Chuyên Viên Quản Lý hội nghị

1. Báo giá:
- Tìm kiếm và liên hệ với các nhà cung cấp, đối tác phù hợp với những yêu cầu của khách hàng.
- Kiểm tra các mặt hàng, dịch vụ... của các đối tác, nhà cung cấp có phù hợp với yêu cầu của khách hàng không?
- Lấy thông tin báo giá từ các đối tác, nhà cung cấp của công ty (Bao gồm giá, thời gian, địa điểm) phù hợp với yêu cầu.
- Block phòng họp, phòng ở với khách sạn khi lấy báo giá. Nắm được các thông tin liên quan đến đặt phòng (lộ trình đặt phòng, đặt cọc, thanh toán...).
- Đàm phán giá với các nhà cung cấp, đối tác để đươc những ưu đãi về giá tốt nhất (giá giảm, thời gian thanh toán kéo dài, không đặt cọc...) nếu có thể.
- Lên báo giá theo mẫu của khách hàng hoặc mẫu của công ty tùy từng dự án.
- Trình duyệt báo giá cấp trên trước khi gửi đi cho khách hàng.
- Gửi và theo dõi báo giá
2. Làm final setup cho từng hội nghị:
- Mở một final setup cho mỗi hội nghị ngay khi được xác nhận dự án sẽ do VNC thực hiện.
- Cập nhật các thông tin mới nhất vào final setup ngay khi phát sinh mới hoặc thay đổi.
3. Tư vấn cho khách hàng:
- Phối hợp với các bộ phận khác để tư vấn cho khách hàng những công việc phù hợp với nhu cầu của khách.
4. Trực tiếp làm việc với các nhà cung cấp liên quan đến khách sạn, vé máy bay.
5. Ghi nhận và lưu trữ các phát sinh và lấy xác nhận bằng văn bản (ký nhận, email) ngay khi có phát sinh và trước khi thực hiện các phát sinh này.
6. Đặt bộ phận mua hàng mua những mặt hàng phục vụ cho sự kiện (ngoài những công việc mình trực tiếp đảm nhận). Chỉ rõ thời gian, địa điểm, số lượng, quy cách cần thiết.
7. Tiếp nhận thông tin và truyền đạt những thông tin chính xác đến bộ phận thiết kế để có những mẫu thiết kế phù hợp với yêu cầu.
8. Nắm bắt và chốt các hạng mục thiết kế, thi công, thời gian thi công, thời gian chốt thiết kế với mỗi sự kiện.
9. Chạy sự kiện:
- Chủ trì, họp phân công nhiệm vụ / phối hợp nhiệm vụ đối với các nhân viên / bộ phận khác 2 ngày trước khi sự kiện diễn ra.
- Trao đổi, bàn giao đầy đủ final setup cho các bộ phận liên quan.
- Là người cuối cùng kiểm tra các hạng mục liên quan trong final setup để đảm bảo các hạng mục đúng theo yêu cầu.
- Liên hệ trực tiếp hoặc là kiểm tra đảm bảo đại biểu sử dụng xe đưa đón đã kết nối được với lái xe trước 1 ngày. Xử lý các vấn đề phát sinh.
- Liên hệ trực tiếp hoặc kiểm tra đảm bảo các vấn đề liên quan đến xe đưa đón (khăn, nước, ăn uống dọc đường...). Trường hợp lái xe trả tiền hộ thì phải hướng dẫn thủ tục đảm bảo (ký nhận với khách hàng / trưởng đoàn, thông tin lấy hóa đơn đỏ, hạn mức ăn uống...) đảm bảo phù hợp quy định của khách hàng.
- Lên và rà soát kế hoạch xe đưa đón, khách sạn, vé máy bay của các đại biểu.
- Kiểm soát số lượng đại biểu tham dự hội nghị.
- Ký nhận các hạng mục liên quan tại chỗ với khách sạn, khách hàng, các nhà cung cấp.
- Thanh toán tiền cho các nhà cung cấp khi được yêu cầu