế hoạch, điều phối triển khai, quản lý thông tin - tài liệu, theo dõi tài chính dự án và duy trì kết nối hiệu quả với khách hàng, đối tác và các bên liên quan.
Nhiệm vụ & Trách nhiệm chính
1. Lập kế hoạch & chuẩn bị triển khai dự án
Phối hợp với Trưởng nhóm/
Quản lý dự án:
Thiết lập kế hoạch tổng thể và kế hoạch chi tiết cho từng giai đoạn.
Thiết lập timeline, checklist công việc, phân công nhiệm vụ và thứ tự ưu tiên.
Chuẩn bị và quản lý các tài liệu dự án: proposal, hợp đồng, kế hoạch triển khai, biểu mẫu, tạo kênh dự án, hồ sơ lưu trữ liên quan.
Điều phối lịch họp, lịch làm việc, workshop với khách hàng, đối tác và các bên liên quan.
Kiểm tra mức độ sẵn sàng trước triển khai (nhân sự, tài liệu,...).
2. Điều phối & quản lý tiến độ dự án
Theo dõi tiến độ hằng ngày/hằng tuần; đảm bảo các đầu việc được thực hiện đúng kế hoạch.
Quản lý danh sách nhiệm vụ, mốc thời gian và người phụ trách; nhắc nhở, đôn đốc các bộ phận liên quan.
Ghi nhận, tổng hợp và báo cáo kịp thời các vấn đề phát sinh, rủi ro hoặc nguy cơ chậm tiến độ.
Tổ chức và điều phối các cuộc họp nội bộ/đối tác; ghi biên bản họp (MoM), lưu trữ và theo dõi hành động sau họp.
Lập và gửi báo cáo tiến độ, báo cáo kết quả theo yêu cầu của Ban Lãnh đạo.
3. Giao tiếp & phối hợp với khách hàng/đối tác
Soạn thảo, phản hồi và theo dõi email, trao đổi với khách hàng/đối tác một cách chuyên nghiệp, kịp thời.
Theo dõi các yêu cầu, phản hồi từ khách hàng và phối hợp với các bộ phận liên quan để xử lý hiệu quả.
Duy trì mối quan hệ làm việc tích cực, đảm bảo thông tin xuyên suốt trong quá trình triển khai dự án.
4. Quản lý phạm vi hợp đồng, tài nguyên & công việc phát sinh.
Theo dõi và quản lý phạm vi công việc theo hợp đồng (Scope of Work) của từng dự án; đảm bảo các hạng mục triển khai đúng nội dung đã ký kết.
Ghi nhận, theo dõi và báo cáo các yêu cầu thay đổi/phát sinh (variation, additional works) trong quá trình thực hiện dự án.
Phối hợp với các bộ phận liên quan đánh giá mức độ ảnh hưởng của phát sinh đến tiến độ, nguồn lực và kế hoạch triển khai
Theo dõi và tổng hợp tài nguyên huy động cho dự án (nhân sự, thời gian, khối lượng công việc); cập nhật tình trạng phân bổ và sử dụng nguồn lực.
Lập báo cáo định kỳ/đột xuất về tình hình thực hiện phạm vi hợp đồng, công việc phát sinh và mức độ sử dụng tài nguyên cho Quản lý trực tiếp và Ban Lãnh đạo.
Quản lý, cập nhật và lưu trữ hồ sơ dự án liên quan đến hợp đồng, phạm vi công việc, thay đổi và phê duyệt theo chuẩn quản trị.
5. Công việc khác
Hỗ trợ tổ chức các hoạt động liên quan đến dự án như workshop, training, sự kiện nội bộ/đối ngoại.
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Quản lý trực tiếp và Ban Lãnh đạo phù hợp với chức năng vị trí.
1. Kiến thức & Nền tảng chuyên mô
Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Quản lý dự án,
Quản lý kinh doanh, ưu tiên các ứng viên có kiến thức, kinh nghiệm liên quan đến quản lý dự án trong lĩnh vực xây dựng.
Từ 1 năm kinh nghiệm ở vị trí điều phối dự án, hỗ trợ kỹ thuật hoặc công việc tương đương
(Ứng viên mới tốt nghiệp có năng lực tốt vẫn được xem xét).
Hiểu biết cơ bản về quy trình, thuật ngữ kỹ thuật trong lĩnh vực xây dựng/kỹ thuật.
2. Kỹ năng
Kỹ năng tổ chức, sắp xếp và quản lý công việc, thời gian tốt; chú trọng chi tiết và tính chính xác.
Kỹ năng theo dõi, tổng hợp và báo cáo công việc/dự án rõ ràng, kịp thời.
Kỹ năng giao tiếp chuyên nghiệp, đặc biệt trong soạn thảo email và làm việc với khách hàng.
Tiếng Anh: giao tiếp, đọc và viết tốt (bắt buộc); tiếng Pháp là lợi thế.
Thành thạo MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint); ưu tiên biết sử dụng công cụ theo dõi tiến độ dự án.
Kỹ năng làm việc độc lập và phối hợp nhóm hiệu quả.
3. Thái độ
Chủ động, trách nhiệm cao, theo sát công việc đến khi hoàn thành.
Tác phong chuyên nghiệp, cẩn trọng trong xử lý thông tin.
Có khả năng chịu áp lực tiến độ, làm việc với nhiều đầu việc song song.
Tinh thần hợp tác, hỗ trợ và học hỏi.
Mức lương: Thỏa thuận (Từ 9.000.000 - 16.000.000 VND/tháng, áp dụng theo cấp bậc Nhân viên hoặc
Chuyên viên), căn cứ vào:
Số năm kinh nghiệm
Năng lực chuyên môn
Thỏa thuận giữa hai bên trong quá trình tuyển dụng
Phúc lợi
Lương tháng 13 và thưởng Kinh doanh theo kết quả hoạt động và đánh giá hiệu suất dựa trên thời gian đóng góp thực tế.
14 ngày phép năm hưởng nguyên lương trên 1 năm làm việc.
Áp dụng các chính sách thưởng thâm niên, thưởng tinh thần cống hiến và các chế độ khen thưởng khác theo quy định công ty.
Môi trường làm việc chuyên nghiệp, thân thiện, khuyến khích học hỏi và phát triển năng lực cá nhân.
Phúc lợi bổ sung: Bảo hiểm sức khỏe dành cho người lao động theo chính sách công ty- Khám sức khỏe nhân viên gói nâng cao.
Các Hoạt động teambuilding theo Quý nhằm tăng cường gắn kết nội bộ.
Company trip hằng năm và các hoạt động văn hóa - gắn kết được tổ chức xuyên suốt năm:
Trung Thu
Giáng Sinh
Year-End Party & các sự kiện văn hóa nội bộ khác.
a. Thời gian làm việc: Từ thứ Hai đến thứ Sáu, 8h00-17h30 (Nghỉ trưa 1 tiếng 30 phút)
b. Địa điểm làm việc: Phường Tân Hưng, TPHCM (địa chỉ cũ: Phường Tân Phong, Quận 7)
Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm sức khỏe, Khám sức khỏe định kỳ, Team building, Du lịch hàng năm, Phụ cấp thâm niên, Thưởng tháng 13